Odkąd w przedsiębiorstwach na dobre zagościły komputery, Internet i specjalistyczne oprogramowanie do obsługi procesów biznesowych, pojawiły się nowe możliwości optymalizowania pracy i wymiany informacji – nie tylko między ludźmi, ale także między maszynami i różnymi typami oprogramowania. Tak się złożyło, że na tym polu format XML odegrał ogromną rolę, szczególnie w kontekście cyfryzacji administracji państwowej i komunikacji biznesu z administracją.

Kto pamięta warunki pracy w typowym biurze na początku XXI wieku, ten doskonale wie, że poszczególne wersje oprogramowania biznesowego, systemy i komputery nie współpracowały ze sobą ot tak. Nie było ogólnoświatowych standardów, które pozwoliłyby na sprawną komunikację różnego rodzaju oprogramowania, tak by np. wymiana dokumentów, a nawet pojedynczych danych między programami odbywała się w sposób uniwersalny i zautomatyzowany. Samo oprogramowanie biznesowe wymagało wdrażania, najczęściej przy znacznym zaangażowaniu konsultantów mających odpowiednią wiedzę, kompetencje i doświadczenia z innych projektów. Ograniczenia te generowały duże koszty. Budżety rezerwowane na zakup nowych rozwiązań zazwyczaj w większości przeznaczane były na konieczną integrację infrastruktury informatycznej dla zapewnienia oczekiwanej efektywności, stabilności i bezpieczeństwa danych. W skali globalnej na integrację oprogramowania przez lata wydawano ogromne kwoty liczone w bilionach dolarów. Nie dziwi więc, że wszyscy (zarówno biznes, jak i rządy poszczególnych państw) przez lata byli żywo zainteresowani rozwojem standardów wymiany informacji, danych i dokumentów. Chodziło przecież o ogromne oszczędności.

Na czym polega komunikacja oparta na XML?

Warto podkreślić, że format XML dlatego zdobył taką popularność, że jego wykorzystanie do komunikacji między różnymi rozwiązaniami IT nie wymaga ich integrowania. Mówiąc obrazowo: gdy wykorzystujemy XML, systemy czy aplikacje nie „rozmawiają” bezpośrednio ze sobą – komunikacja odbywa się poprzez odczyt plików zapisanych w ustandaryzowanym języku XML zrozumiałym dla programów. XML to język, który jest wykorzystywany niezależnie od typu platformy czy technologii, w jakiej powstało programowanie. Nietrudno się domyślić, że w takim modelu komunikacji, w którym podstawą jest wymiana plików danych zapisanych w uniwersalny sposób, niezwykle sprzyjającym czynnikiem jest rozwój Internetu – by się porozumieć, wystarczy przesłać plik XML z programu A do programu B.

W Polsce najpierw był standard e-faktury – i to od Symfonii

To nie było tak dawno – choć dla branży IT sześć lat to lata świetlne. W maju 2014 r. Symfonia wspólnie z Krajowym Wielostronnym Forum ds. Elektronicznego Fakturowania, działającym pod patronatem Ministerstwa Finansów i ówczesnego Ministerstwa Gospodarki, ogłosiło opracowanie pierwszego w Polsce uniwersalnego standardu elektronicznej faktury. Był to wynik prac zainspirowanych Dyrektywą 2014/55/EU ogłoszoną przez Parlament Europejski i Radę UE. Dyrektywa zakładała wprowadzenie w ciągu kilku lat na terenie całej Unii ogólnego standardu, który pozwoliłby na swobodną wymianę e-faktur między biznesem i administracją państwową, a następnie wdrożenia na poziomie lokalnym przepisów, które w obiegu gospodarczym na linii biznes–administracja dopuszczałyby jedynie faktury elektroniczne. Europa chciała odejść od papieru, co, jak wiemy z perspektywy lat, w dużej mierze się udało – dziś mamy przecież elektroniczne fakturowanie, e-deklaracje, JPK i obowiązek składania sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej.

Nieprzypadkowo pierwszy standard e-faktury wykorzystywał format XML. Dlaczego właśnie XML? Twórcom standardu zależało nie tyle na tym, by systemy czy aplikacje niezależnie od ich producenta mogły łatwo wygenerować e-fakturę, ale przede wszystkim na tym, by taką fakturę w sposób automatyczny przyjąć i obsłużyć. W praktyce chodziło więc o to, by system informatyczny nabywcy (odbiorcy e-faktury) niezależnie od jej wizualnej warstwy we właściwy sposób odczytał z niej dane (oczywiście bezbłędnie), tak by na tej podstawie móc uruchomić odpowiednie procesy rozliczeniowe: dekretacje, księgowania, operacje na rozrachunkach w rejestrach VAT itd. XML nadawał się do tego idealnie – aby zrozumieć dlaczego, wystarczy po prostu wiedzieć, czym jest XML.

