Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Czym jest KSeF?

Krajowy  System  e-Faktur  (KSeF)  to  ogólnopolski  system  teleinformatyczny,  wprowadzający jednolity standard faktury elektronicznej (ustrukturyzowanej). Faktura ustrukturyzowana generowana jest w formacie .xml, do czego konieczne jest używanie odpowiedniego oprogramowania. Docelowo, korzystanie z KSeF będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorstw zarejestrowanych w Polsce i wystawiających faktury VAT. Poza KSeF nie będzie możliwe wygenerowania.

Korzystanie z KSeF oznacza konieczność zmian wielu procesów biznesowych po stronie przedsiębiorstw, np. obiegu dokumentów kosztowych czy procesów sprzedażowych.

W sytuacji, gdy przygotowana faktura zostałaby przesłana kontrahentowi z pominięciem KSeF, dla fiskusa nie będzie ona dokumentem spełniającym kryteria ustawy, a zatem nie będzie też stanowiła podstawy do rozliczeń księgowych. Faktury ustrukturyzowane można wystawiać np. korzystając z komercyjnych programów lub bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. System został wyposażony w interfejs programistyczny (API), który pozwala integrować z nim zewnętrzne systemy informatyczne i aplikacje. Dzięki temu użytkownicy np. Symfonii KSeF mogą korzystać z wielu udogodnień w zarządzaniu fakturami ustrukturyzowanymi, niezależnie od tego jakiego oprogramowania księgowego lub sprzedażowego używają.

KSeF: Jak wysłać fakturę do systemu?

Aby wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, należy założyć konto na platformie KSeF. W kolejnym kroku należy wyznaczyć listę osób fizycznych uprawnionych do odbierania faktur. Wygenerowaną fakturę w formacie .xml należy wysłać na platformę ministerialną. Wysyłkę należy autoryzować za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Następnie system nadaje numer identyfikacyjny dokumentu.

KSeF: Jak pobrać fakturę?

Aby pobrać fakturę z systemu, należy zalogować się do KSeF, wybrać dokument i pobrać z platformy. Trzeba pamiętać, że KSeF nie wysyła informacji o tym, że w systemie pojawiła się faktura. Podatnik musi więc samodzielnie monitorować cyklicznie system i sprawdzać czy nie pojawiły się w nim nowe dokumenty. Alternatywą jest korzystanie z Symfonii KSeF, która robi to automatycznie, a po pobraniu wystawionych dokumentów przesyła je do programu księgowego w celu rozliczenia.