Niedawny wyrok Sądu Najwyższego w sprawie odpowiedzialności głównego księgowego za szkody wyrządzone spółce może skutkować częstszym zgłaszaniem ze strony przedsiębiorców roszczeń wobec księgowych, którzy w sposób nierzetelny prowadzą księgi i rozliczenia lub popełniają błędy narażające firmę na straty. Czego dotyczył wyrok i jakie przepisy regulują odpowiedzialność księgowego?

Wyrok z 21 listopada 2018 r. (sygnatura akt: I PK 167/17) dotyczył nieprawidłowości w księgowaniu oraz błędów w rozliczaniu podatku dochodowego i VAT wykrytych w trakcie kontroli skarbowej w jednej ze spółek. Podatki źle rozliczano w okresie dwóch lat. W wyniku kontroli spółka musiała wypłacić fiskusowi ponad 20 tys. zł z tytułu nieuregulowanych podatków i odsetek. Fakt ten skłonił zarząd spółki do wniesienia do Sądu Okręgowego oskarżenia wobec głównego księgowego. Co istotne dla sprawy, osoba ta przestała pracować w spółce w miesiącu prowadzenia kontroli skarbowej, oskarżenie było więc wnoszone wobec byłego pracownika. Ponadto trzeba jeszcze dodać, że wspomniana kontrola skarbowa wykazała również, że w latach ubiegłych w wyniku błędów w księgowaniu spółka nadpłaciła podatek. Nadpłata uległa jednak przedawnieniu, więc spółka nie miała już możliwości odzyskania pieniędzy.

Spór sądowy trwał bardzo długo, bo aż 10 lat, i ostatecznie zakończył się oddaleniem przez Sąd Najwyższy (wyrok z 21 listopada 2018 r.) skargi kasacyjnej wniesionej przez oskarżonego. Zarówno z perspektywy przedsiębiorców, jak i księgowych, w całej sprawie istotne są następujące fakty:

1. Dla przedsiębiorcy w masę szkody spowodowanej błędnym księgowaniem weszły nie tylko odsetki i nieuregulowane właściwie podatki, ale także nadpłata podatku, która w wyniku przedawnienia przepadła.
2. Sądy rozpatrujące sprawę miały rozbieżne opinie w zakresie zaliczania przedawnionej nadpłaty podatku do szkody spółki – pierwszy sąd zasądził zadośćuczynienie z uwzględnieniem tej nadpłaty, przychylając się do wniosku przedsiębiorcy. W wyroku powołał się na przepisy Kodeksu pracy, które mówią o odpowiedzialności materialnej pracownika za spowodowane przez niego szkody związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków. Sąd drugiej instancji oddalił jednak ten argument, stwierdzając, że nadpłacenie podatku wynikało z błędu innego pracownika, oskarżony nie może więc ponosić zań odpowiedzialności.
3. Sąd Najwyższy uznał ostatecznie, że główny księgowy ponosi odpowiedzialność za wadliwy system księgowania. Odpowiedzialność ta ciąży niezależnie od tego, czy osoba ta bezpośrednio realizuje operacje związane z księgowaniem i rozliczaniem podatków. Choć obrońcy oskarżonego podkreślali, że ten „nie siadał do komputera”, argument nie pomógł w zwolnieniu od odpowiedzialności za nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg i rozliczaniu podatków. Główny księgowy bierze więc odpowiedzialność za system księgowania oraz organizację pracy w obszarze rachunkowości w firmie

Wyrok SN kończący wieloletni spór jednoznacznie wskazuje, że główny księgowy, nawet jeśli jest już byłym pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej w związku z wyrządzonymi szkodami – nawet wtedy, gdy szkody te powstały w wyniku operacji realizowanych przez podległych mu w przeszłości pracowników.

Rodzaje odpowiedzialności księgowego

Z racji charakteru wykonywanego zawodu księgowy ponosi odpowiedzialność zarówno przed administracją skarbową (Ustawa o rachunkowości oraz Kodeks karny skarbowy), jak i przed pracodawcą (Kodeks pracy). Choć z przepisów o rachunkowości wynika, że księgowy ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych jedynie gdy przyjmie taką odpowiedzialność na piśmie, to przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że będąc pracownikiem bierze odpowiedzialność za należyte wykonywanie powierzonych obowiązków. Pracodawca na drodze sądowej ma prawo dochodzić odszkodowania od swojego pracownika do wysokości trzykrotnego miesięcznego wynagrodzenia. Poza przepisami ogólnymi określonymi w aktach prawnych księgowy może również odpowiadać przed pracodawcą w zakresie określonym w indywidualnej umowie o pracę w postępowaniu cywilnym.

Porządny system informatyczny chroni przed odpowiedzialnością?

[tweet]Sprawdzone, zgodne z obowiązującymi przepisami oprogramowanie finansowo-księgowe dla biur rachunkowych może być kluczowym narzędziem zmniejszającym ryzyko popełnienia błędów w dziale finansowym przedsiębiorstwa[/tweet]. Ograniczanie ryzyka ma kilka aspektów: od lepszego monitorowania codziennych operacji realizowanych przez pracowników (wiadomo, kto kiedy jaką operację wykonał), przez pilnowanie poprawności operacji (właściwe księgowanie, weryfikacja kwot, integracja i synchronizacja danych finansowych i księgowych pochodzących z różnych źródeł), wyeliminowanie błędów w sprawozdawczości zewnętrznej i rozliczeniach podatkowych (właściwe deklaracje, spójność danych w plikach JPK) aż po pilnowanie różnego rodzaju terminów obowiązujących pracodawcę (nieprzekraczalne daty złożenia deklaracji, zapłaty danin, składek itd.).

Czy taki system chroni księgowego przed odpowiedzialnością? Nie, ponieważ odpowiedzialność wynika wprost z przepisów i zawartych umów o pracę. Pewne jest natomiast, ze system istotnie niweluje ryzyko wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości, które grożą konsekwencjami karno-skarbowymi. System informatyczny optymalizuje obszar finansów firmy szczególnie narażony na ryzyka – zarówno te wynikające z kontroli skarbowych i popełnionych błędów w rozliczeniach danin, jak i te wewnętrzne związane z błędami operacyjnymi pracowników.