Rejestry VAT

Czym są rejestry VAT? 

Rejestr VAT to wyodrębniona ewidencja sprzedaży oraz zakupów (odpowiednio Rejestr sprzedaży VAT i Rejestr zakupów VAT) podatnika prowadzona na użytek właściwego rozliczania podatku VAT oraz prawidłowego dokumentowania rozliczeń – tzn. zgodnie z obwiązującą ustawą o podatku od towarów i usług. Prowadzenie rejestrów VAT jest obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT (zob. art. 109 ust. 3 ustawy). Obowiązkiem tym nie są natomiast objęci podatnicy, którzy są zwolnieni podmiotowo z podatku (nie rozliczają się z VAT) oraz ci, którzy prowadzą wyłącznie czynności nieopodatkowane (sprzedają towary lub usługi, które z mocy ustawy nie są objęte VAT).

Rejestr VAT jest niezbędny do tego, by przygotować zeznanie podatkowe w formie deklaracji VAT, a także Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT).

Prowadzenie rejestrów najczęściej jest zautomatyzowane – dane trafiają do nich po zarejestrowaniu w oprogramowaniu finansowo-księgowym faktur VAT (zakupów oraz sprzedaży). Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie dane z faktur ewidencjonowanych w firmie mogą znaleźć się w Rejestrze zakupów VAT. Wydatki, z tytułu których podatnikowi nie wolno dokonywać odliczeń VAT, jak również wydatki związane z czynnościami zwolnionymi z VAT lub nieopodatkowanymi, nie powinny trafić do takiego rejestru.

W rejestrach VAT powinny się znajdować następujące kategorie informacji: kwota podatku należnego, kwoty podatku naliczonego (obniżające VAT należny), kwoty netto będące podstawą opodatkowania dla obliczenia wartości podatku naliczonego, dane pozwalające określić przedmiot i podstawę opodatkowania oraz kwoty do przelania do urzędu w formie podatku należnego lub kwoty nadpłacone w formie podatku naliczonego.