Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Cztery ważne pytania przy ocenie pracy zdalnej

Cezary Karolczyk

Cezary Karolczyk

Koordynator procesów wdrożeniowych w obszarze payroll oraz HR

Długość czytania:

25 listopada 2020

W 2020 roku więcej osób pracuje zdalnie niż kiedykolwiek wcześniej. Tegoroczne wydarzenia tylko przyspieszyły trend, który już wpływał na biznes. Pracownicy docenili możliwość pracy z dowolnego miejsca, przy czym okazuje się, że wcale nie cierpi na tym jej jakość. Sprawdź, czy Twoja firma jest dobrze przygotowana do procesu pracy zdalnej.

Podczas gdy niektóre firmy zostały wrzucone w nowe warunki bez zbytniego przygotowania, inne miały już technologię do obsługi zdalnych zespołów. Niezależnie od stopnia przygotowania Twojej firmy do pracy zdalnej, teraz jest najlepsza okazja do przetestowania procesów pod tym kątem, jeżeli jeszcze tego nie robiłeś.

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze, procedury i procesy są bardziej wydajne dzięki elektronicznym i zautomatyzowanym systemom. Jak przebiegają procesy, gdy część, a niekiedy większość Twojego zespołu pracuje z domu? Oto kilka pytań, które pomogą Ci ocenić ich skuteczność.

Jak pracować i prowadzić firmę zdalnie?

Pytanie 1: Czy masz dobry proces komunikacji?

Dobra komunikacja jest kluczowa dla rozproszonych zespołów – nie tylko dla wykonania pracy, ale także dla zapewnienia współpracownikom poczucia „bycia w biurze”.

Aby skutecznie pracować zdalnie, potrzebujesz kombinacji narzędzi komunikacyjnych, w tym komunikatorów, poczty e-mail i wideokonferencji. Potrzebujesz również jasnego procesu, w którym określono, w jakich sytuacjach używać jakich narzędzi. Na przykład e-mail jest najlepszy w przypadku wiadomości, które nie wymagają natychmiastowej uwagi. Programy do czatu, takie jak Slack i Microsoft Teams, są przydatne w przypadku wiadomości wymagających szybkiej odpowiedzi, ale można ich również używać do kontaktów towarzyskich. Wideokonferencje są lepsze w przypadku spotkań z klientami i dyskusji.

Wypracuj także wspólnie z zespołem najlepsze dla Was zasady, kiedy i jak się komunikować, a kiedy nie. Pomóż pracownikom wyznaczyć czas pracy indywidualnej, podczas której nie należy do nich dzwonić ani pisać na komunikatorach. Warto też dbać o wzajemne respektowanie statusów ustawianych w komunikatorach (np. niedostępny, na spotkaniu, zajęty) oraz rezerwowanego na różne zadania i spotkania czasu.

Upewnij się, że każde narzędzie komunikacji, którego używasz, jest odpowiednie do zamierzonego zastosowania i używaj ich konsekwentnie.

Pytanie 2: Czy masz dobry proces przekazywania wiedzy?

Proces szkolenia wewnątrzfirmowego w wielu organizacjach polegał dotychczas na zgromadzeniu grupy osób w jednym pomieszczeniu. W 2020 nie zawsze było to możliwe. Jak w takiej sytuacji przekazujesz wiedzę pracownikom?

Proces przekazywania wiedzy wewnątrz organizacji powinien obejmować szkolenie formalne, a także uczenie się społeczne. Możesz to osiągnąć, utrzymując odpowiednie zasoby materiałów szkoleniowych, takich jak krótkie filmy i regularnie organizując spotkania w formie wideokonferencji. W ten sposób członkowie Twojego zespołu zdalnego poczują się częścią grupy i będą mogli odkrywać i omawiać nowe koncepcje i pomysły.

Praca zdalna - wyzwanie, przed którym stoją liderzy

Pytanie 3: Czy Twój przepływ pracy jest zautomatyzowany?

Dla firm, które nie przestawiły się z arkuszy kalkulacyjnych na zautomatyzowany system przepływu pracy, nastał teraz doskonały moment, by dokonać tej transformacji. Zautomatyzowane rozwiązania przepływu pracy eliminują potrzebę fizycznego przenoszenia pracy między członkami zespołu. Gwarantują również, że projekty nie zostaną zgubione, ponieważ elektroniczny „arkusz rozliczeniowy” jest zawsze dołączony do właściwego zadania i dostępny dla wielu osób w dowolnym momencie. Zarządzanie pracą zdalną poprzez e-mail czy udostępniane arkusze kalkulacyjne jest często nieefektywne, procesy te są powolne, kłopotliwe i często prowadzą do chaosu.

Pytanie 4: Jakie są wrażenia klienta?

Czy zdaniem Twoich klientów zmienił się poziom usług po przejściu na pracę zdalną? Twoja firma powinna dysponować technologią zapewniającą co najmniej taki sam poziom usług, jak w czasie zwykłego trybu pracy.

Jeżeli Twoja firma jest w grupie tych, które tegoroczna sytuacja zmusiła do przejścia na  zdalny tryb pracy, postaraj się zapewnić swojemu zespołowi narzędzia, by praca zdalna korzystnie wpływała na jakość wykonywanych zadań. Jeśli zmagasz się obecnie z problemami trapiącymi rozproszone zespoły, najprawdopodobniej przeszkodą są pewne niedoskonałe procesy zarządzania szkoleniami lub komunikacją.

Pamiętaj, że dzisiaj masz prawdziwą szansę, aby przyspieszyć wdrażanie wielu innowacyjnych procesów, które mogą pomóc rozwijać się Twojej firmie. Od tego, w jaki sposób przygotujesz do nich organizację i pracowników, będą zależały sukcesy Twojego zespołu pracującego z domu.

Najczęstsze błędy przy planowaniu czasu pracy

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł:

Cyfryzacja procesu zatrudniania

Cyfryzacja procesu zatrudniania

Proces zatrudnienia nowych pracowników w okresie pracy zdalnej lub hybrydowej to spore wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Z pomocą przychodzą jednak narzędzia i procedury, dzięki którym można ten proces nie tylko zoptymalizować, ale także odczuć jego pozytywny wpływ na szereg obszarów biznesowych. 

czytaj dalej

Powiązane kategorie

Badania

Liderzy
Symfonii

Po godzinach

Wybór
redakcji

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik