Przed przejściem e-fakturowanie każda firma powinna skupić się na kilku kluczowych kwestiach. Mowa m.in. o odpowiednim doborze oprogramowania czy poznaniu rozwiązań stosowanych przez partnerów. Oto cztery podstawowe kroki, o których należy pamiętać, chcąc wystawiać wyłącznie faktury elektroniczne!

Pozyskanie zgód na przesyłanie e-faktur

Zanim firma zdecyduje się na przejście na e-fakturowanie, powinna:

• poinformować o tym fakcie partnerów;
• pozyskać zgody partnerów na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Warto wówczas przedstawić najważniejsze zalety nowego rozwiązania. Co więcej, przedsiębiorca wysyłający e-faktury ma obowiązek zapewnić nabywcy integralność treści oraz autentyczność dokumentu. Dobrym rozwiązaniem może się okazać m.in. użycie podpisu elektronicznego, który jest weryfikowany aktualnym certyfikatem kwalifikowanym. Jeżeli nabywca zechce zrezygnować z otrzymywania e-faktur, ma do tego prawo – o tym również należy poinformować go w trakcie rozmów.

Przeczytaj także: Faktury ustrukturyzowane – przewodnik po elektronicznym fakturowaniu [e-book]

Sprawdzenie gotowości księgowości do zmian

Przed podjęciem decyzji o przejściu na e-fakturowanie, warto dowiedzieć się, jak bardzo księgowość jest do tego przygotowana – niezależnie od tego, czy mówimy o dziale księgowości w firmie, czy o zewnętrznym biurze rachunkowym współpracującym z przedsiębiorstwem. Początkowo tradycyjne faktury papierowe oraz ich nowa elektroniczna postać muszą funkcjonować jednocześnie – nie wszyscy partnerzy mogą bowiem chcieć otrzymywać e-faktury. Ważne zatem, aby upewnić się, czy firmowy system księgowości jest w stanie rozdzielić klientów na:

• tych, którzy akceptują nowe faktury;
• tych, którzy pozostają przy fakturach klasycznych.

Techniczne przygotowanie do e-fakturowania

Podstawowym krokiem przed przejściem na faktury elektroniczne jest przygotowanie techniczne. Warto skupić się na rozwiązaniach gwarantujących zgodność z aktualnymi przepisami oraz bezpieczeństwo przesyłanych danych. Należy pamiętać o wybraniu odpowiednich programów do księgowości elektronicznej, które usprawnią proces przesyłania faktur. Niezbędne jest również sprawdzenie oprogramowania i dostosowanie go do Krajowego Systemu e-Faktur.

Sprawdzenie rozwiązań wykorzystywanych przez partnerów

Przed przejściem na e-fakturowanie każda firma powinna zorientować się, jakie rozwiązania informatyczne wykorzystują partnerzy i czy są oni chętni do przejścia na faktury elektroniczne. To niezwykle ważne, aby obydwie strony miały możliwość odczytania otrzymanego dokumentu. Informacja na temat rozwiązań stosowanych przez firmy partnerskie jest kluczowa – w przeciwnym razie trzeba liczyć się z pewną dezorganizacją.