Polskie przedsiębiorstwa mierzące się z wyzwaniami związanymi z transformacją cyfrową coraz chętniej decydują się na wdrożenie systemów ERP. Okazuje się, że oprogramowanie, które jeszcze do niedawna było kojarzone z dużymi korporacjami i sporymi wydatkami, jest coraz bardziej dostępne cenowo także dla małych i średnich firm. I właśnie sektor MŚP może wiele zyskać, korzystając z nowoczesnego oprogramowania ERP. Czym jest ERP, do czego służy i czy rzeczywiście jest to skomplikowany system?

Skrót ERP (ang. Enterprise Resource Planning) oznacza oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. System ERP jest programem komputerowym, który pozwala obsługiwać codzienne procesy biznesowe, takie jak: magazynowanie i zarządzanie zamówieniami, łańcuchem dostaw, księgowanie, przepływy finansowe, raportowanie na rzecz służb skarbowych, obsługę kadr i płac, zaopatrywanie i zarządzanie relacjami z klientem, analizę zgromadzonych danych. Dzięki temu użytkownik ma kompletny wgląd we wszystkie procesy zachodzące w firmie.

Pojęcie ERP oznacza także zarządzanie informacją oraz wsparcie w jej przetwarzaniu. Coraz częściej jest to także automatyzacja tego przetwarzania (zwana także robotyzacją procesów biznesowych).

Co to jest system ERP?

System ERP pozwala na gromadzenie i przechowywanie danych o codziennych czynnościach biznesowych firmy w jednym miejscu. Daje to istotny wgląd w sytuację firmę, w tym w obszary, których działanie można jeszcze znacząco ulepszyć. Zapewnia również działanie zgodne z przepisami prawa (podatkowymi, finansowymi, prawa pracy itd.). System ERP umożliwia też bardziej wydajną współpracę wszystkich działów firmy w tym samym czasie.

W praktyce to oprogramowanie do zarządzania całością zasobów firmy – od produkcji, handlu i magazynowania po finanse, księgowość, kadry i płace. Wspiera w realizacji wszystkich funkcji zarządzania i stanowi jednocześnie najbardziej uniwersalne i najbardziej zindywidualizowane rozwiązanie do kontroli zasobów. Dobór poszczególnych modułów, a tym samym stopień złożoności całego systemu, zależy wyłącznie od Twoich preferencji lub potrzeb.

Wiemy już, że system ERP to oprogramowanie do zrządzania wszystkimi procesami w firmie. Czy musi to oznaczać, ze kupując takie oprogramowanie do swojej firmy trzeba liczyć się z bardzo dużymi wydatkami? Okazuje się, że wcale nie.

Decydując się na wdrożenie ERP, nie musisz tego robić od razu we wszystkich obszarach działalności firmy. Możesz wybrać i zacząć od wdrożenia w tym obszarze, który najbardziej potrzebuje zmiany, wsparcia. Albo od tego, który w danym momencie jest najmniej obciążony pracą. Ty decydujesz. By pomóc w wyborze, przedstawiamy najbardziej typowe obszary biznesowe wspierane przez systemy ERP.

Zarządzanie produkcją

System ERP wspiera wytwarzanie i dostarczanie produktów wysokiej jakości po niskiej cenie. Systemy do zarządzania produkcją wspierają wewnętrzną współpracę, aby wymagania produktowe były jasno określone i zakomunikowane, a produkcja skoordynowana z działaniami zespołów ds. dostaw i produktu.

Handel i zarządzanie magazynem

System ERP pomaga uniknąć problemów związanych z takimi zdarzeniami, jak zamówienie przez klienta towaru, którego akurat nie ma w magazynie, zakup w złej cenie, gdy np. promocja na dany produkt już minęła, czy opóźnienia w kompletacji zamówienia i jego wysyłce.

Sprawna obsługa procesu handlowego – od prezentacji oferty, przez zamówienie, aż po dostawę – ma ogromny wpływ na to, czy nasz klient będzie zadowolony z transakcji i kontaktu z firmą oraz sprzedawcą. I czy wróci po kolejne zakupy.

W tym obszarze ERP stanowi wsparcie dla osób zajmujących się tworzeniem ofert, przyjmowaniem zamówień, wystawianiem dokumentów sprzedaży (ewentualnymi korektami), ułatwia śledzenie rotacji towarów w magazynie, pomaga w łatwym wyszukiwaniu i zarządzaniu dostawami, wspiera w ograniczaniu strat (np. podpowiadając, który towar został przyjęty do magazynu przed określoną datą i warto stworzyć na niego promocyjną ofertę).

Zarządzanie wysyłką

Posiadając oprogramowanie, które jest w stanie zintegrować się z systemami firm kurierskich lub platformami e-commerce (np.: Baselinker, Sote, Shoper, e-bay, Shoplo, IdoSell Shop, Opencart, Magento, Shop Gold, Presta Shop czy Woo Commerce) znacznie łatwiej i wygodniej jest zarządzać wysyłką towaru do końcowego klienta.

Zarządzanie finansami

Oprogramowanie ERP eliminuje sytuacje, gdy firmowa księgowość (lub zewnętrzne biuro rachunkowe) musi ręcznie przepisywać dane sprzedażowe do ksiąg rachunkowych i obliczać należności podatkowe w arkuszu kalkulacyjnym. Po wdrożeniu systemu ERP moduł handlowy automatycznie przesyła wszelkie niezbędne dane do modułu księgowego, gdzie odpowiednie sumy zapiszą się na właściwych kontach rachunkowych, program księgowy sprawdzi czy wszystkie obliczenia są prawidłowe i wygeneruje odpowiednie rozliczenia niezbędne dla urzędów skarbowych.

Kadry i płace

System ERP umożliwia łatwe zarządzanie danymi kadrowymi. Można je w prosty sposób przenieść do edytora tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego, łatwo spersonalizować program do swoich indywidualnych potrzeb, pogrupować w katalogach dane pracowników według własnych kryteriów. W systemie Symfonia ERP w 15 sekund można wystawić świadectwo pracy, a w 30 sekund dokument zgłoszeniowy do ZUS! ERP odciąża również dział kadrowy od takich czynności, jak: ręczne sprawdzenie wymiaru urlopu, zgłoszenie wniosku urlopowego, wprowadzenie zmiany w danych osobowych, sprawdzenie składowych wynagrodzenia za poszczególne miesiące. Wszystko to pracownik może zrobić samodzielnie, na swoim laptopie czy smartfonie.

Twój krok

Powyższy krótki poradnik przybliżył sposób działania i obszary, w których ERP pomoże w lepszym zarządzaniu firmą. Warto przeanalizować, jak działa Twoja firma, na jakich polach warto wdrożyć ERP w pierwszej kolejności – i dołączyć do awangardy MŚP.