Kontrole biznesowe

Co to są kontrole biznesowe?

W omawianym poniżej kontekście pojęcie kontroli biznesowych należy odnosić do art. 106m Ustawy o VAT (z 11 marca 2004 r.). Artykuł ten mówi, że podatnik rozliczający VAT określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Chodzi rzecz jasna o dokumenty będące podstawą rozliczeń podatkowych (faktury zakupu i sprzedaży). Autentyczność pochodzenia należy rozumieć jako wykazanie, że ma się pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług albo wystawcy faktury. Przez integralność treści należy rozumieć pewność, że w fakturze nie zmieniono danych.

Co istotne, ustawa stwierdza, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury podatnik zapewnia „za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Ustawa mówi ponadto, że „poza mechanizmami kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralności treści są zachowane w przypadku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa ta przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych”. Warto w tym miejscu wspomnieć, że takim narzędziem jest m.in. platforma Symfonii do wymiany faktur elektronicznych, czyli serwis MiędzyFirmami.pl.

Tłumacząc przytoczony art. 106m Ustawy o VAT na język bardziej zrozumiały, można powiedzieć, że firma rozliczająca VAT poprzez wdrożenie dowolnych wewnętrznych procedur i narzędzi (czyli właśnie kontroli biznesowych) po pierwsze ma być w stanie udowodnić swoją dobrą wolę w działaniach gospodarczych odnoszących się do rozliczeń podatkowych, a po drugie ma dochować należytej staranności w rozliczeniach VAT. Należytą staranność należy tu rozumieć m.in. jako zdolność do identyfikacji ryzyka gospodarczego, w tym ryzyka nieświadomego udziału w przestępstwach lub nadużyciach podatkowych. Wdrożone kontrole biznesowe mają ustalać „wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą”. Dlaczego? By w przypadku kontroli organów skarbowych służby księgowe przedsiębiorstwa mogły uniknąć ryzyka zakwestionowania odliczeń podatkowych dokonanych w VAT i ewentualnego pociągnięcia do odpowiedzialności karnej i skarbowej.

Wiarygodna ścieżka audytu ustala i dokumentuje faktyczny związek między fakturami a zdarzeniami gospodarczymi, natomiast kontrole biznesowe dają pewność, że rozliczone faktury rzeczywiście pochodzą od konkretnych dostawców oraz że zawarte w nich treści nie uległy zmianie. Kontrole biznesowe mają również odniesienie do weryfikowania zdarzeń gospodarczych pod kątem potencjalnego ryzyka podatkowego (dotyczy to np. weryfikowania kontrahentów, czy figurują w rejestrze czynnych podatników VAT, KRS czy CEiDG). Sposób organizacji kontroli podatkowych jest w pełni wolnym wyborem podatnika. Oczywiście kluczowe znaczenie w zakresie skutecznych i wygodnych w zastosowaniu kontroli biznesowych (dla użytkowników i dla kontrolerów skarbowych) mają rozwiązania informatyczne, głównie systemy wspomagające sprzedaż, zakupy, finanse i księgowość – odpowiednio zintegrowane z ustalonymi wewnątrz organizacji procedurami i dobrymi praktykami.