Księgi rachunkowe (pełna księgowość)

Do czego służą księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe to ściśle określone rejestry danych będących zbiorczym, chronologicznym zestawieniem informacji o obrotach i saldach, aktywach i pasywach oraz operacjach gospodarczych dokonanych przez podmiot (podatnika) w danym roku podatkowym.

Księgi rachunkowe składają się z następujących zbiorów danych:

• Dziennik – zawiera chronologiczne dane o operacjach dokonanych w roku podatkowym. Dane z dziennika prowadzone są w taki sposób, by zapisy dotyczące poszczególnych operacji można było powiązać z odpowiadającymi im zarchiwizowanymi dowodami księgowymi.
• Księga główna – zawiera tzw. księgowe konta syntetyczne, na których dokonuje się zapisów odzwierciedlających dokonane operacje. W księgowości obowiązuje zasada podwójnego zapisu, co oznacza, że każde zdarzenie zapisuje się na odpowiednim koncie księgi głównej, a następnie ten sam zapis z zachowaniem zgodności danych nanosi się na koncie w księdze pomocniczej.
• Księga pomocnicza (zwana też księgą kont analitycznych) – zawiera bardziej szczegółowe dane dotyczące księgowanych operacji w księdze głównej. Księgę pomocniczą prowadzi się dla wielu składników, m.in. rozrachunków z klientami, rozliczeń z pracownikami, środków trwałych, sprzedaży i zakupów, kosztów, składników aktywów itd.
• Zestawienie obrotów i sald – zawiera zestawienie danych z księgi głównej i pomocniczej w celu weryfikacji poprawności zapisów księgowych (w ciągu roku zestawienie sporządza się systematycznie na koniec każdego miesiąca).
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) jest sporządzany przez jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Przygotowanie inwentarza powinno odbyć się na podstawie inwentaryzacji aktywów i pasywów podmiotu z uwzględnieniem ich wyceny (zgodnie z rozdziałem 4 Ustawy o rachunkowości).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych nazywane jest też pełną księgowością. W odróżnieniu od księgowości uproszczonej prowadzenie ksiąg rachunkowych jest najbardziej zaawansowaną metodą ewidencji zdarzeń gospodarczych mających wpływ na finanse przedsiębiorstwa. Zgodnie z obwiązującymi w Polsce przepisami niektórzy przedsiębiorcy (w tym także organizacje) są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pozostali podatnicy mogą zdecydować się na pełną księgowość, ale jest to tylko ich wolny wybór.

Dla kogo pełna księgowość

Co do zasady pełną księgowość muszą prowadzić: spółki kapitałowe, czyli spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością, a także spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne. Ponadto obowiązek prowadzenia pełnej księgowości spoczywa na pozostałych przedsiębiorstwach, w tym spółkach cywilnych i jawnych a także osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zawsze gdy ich roczne przychody przekroczą 2 mln euro (równowartość w złotych). Ponadto pełną księgowość zobowiązane są prowadzić:

• organizacje i podmioty finansowe działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
• przedstawicielstwa firm zagranicznych;
• jednostki otrzymujące z budżetu państwa lub od samorządu terytorialnego lub funduszy celowych środki finansowe (dotacje lub subwencje) na realizację zadań zleconych;
• jednostki budżetowe, województwa, powiaty i gminy.

(Zob. art. 2 ust. 1 Ustawy o rachunkowości)