Praca na odległość, zarządzanie zespołem, którego wszyscy członkowie są rozproszeni, to dla wielu firm całkowicie nowa rzeczywistość, w której nie jest łatwo odnaleźć skuteczną drogę biznesową. Na szczęście dzisiejsza technologia pozwala na sprawne zarządzanie firmą także w takiej sytuacji. Okazuje się, że zmiana w wirtualny biznes może pomóc przedsiębiorcom odnaleźć miejsca, w których można obniżyć koszty, poprawić efektywność pracy, a pracownikom dać więcej swobody do realizacji swoich planów zawodowych. W naszym krótkim poradniku podpowiadamy, w jaki sposób to osiągnąć.

Oto kilka wskazówek, w jaki sposób możesz ułatwić sobie zdalne prowadzenie firmy.

Zadbaj o odpowiednie narzędzia

Aby skutecznie prowadzić firmę na odległość, trzeba mieć odpowiednie narzędzia. Jeżeli pracujesz z domu i komunikujesz się z pracownikami lub kontrahentami za pomocą wideokonferencji, z pewnością potrzebujesz szybkiego i stabilnego połączenia internetowego. Niezbędny okaże się też wydajny notebook, tablet bądź telefon – praca z domu wymaga niekiedy zmiany pomieszczenia pracy, nie zawsze istnieje możliwość pracy przy tym samym stanowisku.

Korzystaj z rozwiązań chmurowych

Zdalne prowadzenie firmy przy wykorzystywaniu starych metod zarządzania procesami biznesowymi jest niezwykle uciążliwe, a może nawet okazać się paraliżujące dla Twojej działalności. Jeżeli zarządzasz zespołem pracowników, którzy pracują w wielu lokalizacjach, używanie dokumentacji papierowej czy nawet arkuszy kalkulacyjnych będzie czynnikiem hamującym. Można temu zapobiec, przechodząc na rozwiązania chmurowe, które znacznie poprawiają wydajność pracy – w szczególności w obecnej sytuacji. Dodatkowo chmura jest dostępna najczęściej w modelu subskrypcyjnym, więc na początek nie są konieczne duże nakłady. Możesz wybrać subskrypcję miesięczną lub roczną. W dzisiejszych czasach wielu dostawców rozwiązań IT, chcąc wspomóc przedsiębiorców w tym trudnym okresie, oferuje swoje rozwiązania na niezwykle korzystnych warunkach bądź całkowicie za darmo, proponując np. rozwiązania do wymiany dokumentów między biurem rachunkowym a klientami lub specjalne pakiety do elektronicznej wymiany dokumentów w firmie.

Programy księgowe lub płacowe w chmurze umożliwiają optymalizację procesów finansowych, fakturowania, sprawozdawczości finansowej czy obsługi kadrowo-płacowej. Dodatkowo nie trzeba martwić się o dostęp do ważnych informacji, ponieważ są one bezpiecznie zapisywane i przechowywane w chmurze. Dzięki temu uprawnieni członkowie zespołów mogą mieć do nich dostęp w każdym momencie (nawet jeżeli ich właściciel aktualnie, choćby z powodu kwarantanny lub zakażenia, nie może ich udostępniać ze swojej lokalizacji).

Zadbaj o swój wirtualny zespół

Narzędzia chmurowe ułatwiają komunikację między członkami zespołów i wspomagają pracę zdalną, niezależnie od tego, gdzie aktualnie znajdują się Twoi pracownicy. Istnieje wiele rozwiązań wspierających wirtualne zespoły, warto jednak ustandaryzować narzędzia, z których korzystają Twoi pracownicy.

Przykładowo: do zapisywania i udostępniania plików możesz wybrać takie narzędzia, jak DropBox, Google Drive czy OneDrive.

Do komunikacji głosowej: Webex, Skype lub Microsoft Teams.

Kadry i Płace: Symfonia HR Cloud lub Symfonia e-Pracownik

Księgowość i finanse: Symfonia Biuro Rachunkowe Online, serwis MiędzyFirmami.pl

Do zarządzania obiegiem e-dokumentów: Symfonia Obieg Dokumentów. 

Pomyśl o rozwoju pracowników

Praca na odległość w znaczący sposób zmienia sposoby i jakość komunikacji między członkami organizacji. Od każdego pracownika wymaga samodyscypliny i odpowiedzialności. Szefowie zespołów, kierownicy i właściciele firm mogą jednak wspomagać motywacje i morale pracowników. W tym celu warto organizować cykliczne spotkania online, w czasie których omawiane są poszczególne projekty i plany. Warto też wykorzystywać te spotkania do klarownego komunikowania sytuacji firmy i wspólnego poszukiwania rozwiązań.

Dodatkowo, praca zdalna wcale nie musi oznaczać, że Twój zespół jest skazany na brak dostępu do rozwijających kursów i szkoleń. Wiele wyspecjalizowanych firm szkoleniowych oferuje obecnie swoje kursy w sieci – zarówno na żywo, jak i w postaci nagrań. Można korzystać zarówno z kursów językowych, wyspecjalizowanych szkoleń branżowych, jak też skupiających się na tematyce radzenia sobie ze stresem i organizacji pracy zdalnej.

Korzystaj z wirtualnego biura

W sytuacji, gdy wiele firm jest zmuszonych do zamykania swoich biur lub wręcz rezygnowania z wynajmu lokali, alternatywą może być korzystanie z biur wirtualnych. Rynek oferuje wiele tego rodzaju rozwiązań w przystępnych cenach (najczęściej w postaci opłaty miesięcznej). Korzyści z takich e-lokalizacji to m.in. usługi odbierania poczty lub połączeń telefonicznych i przekazywania informacji, gdy Ty lub Twoi pracownicy są zajęci.

Jak widać rozproszenie pracowników i konieczność pracy z domu nie zawsze musi oznaczać stagnację i zahamowanie działalności firmy. Przy odpowiedniej organizacji pracy i wykorzystaniu sprawdzonych narzędzi informatycznych przedsiębiorstwo wciąż może nie tylko sprawnie funkcjonować, ale nawet rozwijać się.