Kadry i płace pod lupą

Cyfrowa rewolucja, która znacznie przyspieszyła w okresie pandemii w dużym stopniu dotknęła także funkcjonowania działów kadrowo-płacowych.

W wielu przedsiębiorstwach specjaliści ds. kadr i płac musieli radzić sobie z wykonywaniem swoich obowiązków w warunkach pracy zdalnej. Procesy rekrutacji, udzielania urlopów czy akceptacji innego rodzaju wniosków musiały przejść przyspieszony kurs digitalizacji.

Szybko zmieniające się otoczenie ma ogromny wpływ na pracę zespołów kadrowo-płacowych. W czasie pandemii firmy musiały błyskawicznie przystosować się do pracy w lockdownie. Dla niektórych z nich oznaczało to przejście cyfrowej rewolucji. Inne musiały zmierzyć się ze zmianami nawyków w pracy. Wszędzie jednak kluczowe były takie elementy procesów jak zaangażowanie, zaufanie, wsparcie technologiczne i dobra organizacja pracy.

Na szczęście technologia okazała się dużym wsparciem w tych procesach. Szereg udostępnionych przedsiębiorstwom narzędzi i rozwiązań wspierających działalność działów kadrowo-płacowych w tych nietypowych okolicznościach umożliwiło firmom kontynuowania działalności. Co ważne – procesy kadrowe, płacowe i HR, przy doborze odpowiednich narzędzi nie ucierpiały w tym okresie.

O tym, jak istotna w firmach jest dzisiaj rola procesów kadrowych będę przypominał w naszym nowym serwisie blogowym Symfonia Kadry i Płace.

Znajdziesz tam wiele porad, tekstów ekspertów Symfonia, podcastów, nagrań webinariów czy zaproszeń na szkolenia i inne wydarzenia ważnych z punktu widzenia specjalistów ds. kadr i płac.

Zachęcam do obejrzenia nagrania webinarium pt. Księgowanie list płac w programach Symfonii. Omawiamy w nim niezwykłe możliwości, jakie dają programy Symfonia Kadry i Płace, a także Symfonia Finanse i Księgowość w obszarze związanym np. z naliczaniem wynagrodzeń. Wraz z Magdaleną Chomuszką doradzamy m.in.

– jak przygotować wydruk księgowy listy płac w programie Symfonia Kadry i Płace

– jak przesłać gotowy dokument do bufora programu Symfonia Finanse i Księgowość przez mechanizm integracji lub poprzez pliki.

Polecam także obejrzenie materiału, który może pomóc radzić sobie z korektami płac. Każda osoba zajmująca się w swojej pracy płacami wie, że wprowadzanie korekt to nieodłączny element tego rodzaju rozliczeń.  Zdarzenia losowe, nagłe zwolnienia lekarskie, wypadki przy pracy – w tych sytuacjach najczęściej zmianie ulega wynagrodzenie, a co za tym idzie, konieczna jest korekta. Kluczową rolę odgrywa tu poprawność, ponieważ jest to złożony proces, w którym nie można pominąć żadnego etapu. Dlatego warto mieć dostęp do oprogramowania kadrowo-płacowego, które pomaga w prosty sposób naliczać korekty i wynagrodzenia. Zapraszam do obejrzenia bezpłatnego webinarium poświęconego w całości przeprowadzaniu korekt w systemie kadrowo-płacowym Symfonii.

Zarówno pracownicy jak i menedżerowie dzięki automatyzacji procesu składania wniosków w wersji elektronicznej zobaczyli korzyści i zyskali cenny czas na realizację innych obowiązków. Pracownicy zamiast wypełniać wydruki i biegać za podpisami mogą logować się do systemów przez przeglądarkę internetową w dowolnym czasie, z każdego miejsca lub korzystać z dedykowanych aplikacji na urządzenia mobilne. Piszemy o tym tutaj.

Dobrym przykładem, w jaki sposób cyfryzacja pozytywnie wpływa na jakość pracy działów kadrowych i obsługi pracowników są wnioski urlopowe. Tradycyjna metoda składania wniosków urlopowych, gdy pracownik drukuje dokument, wypełnia, zanosi lub przesyła do działu kadrowego, gdzie następnie jest archiwizowany, może zabierać nawet 25 godzin czasu pracy rocznie.

Dzisiaj można to robić inaczej, wygodniej, np. za pomocą telefonu lub laptopa widząc stan dostępnego urlopu. Od razu po rejestracji zgłoszenie trafia do szefa, który zanim zatwierdzi wniosek, sprawdza wcześniej czy moja nieobecność nie zaburzy pracy zespołu. Od razu po akceptacji pracownik otrzymuje powiadomienie, a wniosek zaczytywany jest do systemu kadrowo-płacowego w celu ewidencji i prawidłowego rozliczenia.

Rozwiązanie proste, łatwe i korzystne dla wszystkich. Pracownik otrzymuje niezbędne informacje, kierownik ma dostęp do wszystkich wniosków całego zespołu. Dział kadrowy oszczędza czas, bo dzięki automatyzacji szybciej otrzymuje potrzebne dane.

Warto posłuchać podcastu, w którym omawiamy właśnie kwestię usprawnień i udogodnień jakie przynosi cyfryzacja wniosków urlopowych.

Można przypuszczać, że najbliższe miesiące, a może i lata, będą okresem, w którym firmy zaczną nadrabiać zaległości w rekrutowaniu nowych pracowników. Dzisiaj organizacje muszą konkurować ze sobą, by przyciągnąć najlepszych specjalistów. Elementem tej konkurencji jest już nie tylko sam proces rekrutacji, ale także późniejszy etap onboardingu, czyli wdrażania pracownika do nowego środowiska pracy. W obu tych przypadkach z pomocą przychodzą odpowiednie narzędzia, które sprawiają, że zarówno rekrutacja, jak i onboarding będą efektywniejsze i bardziej przyjazne – dla obu stron. O tym, w jaki sposób powinno się je wykorzystywać opowiada specjalistka Symfonii ds. kadrowych oraz HR, Elżbieta Czaplicka w swoim poradniku, do którego lektury serdecznie zachęcam.