W ślad za innymi państwami europejskimi, w oparciu o dokumentację OECD, Polska od lipca 2016 roku rozpoczęła wdrożenie kompleksowej elektronicznej wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi. Mogłoby się wydawać, że to nic nowego, ponieważ z przekazywaniem danych do urzędów w formie elektronicznej, podatnicy już od dawna mają do czynienia.

Jako przykłady, można tutaj wymienić elektroniczne raportowanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Głównego Urzędu Statystycznego czy PFRON. Jednak przesyłanie do urzędów deklaracji i raportów w formie elektronicznej, jakie do tej pory realizowali przedsiębiorcy, było zupełnie inne niż to, jakie obecnie wprowadza Jednolity Plik Kontrolny wraz ze zmianami towarzyszącymi.

Na czym polega ta rewolucyjna zmiana? Elektroniczna wymiana danych z urzędami, za pośrednictwem struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, wymaga od podatnika posiadania programu komputerowego, za pomocą którego będzie możliwe przygotowanie plików JPK. Jednak sama funkcjonalność oprogramowania pozwalająca na generowanie struktur JPK, to tylko niewielka część tego, z czym muszą obecnie zmierzyć się podatnicy.

Mechanizm powstawania struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego polega na tym, że odpowiednie dane pobierane są bezpośrednio z programów komputerowych, z którego korzysta przedsiębiorca i eksportowane ich do plików w formacie xml. Oznacza to, że podatnik nie przygotowuje tych danych ręcznie oraz to, że dane jakie mają zasilać struktury JPK powinny być poprawne, kompletne i zgodne z przepisami. Aby to było możliwe, podatnik powinien tak pokierować swoimi działaniami, aby każda informacja, jaka trafia do systemu komputerowego, była zweryfikowana, by ryzyko niepoprawnych danych w systemie było minimalne

Cyfryzacja administracji podatkowej nabiera tempa

Wdrożenie elektronicznej wymiany danych pomiędzy podatnikami a urzędem podatkowym, za pomocą struktur JPK, wprowadza zupełnie nowy mechanizm tworzenia tych danych, a mianowicie pobierane one są bezpośrednio z programów komputerowych. W związku z tym, istotnymi kwestiami dla przedsiębiorców stają się takie sprawy jak: posiadanie funkcjonalności generowania struktur JPK w wykorzystywanym oprogramowaniu, współpraca wszystkich modułów, dążenie do wewnętrznej elektronicznej wymiany danych między modułami, kompetencje pozwalające na kontrolę danych pod kątem ich poprawności, zanim zostaną wprowadzone do systemów informatycznych. Obecnie podstawowym wyzwaniem, jakie staje przed podatnikiem, jest zadbanie o prawidłowe dane w systemach informatycznych.

Oczywistym jest, że jeśli do programu komputerowego zostaną wprowadzone niepoprawne dane, w sposób nie spełniający wymogów prawa, wówczas mechanizm tworzenia struktur JPK, pobierze te niepoprawne dane i przekaże je do urzędu. Dlatego ustawodawca tak wielki nacisk położył na tzw. „należytą staranność” oraz ocenę tego czy czynności wykonane zostały „w dobrej wierze”.

Czym jest należyta staranność?

Definicję należytej staranności można znaleźć m.in w Kodeksie Cywilnym, art. 355:

§ 1. Dłużnik obowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (należyta staranność).

§ 2. Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

W kontekście art. 355 k.c., sądy wydały 68 orzeczeń. Przeglądając te orzeczenia, można przywołać kilka sformułowań, jakie tam się pojawiają: należyta staranność vs rażące niedbalstwo, działanie świadczące o tym, że ktoś zrobił wszystko, aby wykonać swoje zadanie jak najlepiej, należyta staranność w przełożeniu na reguły proceduralne, należyta staranność obejmuje także znajomość obowiązującego prawa i następstw z niego wynikających, należytą staranność należy oceniać w rozsądnych granicach.

W świetle przepisów, jakie ostatnio zaczęły obowiązywać, ustawodawca właśnie oczekuje należytej staranności w rozliczaniu podatków przez przedsiębiorców. Istotnym jest, aby z jednej strony podatnik dołożył tę oczekiwaną staranność rozliczając się z fiskusem, ale by z drugiej strony nie został obarczony nadmiernymi obowiązkami wynikającymi ze źle pojętej należytej staranności.

Należytą staranność warto też widzieć w kontekście działań „w dobrej wierze”, chociaż przedsiębiorca powinien też mieć świadomość tego, że ta dobra wiara, nie usprawiedliwi wszystkiego. Poza tym, dużo lepiej jest się zabezpieczyć przed niechcianymi skutkami swych działań, niż później tłumaczyć i oczekiwać wyrozumiałości fiskusa, bo z tą bywa bardzo różnie.

