Elektroniczna faktura to taka, która jest wystawiona oraz przesłana do nabywcy w formacie elektronicznym. To nic innego jak cyfrowy dokument w popularnym formacie wymiany danych, np. xml. Elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury.

W myśl obecnie obowiązujących przepisów co do formy elektroniczna faktura jest równie ważnym dokumentem jak papierowa z punktu widzenia administracji skarbowej, przedsiębiorców, jak również pozostałych podatników. Z tego względu przepisy określające konstrukcję faktur i zakres zawartych w nich informacji, a także zasady, na jakich należy je przechowywać, stosuje się również do wersji elektronicznej. Szczególnym przypadkiem elektronicznej faktury jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna w formie ustrukturyzowanego komunikatu XML zgodnego z europejską normą EN-16931, który umożliwia jej automatyczne przetwarzanie przez nabywcę. Jest ona obecnie stosowana w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.

Elektroniczna faktura to nie tylko obraz

Na elektroniczną fakturę należy patrzeć w dwóch kontekstach. Warto je rozwinąć, aby zrozumieć, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą generować konkretne i niemałe oszczędności.

Pierwszy kontekst odnosi się do samej formy elektronicznej faktury rozumianej jako obraz. Ponieważ jest to plik elektroniczny, można go wygodnie dystrybuować, czy to e-mailem, czy poprzez platformy do wymiany plików między podmiotami (takich jak np. serwis miedzyfirmami.pl). To znacznie przyspiesza obieg dokumentacji nie tylko w samych firmach, lecz także w obiegu gospodarczym. Ponadto pliki cyfrowe łatwiej archiwizować przy dużo niższym koszcie w porównaniu z kosztami utrzymania archiwum papierowego. Pliki cyfrowe znacznie łatwiej się też wyszukuje. Elektroniczna faktura, dopóki nie zostanie wydrukowana, ma postać zapisu cyfrowego obrazu i może być wyświetlana na ekranie komputera lub urządzenia mobilnego.

Drugi kontekst, znacznie mniej oczywisty dla milionów przedsiębiorców, odnosi się do danych cyfrowych zawartych w fakturze nie jako obraz, ale jako uporządkowana, jednoznaczna informacja. Otóż w przypadku faktur papierowych bodaj największą bolączką księgowych jest przepisywanie danych z dokumentów do systemów informatycznych. Ich cyfrowe odpowiedniki dają szansę na wyeliminowanie wszystkich operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych i zastąpienie ich automatycznym przetwarzaniem. Aby tak się stało, system finansowo-księgowy musi umieć odczytać elektroniczną fakturę, czyli bezbłędnie zinterpretować zawarte w niej dane bez pomocy księgowego. Zwykły plik PDF, który obecnie jest najpowszechniejszym formatem elektronicznej faktury, nie spełnia takich kryteriów. Systemy księgowe nie widzą w nim danych, a sam plik wciąż pozostaje tylko obrazem do wyświetlenia na ekranie lub wydrukowania. Dla księgowego uciążliwość związana z przepisaniem danych w żaden sposób nie zostaje więc zlikwidowana. Stosowane są zatem wtórne rozwiązania, czyli systemy OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, od ang. optical character recognition), wyszukujące i analizujące treść obrazu. Tylko po co, skoro można od razu wysłać dane w takiej formie, aby system odbiorcy faktury je przyjął automatycznie?

Co jeszcze pomoże rozróżnić poszczególne formy dokumentów?

Faktury cyfrowe występują w trzech różnych głównych formach: zeskanowanej faktury papierowej, faktury cyfrowej w formacie PDF lub DOC oraz faktury elektronicznej lub e-faktury. Największa różnica dotyczy przetwarzania faktur i liczby działań, których nie da się zautomatyzować. Każdy krok podejmowany w celu automatyzacji przetwarzania faktur oznacza krótszy czas przetwarzania, większą poprawność, a tym samym mniejsze koszty.

Zeskanowana faktura papierowa

Faktury papierowe otrzymujesz pocztą. Skanowanie przychodzących faktur papierowych to pierwszy krok w kierunku szybszego i wydajniejszego ich przetwarzania. Po zeskanowaniu faktury oprogramowanie OCR automatycznie rozpoznaje poszczególne znaki i na tej podstawie odtwarza prawidłowe dane faktury, takie jak dostawca, numer faktury, data faktury i kwoty. Czytając te informacje z faktury, oprogramowanie może szybciej przetwarzać papierową fakturę w administracji finansowej – nie musisz już wpisywać ich ręcznie. Ręczne skanowanie faktur może być jednak zadaniem czasochłonnym, a przede wszystkim bardzo trudnym technicznie. Można to ułatwić.

Faktura cyfrowa w formacie pliku Adobe Reader lub Microsoft Word

Coraz częściej dostawcy oferują swoje faktury w formie cyfrowej, zwykle w formie pliku PDF, a czasem w pliku DOC. Organizacje, które używają zautomatyzowanego systemu do przetwarzania faktur przychodzących, chwalą dostawę faktury cyfrowej (PDF / DOC). Faktury takie, w przeciwieństwie do papierowych, nie muszą już być skanowane ręcznie. Przetwarzanie dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku zeskanowanej wersji faktury papierowej opisanej powyżej. Oprogramowanie musi zinterpretować treść i odtworzyć dane. Jest jednak łatwiej, bo nie musi mozolnie wyszukiwać znaków graficznych w obrazie skanu.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jako e-faktura

Można jeszcze bardziej uprościć wymianę faktur poprzez przejście na formę cyfrową z odpowiednio ustrukturyzowanymi polami. To pliki, np. XML, zawierające dane gotowe do interpretacji przez program księgowy. Są one trudno czytelne dla człowieka, ale znakomicie, bez zniekształceń intepretowane przez systemy informatyczne. W porównaniu do faktury elektronicznej w formacie PDF odpada etap odtwarzania danych, dzięki czemu proces ewidencji w systemie księgowym odbywa się bardzo szybko i praktycznie bezbłędnie. To z tego powodu obsługa ustrukturyzowanej elektronicznej faktury nie wymaga czynności administracyjnych po stronie odbiorcy; w praktyce wystarczy jedynie zatwierdzenie w organizacji. Dzięki temu faktura elektroniczna jest najbardziej zautomatyzowanym i efektywnym wariantem przetwarzania faktur. Prawdziwe faktury elektroniczne są zatem plikiem zawierającym dane prezentowane w standardzie międzynarodowym do wymiany danych on nazwie UBL (ang. Universal Business Language), którego pojawiło się już kilka wersji (1.0, 2.0 i 2.1). E-faktura zatem to pakiet danych zapisanych w uniwersalny sposób najczęściej jako plik XML. Dobrą praktyką jest łączenie e-faktury w formie XML z obrazem przedstawiającym te same dane w formie PDF, dzięki czemu uzyskujemy za jednym razem dwie korzyści – fakturę automatycznie przeczyta system odbiorcy, a operator ją zobaczy i zweryfikuje jej treść. Tak właśnie działają e-faktury Symfonii.