Poszukiwanie zaginionej korespondencji e-mailowej z ważnym załącznikiem lub papierowej faktury w stertach innych wydruków może skutecznie zaburzyć dzień pracy. Jeżeli takie sytuacje powtarzają się, stają się problemem nie pojedynczych pracowników, ale całej firmy. Jeżeli dodamy do tego nadmierne obciążenie pracowników czynnościami administracyjnymi, których w ogóle nie musieliby wykonywać, okazuje się, że przedsiębiorstwa mogą ponosić z tego powodu realne straty finansowe.

Okazuje się, że w ciągu roku przeciętny pracownik biurowy spędza aż 64 godziny na poszukiwaniu zagubionych dokumentów. To powoduje realne straty – pracownik traci czas, a firma pieniądze, ponieważ czas zmarnowany na poszukiwanie dokumentu, to właściwe czas wykorzystany bezproduktywnie. Okazuje się jednak, że wdrożenie automatyzacji usprawniającej procesy obiegu dokumentów może przynieść organizacji nawet 10% oszczędności.

Firma zyskuje więcej czasu i przestrzeni na obsługę klientów

Odciążenie pracowników od zbędnych zadań administracyjnych powoduje, że mogą oni poświęcić więcej czasu na czynności generujące przychody. Przede wszystkim mogą mocniej skupić się na obsłudze obecnych klientów lub na znajdowanie nowych i kierowanie do nich ofert. Korzyści są tutaj bardzo łatwo policzalne – jeżeli pracownik musi spędzić np. pięć godzin w tygodniu na wykonywania rutynowych czynności administracyjnych, a godzina jego pracy kosztuje firmę np. 50 zł, to miesięcznie przyniesie to 1000 zł oszczędności. A jeżeli dodatkowo zaoszczędzony czas zostanie wykorzystany na obsługę klientów (obecnych bądź potencjalnych), to będziemy mogli mówić nie tylko o oszczędnościach, ale o zyskach.

Poprawa jakości pracy

Ograniczenie zbędnych czynności administracyjnych znacząco wpływa na poprawę jakości pracy. Zwiększa się produktywność pracowników. Dzięki temu, że mają więcej czasu, mogą swoją pracę wykonywać na wyższym poziomie, co z kolei pozytywnie wpływa na poprawę jakości usług świadczonych klientom. Mniej zadań administracyjnych oznacza też mniej stresu, który bardzo często powoduje rozproszone, rozdrażnienie i negatywne nastawienie do pracy.

Poprawa rytmu pracy

Każdego dnia pracownicy spędzają co najmniej kilkadziesiąt minut na uzupełnianiu dokumentów zakupowych bądź sprzedażowych, wprowadzaniu danych do ewidencji zakupów, ewidencji dostaw itd. Jeżeli takie czynności musi wykonać np. pracownik administracji czy księgowości raz lub dwa razy dziennie, nie stanowi to aż tak dużego obciążenia jak sytuacja, w której do firmy dziennie trafiają dziesiątki takich dokumentów. Wówczas, gdy na dodatek organizacja nie wdrożyła procesów obiegu dokumentów, rytm pracy takiej osoby staje się mocno zaburzony, a jej uwaga co jakiś czas jest odwracana od głównych obowiązków. Automatyzacja i poprawna organizacja procesów ewidencji danych zakupowych znacznie poprawia rytm pracy osoby, która wykonuje te czynności, ale także pozostałych pracowników, których obowiązki w pewien sposób mogą być uzależnione od stopnia dostępności pracownika dokonującego ewidencji.

Firma przyciąga najlepszych pracowników

Redukcja nadmiernych zadań administracyjnych przyczynia się do stworzenie lepszej kultury pracy. To z kolei wpływa na wykreowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, który dzięki temu ma więcej atutów przyciągających z rynku najlepszych pracowników. Pracownicy z wysokimi ambicjami, chcący realizować interesujące wyzwania biznesowe, chętniej dołączą do organizacji stwarzającej im możliwość rozwinięcia skrzydeł i realizowania ambitnych celów. Dzięki temu możesz też znacząco obniżyć koszty rekrutacji, ponieważ wyższa kultura pracy zwykle oznacza także mniejszą rotację pracowników.

Jak mądrze wspierać specjalistów?

Mądrze wdrożone rozwiązania informatyczne mogą bardzo pomóc w odciążeniu pracowników od nadmiaru czynności typowo administracyjnych. Takim wsparciem są systemy do obiegu dokumentów, w szczególności wspierające obieg dokumentów elektronicznych. W obecnej sytuacji, gdy wielu pracowników wykonuje swoją pracę zdalnie, tego rodzaju systemy są jeszcze bardziej pomocne. Znacznie ułatwiają codzienne administrowanie przepływem dokumentów, ich archiwizowanie czy przesyłanie do właściwych osób i działów.