Należyta staranność w świetle wytycznych Ministerstwa Finansów

W czerwcu zeszłego roku Ministerstwo Finansów zaprosiło do konsultacji podatkowych na temat listy przesłanek należytej staranności. W konsultacjach wzięło udział 69 podmiotów, dzieląc się swoimi uwagami na temat przesłanek należytej staranności. Na bazie tego materiału Ministerstwo Finansów obiecało przygotować listę czynności weryfikujących, która ma służyć podatnikom jako pomoc przy kontroli danych wprowadzanych do systemów informatycznych. Forma, jaką ma przyjąć lista, to objaśnienia podatkowe, czyli instrument który będzie miał walor ochronny o jaki postulowali podatnicy, który wykaże należytą staranność podatnika, jeśli kontrola danych zostanie według niej przeprowadzona

Analizując materiał, jaki został nadesłany w trakcie trwania konsultacji, można było stwierdzić, że zawiera on wiele cennych informacji i rozwiązań, które mogą być wykorzystane nie tylko na użytek rozliczenia podatku VAT, ale szeroko pojętej staranności w weryfikacji i ewidencji danych. Najczęściej powtarzane czynności kontrolne, jakie powinien wykonać podatnik w celu sprawdzenia danych, przed wprowadzeniem dokumentu (faktury) do systemu informatycznego to: pozyskanie informacji o statusie podatnika na podst. art. 96 ustawy o VAT weryfikacja podmiotu pod katem VAT, VIES, weryfikacja w bazie REGON i bazie KRS sprawdzenie posiadania wymaganych koncesji i zezwoleń wypłacalność kontrahenta – sprawdzenie czy opłaca ZUS, podatki, baza KRD weryfikacja otrzymanych towarów z zafakturowanymi weryfikacja rachunku bankowego, czy należy do danego podmiotu.

25 kwietnia 2018 roku Ministerstwo Finansów opublikowało Metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych. Metodyka ta przeznaczona jest dla urzędników skarbowych, by stosowali ją podczas kontroli podatku VAT. Podatnicy oczekiwali, że ministerstwo przygotuje listę, według której będzie możliwe wykonanie czynności kontrolnych, które zagwarantuje podatnikowi nie tylko pewność dołożenia należytej staranności podczas ewidencji danych, ale również zabezpieczy ich przed nieuczciwymi kontrahentami. Lista ta miała mieć walor ochronny oraz status objaśnień podatkowych, o których mowa w art. 14a § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Stało się inaczej.

Nie dość, że ministerstwo wybrało adresatów publikacji innych, niż pierwotnie zakładano (urzędnicy skarbowi, a nie podatnicy), to bardzo zawężono obszar objęty wsparciem przy stosowaniu należytej staranności. Metodyka precyzuje tylko czynności należytej staranności dla transakcji krajowych i dla nabyć towarów. A gdzie usługi? A gdzie nabycia unijne? Import? Uczestnicy konsultacji podatkowych przedstawiali również postulaty objęcia opracowaniem także sprzedaży, dostaw wewnątrzwspólnotowych i eksportu. Jakie wyzwania stoją teraz przed podatnikami? Na pewno warto, by zapoznali się z Metodyką, która znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów, ale muszą też mieć świadomość, że ten dokument nie załatwi im wszystkiego. Należy wziąć pod uwagę dodatkowe ważne aspekty. Pierwszą ważną rzeczą, jaką należy sobie uświadomić jest to, że zgodnie z Metodyką, kontrola, zarówno formalna, jak transakcji, MUSI odbyć się przed nawiązaniem relacji kupieckiej. Innymi słowy, to nie księgowy czy dział księgowości powinien realizować czynności kontrolne z należytą starannością, a odpowiednio przygotowany pracownik-specjalista lub sam przedsiębiorca, gdy jest to mały podmiot.

Druga ważna kwestia jest taka, że dla nabyć unijnych i importu listę czynności kontrolnych, które wykażą należytą staranność, podatnik powinien opracować sam, zgodnie z własnym profilem biznesu i potrzebami. Tutaj założenie jest takie samo: weryfikacja formalna i weryfikacja transakcji musi się odbyć przed nawiązaniem relacji. Trzeci aspekt obecnej rzeczywistości gospodarczej jest taki, że nic nie umknie fiskusowi, ponieważ dane podatników będą kontrolowane na bieżąco poprzez odpowiednie struktury JPK. Oznacza to, że podatnik powinien dołożyć należytej staranności do wszelkich operacji realizowanych w swojej organizacji, zwłaszcza tych, które dotyczą rozliczeń podatkowych z organami skarbowymi. Tutaj uczestnicy konsultacji podatkowych postulowali objecie kontrolą również procesów sprzedaży, dostaw unijnych i eksportu. Na koniec można stwierdzić, że przed przedsiębiorcami stanęło wiele wyzwań, z którymi muszą się zmierzyć. Sprawy, które do tej pory były odkładane na później, teraz stają się pilne. Można tutaj wymienić na przykład: informatyzację organizacji, spójne systemy informatyczne, opracowane procedury dla realizowanych w przedsiębiorstwie procesów czy zarządzanie ryzykiem.

Dobra wiadomość jest taka, że efektem tych wszystkich działań powinny być uporządkowane procesy biznesowe, poprawne i zgodne z przepisami dane w systemach informatycznych, zmniejszenie ryzyka nawiązania współpracy z nieuczciwym kontrahentem oraz zdecydowane podniesienie kompetencji wszystkich osób zaangażowanych.