Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Czym jest elektroniczna faktura i czym różni się od PDF?

Bogdan Zatorski

Bogdan Zatorski

Ekspert konsultingu biznesowego w Symfonii

Długość czytania:

26 października 2020

Elektroniczna faktura to taka, która jest wystawiona oraz przesłana do nabywcy w formacie elektronicznym. To nic innego jak cyfrowy dokument w popularnym formacie wymiany danych, np. xml. Elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury.

W myśl obecnie obowiązujących przepisów co do formy elektroniczna faktura jest równie ważnym dokumentem jak papierowa z punktu widzenia administracji skarbowej, przedsiębiorców, jak również pozostałych podatników. Z tego względu przepisy określające konstrukcję faktur i zakres zawartych w nich informacji, a także zasady, na jakich należy je przechowywać, stosuje się również do wersji elektronicznej. Szczególnym przypadkiem elektronicznej faktury jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna w formie ustrukturyzowanego komunikatu XML zgodnego z europejską normą EN-16931, który umożliwia jej automatyczne przetwarzanie przez nabywcę. Jest ona obecnie stosowana w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.

Elektroniczne fakturowanie

Elektroniczna faktura to nie tylko obraz

Na elektroniczną fakturę należy patrzeć w dwóch kontekstach. Warto je rozwinąć, aby zrozumieć, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą generować konkretne i niemałe oszczędności.

Pierwszy kontekst odnosi się do samej formy elektronicznej faktury rozumianej jako obraz. Ponieważ jest to plik elektroniczny, można go wygodnie dystrybuować, czy to e-mailem, czy poprzez platformy do wymiany plików między podmiotami (takich jak np. serwis miedzyfirmami.pl). To znacznie przyspiesza obieg dokumentacji nie tylko w samych firmach, lecz także w obiegu gospodarczym. Ponadto pliki cyfrowe łatwiej archiwizować przy dużo niższym koszcie w porównaniu z kosztami utrzymania archiwum papierowego. Pliki cyfrowe znacznie łatwiej się też wyszukuje. Elektroniczna faktura, dopóki nie zostanie wydrukowana, ma postać zapisu cyfrowego obrazu i może być wyświetlana na ekranie komputera lub urządzenia mobilnego.

Drugi kontekst, znacznie mniej oczywisty dla milionów przedsiębiorców, odnosi się do danych cyfrowych zawartych w fakturze nie jako obraz, ale jako uporządkowana, jednoznaczna informacja. Otóż w przypadku faktur papierowych bodaj największą bolączką księgowych jest przepisywanie danych z dokumentów do systemów informatycznych. Elektroniczne faktury dają szansę na wyeliminowanie wszystkich operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych i zastąpienie ich automatycznym przetwarzaniem. Aby tak się stało, system finansowo-księgowy musi umieć odczytać elektroniczną fakturę, czyli bezbłędnie zinterpretować zawarte w niej dane bez pomocy księgowego. Zwykły plik PDF, który obecnie jest najpowszechniejszym formatem elektronicznej faktury, nie spełnia takich kryteriów. Systemy księgowe nie widzą w nim danych, a sam plik wciąż pozostaje tylko obrazem do wyświetlenia na ekranie lub wydrukowania. Dla księgowego uciążliwość związana z przepisaniem danych w żaden sposób nie zostaje więc zlikwidowana. Stosowane są zatem wtórne rozwiązania, czyli systemy OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, od ang. optical character recognition), wyszukujące i analizujące treść obrazu. Tylko po co, skoro można od razu wysłać dane w takiej formie, aby system odbiorcy faktury je przyjął automatycznie?

Co jeszcze pomoże rozróżnić poszczególne formy dokumentów?

Faktury cyfrowe występują w trzech różnych głównych formach: zeskanowanej faktury papierowej, faktury cyfrowej w formacie PDF lub DOC oraz faktury elektronicznej lub e-faktury. Największa różnica dotyczy przetwarzania faktur i liczby działań, których nie da się zautomatyzować. Każdy krok podejmowany w celu automatyzacji przetwarzania faktur oznacza krótszy czas przetwarzania, większą poprawność, a tym samym mniejsze koszty.

