Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Jak działy HR wprowadzają cyfrową rewolucje w firmach w okresie pandemii

Elżbieta Czaplicka

Elżbieta Czaplicka

Pre-Sales Consultant z obszaru HR

Długość czytania:

13 maja 2021

W życiu organizacji jest wiele sytuacji, w których musi ona wdrożyć lub zmienić systemy kadrowo-płacowe i HR. Katalizatorem zmian może być lockdown w okresie pandemii, zmuszający organizacje do wprowadzenia systemów ułatwiających zarządzanie pracownikami w rozproszonych lokalizacjach. Mogą to być też sytuacje, gdy firma zmienia lub zmuszona jest zmienić systemy np. w skutek odłączenia od spółki matki czy przejęcia przez nowego inwestora. Niezależnie od kontekstu sytuacyjnego, ważne jest, by zapewnić ciągłość działania procesów kadrowych.

Jeżeli organizacja wdrożyła już system informatyczny, np. wspierający elektroniczny obieg dokumentów, wątpliwe by pracownicy i managerowie chcieli wracać do dokumentacji papierowej.

Elektroniczny obieg wniosków to jeden z przykładów cyfryzacji procesów HR. Zaczynając od rekrutacji możemy wspierać się systemami z ATS (applicant tracking system), gdzie od momentu zaaplikowania dane kandydata są gromadzone w jednym systemie, w odpowiednim miejscu dając możliwości przejścia płynnego procesu rekrutacji i generowania niezbędnych do tego statystyk.

Codzienna praca jest o wiele łatwiejsza dzięki udostępnionym danym na platformie do samoobsługi pracowników. Pracownik może sprawdzić lub nawet edytować informacje teleadresowe, pobrać paski wynagrodzeń czy deklaracje podatkowe, a także wypełnić stosowne oświadczenia np. zgłoszenia członka rodziny do ZUS, oświadczenia  o wykorzystywaniu opieki nad dzieckiem (art.188 kodeksu pracy) itp.

Zarządzanie wiedzą w okresie pandemii

Dzielenie się bazą wiedzy, dokumentami i tworzenie szkoleń w formie e-learnigów jest odpowiedzią na liczne utrudnienia w przeprowadzeniu szkoleń w formie stacjonarnej. Coraz częściej i chętniej spotykamy się online na różnych konferencjach, e-seminariach, czy webinariach podnosząc swoje kompetencje.

Dział HR w bardzo podobny sposób może zadbać o rozwój pracowników wewnątrz organizacji. Wystarczy, że udostępni krótsze czy dłuższe szkolenia, z możliwością przeprowadzenia testów, czy to jednorazowo, czy w postaci cyklicznej. To bardzo łatwe i przyjemne dzięki odpowiednim aplikacjom.

Szkolenia w formie online mogą być tak samo efektywne jak stacjonarne. Zgadza się ze mną 77% ankietowanych, którzy wzięli udział w badaniu „Edukacja pracowników w czasach post-COVID” przeprowadzonym przez Great Digital. W tym samym raporcie 96% badanych potwierdziło korzystanie z wydarzeniach edukacyjnych online.

Czas pandemii pokazał również, że praca w zespołach na odległość może wymuszać częstsze spotkania lub większą ilość komunikacji wymienianej pomiędzy członkami zespołu. I tu z pomocą przychodzą dedykowane kanały do tworzenia grup projektowych czy społecznościowych. Sprawy są omawiane online, poprzez dedykowane czaty, a wymieniane dokumenty znajdują się w jednym ogólnodostępnym dla zespołu miejscu. Takie funkcje oferują niektóre portale pracownicze a także ogólnodostępne aplikacje biznesowe (np. Microsoft Teams).

Jak zadbać o cyfryzację dokumentacji personalnej?

Jednym z dużych wyzwań dla specjalistów kadrowo-płacowych jest przygotowywanie dokumentacji personalnej. Umowy terminowe  pracowników są przedłużane na kolejny okres, wprowadzamy aneksy zmniejszające wymiar etatu czy rozwiązania umów o pracę. Obecnie nie wyobrażam sobie pracy zdalnej w HR, bez dostępu do najważniejszych informacji nie tylko prezentowanych danych wprowadzonych do systemu, ale też dostępu do e-teczek pracowników. Przygotowanie dokumentów jest o wiele prostsze i nie wymaga osobistego odwiedzenia archiwum firmy by sprawdzić zapisy w dokumentach. Pamiętając o bardzo ważnej kwestii bezpieczeństwa danych w HR, możemy logować się do systemów kadrowo-płacowych, gdzie mamy zdefiniowany dostęp do zeskanowanych „pomocniczych” akt osobowych. Dokumenty w formie elektronicznej możemy podpisywać kwalifikowanym podpisem. Są archiwizowane w poszczególnych częściach e-teczki czyli w sekcjach A, B, C i D. Takie rozwiązania zapewniają możliwość zachowania ciągłości procesów administracji personalnej w HR.

Cyfrowa (r)ewolucja HR jest faktem

Już od wielu lat obserwuję ewolucję HR. Większe przedsiębiorstwa, zatrudniające co najmniej kilkuset pracowników już wcześniej wprowadzały usprawnienia i automatyzację procesów. W ostatnim czasie zauważyłam zainteresowanie mniejszych i średnich firmy portalami do samoobsługi pracowników. Pandemia i wprowadzane obostrzenia zdecydowanie przyśpieszyły ten trend. Wielu ekspertów zwraca uwagę na to, że przepisy Kodeksu Pracy powinny zostać uaktualnione o obecne modele pracy. Potrzebujemy regulacji pracy zdalnej, nie tylko telepracy; ponieważ wydaje się, że zmiany te będą się pogłębiały.

O cyfryzacji i automatyzacji procesów HR warto pomyśleć już teraz. Musimy bacznie przyglądać się otoczeniu, by szybko móc reagować na zmiany. Wprowadzając usprawnienia nawet w małych obszarach, ale w takich, gdzie czynności powtarzalne zajmują nam bardzo dużo czasu, zyskujemy przestrzeń na to, by zająć się ważniejszymi i pilniejszymi tematami. Otwierają to nowe możliwości przed pracownikami działów HR – nowe narzędzia dają więcej możliwości osobistego rozwoju zawodowego, a także większego wpływu na życie organizacji.

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Powiązane kategorie

Przywództwo

Wynagrodzenia

Zarządzanie
personelem

Zatrudnianie

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik