Można śmiało powiedzieć, że 2020 rok jest przełomowy dla polskich przedsiębiorstw po kątem digitalizacji. Firmy działające niemal we wszystkich branżach, musiały znacznie przyspieszyć wprowadzanie procesów cyfryzacyjnych, by odnaleźć się w dzisiejszej wirtualnej rzeczywistości. My skupimy się na cyfrowym fakturowaniu, czyli jednym z najbardziej podstawowych rozwiązań z obszaru finansów i księgowości. Gościem studia Sage jest Agnieszka Kozak, wiceprezes zarządu firmy Zorius, ekspert finansowy.

Od ilu lat korzysta Pani z e-faktur?

Agnieszka Kozak, wiceprezes zarządu Zorius, ekspert finansowy: Firma Zorius.pl korzysta z e-faktur od 10 lat. Jako jedni z pierwszych partnerów Sage zdecydowaliśmy się na ten krok, ponieważ zauważaliśmy znaczące korzyści wynikające z tego, że te dokumenty przychodziły do nas dużo szybciej.

Zapytaliśmy o to na początku naszej rozmowy, bo przecież cyfrowe fakturowanie nie jest niczym nowym. A jednak dopiero w dobie pandemii i powszechnej pracy zdalnej pochyliły się nad tym tematem również firmy z sektora MŚP. Co blokowało je do tej pory?

Firmy bardzo często obawiają się, że wprowadzanie e-faktur znacząco zmieni ich dotychczasowy sposób działania. Wydaje im się, że ta zmiana będzie dla pracowników niekorzystna, skróci ich czas pracy, aż w końcu poczują się niepotrzebni. W naszej kulturze biznesowej panuje przekonanie, iż dokument musi mieć postać papierowej kartki – wtedy możemy się na niej podpisać i dopiero wtedy ta faktura jest ważna. Ze względu na pandemię w 2020 roku przerzuciliśmy się bardzo mocno na pracę w systemie zdalnym. To z kolei doprowadziło do dużo częstszego korzystania ze wszystkich narzędzi, które umożliwiają nam pracę w formie elektronicznej.

Podczas Festiwalu Cyfryzacji, który odbył się w październiku, słyszałam bardzo ciekawą tezę jednego z ekspertów, który to mówił, że przy wybuchu pandemii zabrakło zachęty ze strony państwa, by stworzył również dla sektorów MŚP szansę na zmianę technologiczną, która będzie miała długoterminowe korzyści. Być może to brak skutecznej edukacji doprowadził do oporów przed cyfryzacją w księgowości? Dopiero pandemia okazała się być skuteczną, ale brutalną lekcją.

To wszystko prawda. Nasz rząd co prawda zachęca nas do wprowadzenia cyfryzacji, ale ta zachęta jest częściej obowiązkiem. To dlatego wdrażamy te elementy, do których jesteśmy zobligowani w zakresie prawa. E-faktura nie była takim elementem, stąd wiele przedsiębiorstw odłożyło ten etap wdrożenia na później, „na jutro”. Oczywiście wiemy, że to „jutro” było przysłaniane przez inne obowiązki, które jako firma musieliśmy realizować wcześniej.

Gdyby państwo faktycznie zachęciło przedsiębiorstwa do tego, by wprowadziły te faktury szybciej, pewnie dziś – w okresie powszechnej pracy zdalnej – te firmy byłyby dużo spokojniejsze. Wprowadzono wiele narzędzi, jak chociażby JPK, ale wszelkie tego typu rozwiązania przedsiębiorcy traktują jako obowiązek. Nie lobbuje się wprowadzania wspomnianych narzędzi w sposób dobrowolny.

Posłuchajcie całej rozmowy, z której dowiecie się:

• W jaki sposób cyfrowe dane mogą wspomagać efektywniejsze zarządzanie biznesem?
• Czemu mniejsze firm z mniejszymi budżetami śmielej korzystają z rozwiązań technologicznych?
• Co transformacja cyfrowa daje biurom rachunkowym i księgowym?
• Jakie dane można znaleźć w JPK?

Dla tych, którzy chcą zgłębić temat e-fakturowania, odsyłamy do raportu „Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP”, który w Sage przygotowaliśmy wspólnie z Fundacją Digital Poland i w którym komentarza udziela także Agnieszka Kozak, gość studia Sage i wiceprezes zarządu Zorius.