Zeskanowana faktura papierowa

Faktury papierowe otrzymujesz pocztą. Skanowanie przychodzących faktur papierowych to pierwszy krok w kierunku szybszego i wydajniejszego ich przetwarzania. Po zeskanowaniu faktury oprogramowanie OCR automatycznie rozpoznaje poszczególne znaki i na tej podstawie odtwarza prawidłowe dane faktury, takie jak dostawca, numer faktury, data faktury i kwoty. Czytając te informacje z faktury, oprogramowanie może szybciej przetwarzać papierową fakturę w administracji finansowej – nie musisz już wpisywać ich ręcznie. Ręczne skanowanie faktur może być jednak zadaniem czasochłonnym, a przede wszystkim bardzo trudnym technicznie. Można to ułatwić.

Biuro Rachunkowe Online – konkurencyjna obsługa rachunkowości

Faktura cyfrowa w formacie pliku Adobe Reader lub Microsoft Word

Coraz częściej dostawcy oferują swoje faktury w formie cyfrowej, zwykle w formie pliku PDF, a czasem w pliku DOC. Organizacje, które używają zautomatyzowanego systemu do przetwarzania faktur przychodzących, chwalą dostawę faktury cyfrowej (PDF / DOC). Faktury takie, w przeciwieństwie do papierowych, nie muszą już być skanowane ręcznie. Przetwarzanie dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku zeskanowanej wersji faktury papierowej opisanej powyżej. Oprogramowanie musi zinterpretować treść i odtworzyć dane. Jest jednak łatwiej, bo nie musi mozolnie wyszukiwać znaków graficznych w obrazie skanu.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jako e-faktura

Można jeszcze bardziej uprościć wymianę faktur poprzez przejście na elektroniczne faktury z odpowiednio ustrukturyzowanymi polami. To pliki, np. XML, zawierające dane gotowe do interpretacji przez program księgowy. Są one trudno czytelne dla człowieka, ale znakomicie, bez zniekształceń intepretowane przez systemy informatyczne. W porównaniu do faktury elektronicznej w formacie PDF odpada etap odtwarzania danych, dzięki czemu proces ewidencji w systemie księgowym odbywa się bardzo szybko i praktycznie bezbłędnie. To z tego powodu obsługa ustrukturyzowanej elektronicznej faktury nie wymaga czynności administracyjnych po stronie odbiorcy; w praktyce wystarczy jedynie zatwierdzenie w organizacji. Dzięki temu faktura elektroniczna jest najbardziej zautomatyzowanym i efektywnym wariantem przetwarzania faktur. Prawdziwe faktury elektroniczne są zatem plikiem zawierającym dane prezentowane w standardzie międzynarodowym do wymiany danych on nazwie UBL (ang. Universal Business Language), którego pojawiło się już kilka wersji (1.0, 2.0 i 2.1). E-faktura zatem to pakiet danych zapisanych w uniwersalny sposób najczęściej jako plik XML. Dobrą praktyką jest łączenie e-faktury w formie XML z obrazem przedstawiającym te same dane w formie PDF, dzięki czemu uzyskujemy za jednym razem dwie korzyści – fakturę automatycznie przeczyta system odbiorcy, a operator ją zobaczy i zweryfikuje jej treść. Tak właśnie działają e-faktury Symfonii.

JPK_V7 w biurze rachunkowym: jak się przygotować?

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł:

Cyfryzacja procesu zatrudniania

Cyfryzacja procesu zatrudniania

Proces zatrudnienia nowych pracowników w okresie pracy zdalnej lub hybrydowej to spore wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Z pomocą przychodzą jednak narzędzia i procedury, dzięki którym można ten proces nie tylko zoptymalizować, ale także odczuć jego pozytywny wpływ na szereg obszarów biznesowych. 

czytaj dalej

Powiązane kategorie

Badania

Liderzy
Symfonii

Po godzinach

Wybór
redakcji

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik