W sezonie letnim wiele firm uzupełnia zasoby kadrowe zatrudniając studentów ze względu na gorący okres urlopowy, czy też do prac sezonowych. Należy jednak pamiętać o kilku ważnych kwestiach, aby podpisując umowę ze studentem nie naruszyć przepisów.

Korzystnym rozwiązaniem zarówno dla studenta, jak i przedsiębiorcy jest zawarcie umowy-zlecenia, ze względu na oszczędności z tytułu składek na ZUS. Jednak nie we wszystkich przypadkach można ją zastosować. Przed podpisaniem takiej umowy należy sprawdzić, czy zakres i warunki pracy nie wskazują jednoznacznie na zawarcie stosunku pracy, który należy uregulować umową o pracę.

Umowę zlecenie można zastosować tylko wówczas, gdy celem umowy jest wykonanie konkretnego zlecenia (usługi) określonego w umowie, a wykonywanie zlecenia nie będzie odbywać się pod kierownictwem pracodawcy, ani w miejscu i przedziałach czasowych przez niego określonych. Umowa zlecenia wyklucza także wymóg pozostawania w gotowości do pracy, a jej rozwiązanie następuje bez okresu wypowiedzenia. Jeśli warunki te nie są spełnione należy podpisać ze studentem umowę o pracę.

Podstawowa kwestia: status studenta

Umowa zlecenie ze studentem nie podlega składkom na ZUS, należy jednak zadbać o potwierdzenie statusu studenta przed podpisaniem umowy. Przepisy nie określają szczegółowo, jak należy udokumentować status studenta, zatem pracodawca może sam określić, jakie dokumenty będą dla niego wystarczającym potwierdzeniem. Może to być kserokopia ważnej legitymacji studenckiej, oświadczenie o posiadaniu statusu studenta lub zaświadczenie z uczelni wyższej o posiadaniu statusu studenta. Warto zadbać także o odpowiedni zapis w umowie, który zobowiążę studenta do poinformowania niezwłocznie pracodawcy, jeśli utraciłby on status studenta, bowiem od tego momentu umowa podlega oskładkowaniu.

Warto również podkreślić, że posiadanie „praw studenta” nie jest równoznaczne z posiadaniem „statusu studenta”. Dylemat pojawia się w sytuacji, gdy przedsiębiorca chce zatrudnić studenta w okresie wakacji między I a II stopniem studiów. Należy pamiętać, że z momentem zdania egzaminu dyplomowego (obrony pracy), złożenia ostatniego egzaminu wymaganego planem studiów w przypadku studiów lekarskich, weterynaryjnych i lekarsko-dentystycznych, czy też zaliczenia ostatniej wymaganej planem studiów praktyki w przypadku kierunku farmacja lub skreślenia z listy studentów z innych przyczyn, dana osoba traci status studenta. Student, który obronił licencjat lub tytuł inżyniera odzyskuje status studenta dopiero w momencie wpisania go na listę studentów studiów drugiego stopnia. Wynika stąd, że zatrudniając osoby w okresie wakacyjnym poprzedzającym rozpoczęcie przez nie studiów magisterskich należy odprowadzić składki ZUS od umowy-zlecenia.

Wynagrodzenie i ewidencja czasu pracy

Istotnym wymogiem w przypadku umów-zleceń, również zawieranych ze studentami, jest wysokość wynagrodzenia minimum 13 zł brutto za godzinę. Pracodawca ma także obowiązek prowadzenia ewidencji liczby godzin zlecenia, która pozwoli ustalić faktyczną wysokość stawki za godzinę pracy. Dodatkowo wymogiem przepisów obowiązujących od początku 2017 r. jest wypłacanie wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu.

O czym jeszcze warto pamiętać?

W przypadku studentów, którzy pracują już na umowę o pracę i podlegają z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom, zawarcie umowy-zlecenia także podlegać będzie oskładkowaniu. Jeśli jednak umowa zlecenie zawierana jest z innym pracodawcą niż zawarta już umowa o pracę, wówczas będzie ona zwolniona z konieczności odprowadzania składek na ZUS.

Nie ma także przeszkód, jeśli chodzi o zatrudnianie studentów z Ukrainy. W przypadku, gdy student spełnia wymogi pozwalające na zwolnienie umowy ze składek na ZUS, wówczas ani jego obywatelstwo, ani miejsce uczęszczania na studia nie ma znaczenia.