Akta osobowe pracowników w formie elektronicznej – co musisz wiedzieć

Do stycznia 2019 pracodawcy byli zobligowani do przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej. Jednocześnie istniała możliwość dodatkowej archiwizacji elektronicznej, aczkolwiek forma papierowa była obowiązkowa.

Obecnie firmy mają wybór – mogą nadal przechowywać akta papierowe bądź w formie elektronicznej. Jednakże nie ma już obowiązku posiadania archiwum papierowego – jeżeli zdecydowałeś się na rozwiązanie elektroniczne, wystarczy archiwizacja dokumentów w takiej formie.

Chcąc zgodnie z przepisami i efektywnie prowadzić e-dokumentację należy spełnić szereg wymogów. System do archiwizacji akt elektronicznych także musi posiadać odpowiednie funkcjonalności. Podpowiadamy, jakie wymagania trzeba spełnić, by dokumentacja w formie elektronicznej była prowadzona w sposób bezpieczny i zgodnie z przepisami.

E-teczka: Akta pracownicze w formie elektronicznej

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie od 1 stycznia 2019, zmieniło to. Wprowadziło nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zreorganizowało dotychczasową systematykę akt osobowych i określiło szczegółowe kryteria dla prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, tzw. e-Akta osobowe czy e-teczka osobowa. Od tej pory pracodawca może wybrać czy będzie prowadzić akta pracownicze papierowo czy elektronicznie.

Elektroniczne akta pracownicze – wymagania prawne

Zgodnie z definicją z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy na dokumentację pracowniczą składają się:

• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
• akta osobowe pracowników.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej doprecyzowuję tę definicję wskazując jakie dane składają się na akta osobowe (§3),  a jakie na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§6).

Rozporządzenie określa szczegółowe kryteria dotyczące prowadzenia i przechowywania e-akt. Stawia pracodawcom wymagania, które powinny zagwarantować bezpieczeństwo danych.

Pracodawcy prowadzący dokumentację w formie elektronicznej zobowiązani są wdrożyć rozwiązania informatyczne, które umożliwiają identyfikację osoby dokonującej zmian w systemie kadrowo- płacowym.

W praktyce oznacza to, że pracodawca musi zadbać o to, by:

• każdy użytkownik e-teczki korzystał z indywidulanego loginu, który można jednoznacznie powiązać z konkretną osobą (imieniem i nazwiskiem użytkownika)
• jest to niezwykle istotne, aby móc wykazać kto dodał lub usunął dany dokument pracowniczy.
• e-teczka, podobnie jak teczka papierowa, zawiera dokumenty dotyczące danych osobowych zarówno pracownika jak i jego rodziny, w tym również zaświadczenie lekarskie dopuszczające pracownika do pracy. W kontekście RODO – dostęp do tych dokumentów powinien być ściśle ograniczony jedynie do osób, które ze względu na pełnione obowiązki go potrzebują.

Ponadto rozwiązania te muszą zabezpieczyć dokumentację przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Pracodawca musi zadbać o regularne sporządzanie kopii bezpieczeństwa i przechowywać je na innym nośniku, aby zabezpieczyć się przed utratą dokumentacji. Musi także mieć możliwość zabezpieczenia infrastruktury informatycznej w swojej firmie przed cyberwłamaniem, a także wprowadzić procedury ograniczające ryzyko nieuprawnionego dostępu do elektronicznych akt osobowych przez innych pracowników, np. przez zadbanie o to by pracownicy działu kadr blokowali swoje komputery przed opuszczeniem stanowiska pracy oraz by ich monitory były ustawione w taki sposób, aby ich interesariusze nie mogli widzieć co wyświetla się na monitorze.

Elektroniczne akta pracownicze – jak nimi zarządzać?

Rozwiązania takie powinny też zapewniać integralność treści dokumentacji pracowniczej i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian z wyjątkiem zmian wynikających z ustalonych procedur. Oznacza to, że edycja, usuwanie, zastępowanie dokumentów w e-aktach powinna być ograniczona tylko do procesów, które te operacje uzasadniają. Przykładowo, zawierając umowę o pracę drogą elektroniczną, pracownik przesyła nam skan dokumentu podpisanego odręcznie. Najpierw dodajemy do e-akt dokument umowy podpisany przez pracodawcę, a później dodajemy dokument podpisany przez pracownika i dopiero oba te dokumenty stanowią kompletny dokumenty umowy nawiązującej stosunek pracy.

Trzeba też pamiętać, że systemy informatyczne muszą zapewnić skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych.

Czym są metadane? Najprościej rzecz ujmując, jest to zestaw danych opisujących dokument określonych w §13 ust. 3 ustawy, zapisanych w pliku XML. Każdy dokument stanowiący odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej podczas dodawania do e-akt musi zostać uzupełniony o metadane.

Dodatkowo systemy do obsługi e-dokumentacji pracowniczej muszą także dawać możliwość  eksportu dokumentacji wraz z metadanymi oraz wydruk dokumentacji.

Zgodnie z przepisami, każdy dokument, który pracodawca otrzymuje od pracownika w formie papierowej przed dodaniem do e-akt musi zostać:

• zeskanowany i zapisany w pliku PDF (rozporządzenie jednoznacznie wskazuje tylko ten format pliku),
• podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy
• opisany metadanymi.

Chociaż początkowo może się wydawać, że prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej może być uciążliwie lub kosztowne dla organizacji, to jednak wdrożenie tego rozwiązania niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści.

Korzyści z elektronicznych akt osobowych:

• Obniżają koszty przechowywania i obsługi dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszają koszty prowadzenia firmowego archiwum. Wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów.
• Łatwiej i szybciej można wyszukać potrzebny dokument w archiwum elektronicznym niż papierowym
• Umożliwiają  stały i szybki dostęp do dokumentów, które w szybki sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych.
• Umożliwiają dostęp zdalny do akt osobowych, co w dobie pandemii i pracy zdalnej szczególnie nabrało znaczenia
• Przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest bezpieczne ponieważ dostęp do e-teczki posiadają tylko uprawnione osoby
• Dokumenty elektronicznie nie zniszczą się, ani nie zabrudzą.