Sprawozdanie finansowe (e-sprawozdanie finansowe)

Sprawozdanie finansowe to oficjalny dokument przedstawiający wyniki finansowe oraz sytuację finansową podmiotu w danym roku obrachunkowym. Sprawozdanie przygotowuje się za dany rok po zamknięciu ksiąg.

Sprawozdania finansowe muszą mieć ustrukturyzowaną i ustandaryzowaną formę

Co ważne, sprawozdania finansowe są przygotowywane na użytek zewnętrzny, dlatego zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny mieć ustandaryzowaną formę. Określa na to ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r., w której wskazano, że sprawozdania finansowe sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej urzędu obsługującego Ministerstwo Finansów (zob. art. 45 ust. 1g i 1h). Ustawa wymienia zarówno podmioty składające sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego, jak i te, które sporządzają je zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Należy jednak zwrócić uwagę (stan na 31 stycznia 2020 r.), że na stronie resortu finansów napisano, że obecnie struktury logiczne oraz format dla sprawozdań sporządzanych zgodnie z MSR nie będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej. To oznacza, że podmioty sporządzające sprawozdania wg MSR mogą przygotować je w wybranej przez siebie strukturze logicznej, natomiast bezwzględnie musi mieć one postać cyfrowego pliku.

Ustawa o rachunkowości wskazuje również, jakie informacje powinny znaleźć się w sprawozdaniu finansowym. Są to (zob. art. 45 ust. 2):

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informacje dodatkowe w postaci wprowadzenia do sprawozdania finansowego i objaśnień.

Dodatkowo w sprawozdaniach sporządzanych przez jednostki podlegające corocznemu badaniu (określone w art. 64 ust. 1. Ustawy) powinno się znaleźć zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych zestawienie zmian w aktywach netto oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Kto zobowiązany jest przesyłać roczne sprawozdania finansowe?

Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do KRS w rejestrze przedsiębiorców. Ponadto od początku 2020 r. weszły w życie nowe przepisy, które objęły obowiązkiem przesłania rocznych sprawozdań wszystkie podmioty niewpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS, ale rozliczające się z CIT. Podmioty te mają przesyłać sprawozdania nie do KRS, lecz do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dotyczy to m.in. osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe oraz podmiotów wpisanych w KRS do rejestru stowarzyszeń i innych organizacji.

Ważne terminy

Sprawozdania finansowe należy sporządzić i podpisać najpóźniej w terminie trzech miesięcy liczonych od dnia bilansowego, natomiast termin na sprawdzenie dokumentu wynosi sześć miesięcy od dnia bilansowego. Różne są wymagania co do terminów składania sprawozdań. Podmioty raportujące do KRS powinny zrobić to najpóźniej do 15. dnia liczonego od daty zatwierdzenia sprawozdania. Podatnicy CIT raportujący do KAS (niewpisani do rejestru przedsiębiorców) – w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Z kolei podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe obowiązuje termin przesłania sprawozdania taki, jak dla rocznego zeznania podatkowego od osób fizycznych, czyli do 30 kwietnia danego roku za rok poprzedni.

Sprawozdania finansowe można wysyłać wyłącznie drogą elektroniczną!

Od 2020 r. już wszystkie podmioty sporządzające sprawozdania finansowe mają obowiązek przygotowania ich i przesłania w formie elektronicznej (czy to do KRS, czy do KAS) w ściśle określonej formie – strukturze logicznej zwanej też JPK_SF (na razie z wyjątkiem sprawozdań przygotowanych wg MSR). Warto podkreślić, że choć mówi się o obowiązującym cyfrowym formacie sprawozdania, na stronie Ministerstwa Finansów dostępnych jest wiele struktur logicznych przeznaczonych do użytku różnego rodzaju podmiotów. Wymaganie elektronicznej i ustrukturyzowanej formy pliku sprawozdania finansowego oznacza, że przesłanie dokumentu w formie papierowej lub w formie elektronicznej innej od przewidzianej (np. w postaci pliku PDF opatrzonego podpisem elektronicznym), nie będzie skuteczne.

 Uwaga: sprawozdania finansowe powinny być opatrzone podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zaufanym lub cyfrowym podpisem elektronicznym) przez każdego z członków zarządu.

 e-Sprawozdanie finansowe przygotuje program finansowo-księgowy

Gros pracy związanej z przygotowaniem sprawozdania finansowego można zautomatyzować dzięki oprogramowaniu finansowo-księgowemu. Wsparcie informatyczne jest wręcz niezbędne ze względu na konieczność zintegrowania danych finansowych do formatu XML wymaganego przez strukturę logiczną pliku. W tym miejscu warto podkreślić, że struktura logiczna nie obejmuje informacji dodatkowych, które dołącza się do sprawozdania. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie sprawozdania dodaje te informacje w postaci skanów.