Co to jest XML?

XML to standard języka lub inaczej zbiór reguł, który pozwala zapisywać dane w sposób ustrukturyzowany i jednocześnie łatwy do odczytu przez programy komputerowe i ich użytkowników. Nazwa XML to skrót od eXtensible Markup Language, który można przetłumaczyć jako „rozszerzalny język znaczników”. W zasadzie XML jako język nie służy do budowania dokumentów, w których zawarte są dane, lecz do tworzenia aplikacji, które pozwalają w ściśle określony sposób dokumenty tworzyć i strukturyzować dane. Sam standard XML jest rekomendowany przez międzynarodową organizację W3C zrzeszającą kilkaset podmiotów – największych firm IT, uczelni i agencji rządowych.

W przypadku plików wykorzystywanych przez firmy w księgowości czy do komunikacji z organami skarbowymi i administracją państwową XML definiuje, jakie kategorie informacji muszą lub mogą znaleźć się w dokumencie. W przypadku JPK, które mają format XML, mówimy o strukturach logicznych, które są udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Zauważmy, że e-sprawozdania należy także przygotowywać zgodnie z narzuconą strukturą logiczną (JPK_SF). Znacznie ciekawszym przykładem są jednak elektroniczne faktury. W ich przypadku, choć zakres wymaganych danych definiowany jest przez obowiązujące przepisy, każda faktura może mieć inną postać (inaczej prezentować się na ekranie czy po wydrukowaniu). Na poziomie komunikacji między programami sposób wizualizacji danych nie ma znaczenia – dzięki ustrukturyzowaniu danych w pliku XML systemy odczytują znaczniki i informacje uszeregowane w poszczególnych kategoriach. Kwestia wizualizacji tych danych (czyli to, jak faktura wygląda) jest sprawą całkowicie odrębną i niezależną. Z tego właśnie względu pierwszy standard e-faktury opracowany przez Symfonię był plikiem XML zapisanym w formacie PDF. Taki PDF zawiera metadane odczytywane przez program komputerowy, natomiast z perspektywy użytkownika programu niczym nie różni się od „zwykłego” pliku PDF, czyli obrazu dokumentu, w którym metadanych nie ma. Poza tym zaletą pliku PDF jest to, że nie da się go edytować, co wspiera zasadę integralności treści faktury. Konkludując, „zwykły” PDF, bez zapisanych metadanych nie spełnia standardu e-faktury, ponieważ system księgowy odbiorcy nie może odczytać z niego żadnych informacji, co w praktyce oznacza, że muszą one zostać przepisane ręcznie przez pracownika z pliku do oprogramowania.

XML wspiera organy skarbowe i cyfrową administrację

Dyrektywa UE z 2014 r. zapoczątkowała i przyspieszyła proces cyfryzacji państwa, który jest dynamiczny i trwa do dziś. Z wytycznych UE wynikał przymus ponadnarodowej standaryzacji w zakresie stosowania i wymiany e-faktur. Administracja państwowa poszła jednak za ciosem i w kolejnych latach format XML wykorzystano też do innych celów – głównie związanych z zakrojoną na wielką skalę akcją uszczelniania systemu podatkowego. Jeżeli bowiem praktyka wykazała, że system informatyczny mógł automatycznie rozpoznawać dane zapisane w dokumentach i w ten sposób generować duże oszczędności np. w obszarze księgowości, to warto było poszukać podobnych korzyści na innych polach, jak się zresztą okazało – znacznie szerszych. Wystarczyło narzucić standardy w zakresie obligatoryjnej sprawozdawczości, by w sposób automatyczny przy zastosowaniu odpowiednich algorytmów weryfikować, czy rozliczenia dokonywane przez podmioty gospodarcze są prawidłowe, czy ich powiązania gospodarcze nie noszą znamion przestępstw i czy w rozliczeniach podatkowych w odniesieniu do rzeczywistych transakcji poszczególnych podmiotów nie pojawiają się znaczne rozbieżności. Czy nie tym właśnie zajmuje się dziś Krajowa Administracja Skarbowa, analizując w sposób automatyczny JPK, e-deklaracje i sprawozdania finansowe? Każda z tych form dokumentów bazuje na XML.