Kasowa metoda rozliczania VAT (faktura metoda kasowa)

Co to jest kasowa metoda rozliczania VAT? 

Mikroprzedsiębiorcy oraz mali podatnicy będący czynnymi podatnikami VAT mają możliwość wyboru szczególnej formy rozliczania podatku – tzw. metody kasowej (zwanej też metodą uproszczoną).

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) mały podatnik uzyskuje w ciągu roku podatkowego sprzedaż brutto (czyli liczoną razem z podatkiem) nie większą niż 1,2 mln euro. Limit obowiązujący w danym roku podatkowym jest przeliczany po kursie średnim ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku ubiegłego. Uwaga: od stycznia 2020 r. limit ten zostaje podniesiony do 2 mln euro, co istotnie poszerzy grono małych podatników upoważnionych do skorzystania z metody kasowej.

Na czym polega metoda kasowa?

Co do zasady w metodzie kasowej podatek VAT rozlicza się w odniesieniu do terminów, w jakich podatnik otrzymał płatność za wystawione faktury sprzedaży oraz dokonał płatności za faktury zakupowe (zob. art. 21 ust. 1, pkt.1). Innymi słowy zobowiązanie podatkowe w VAT powstaje po rzeczywistych transakcjach związanych z regulowaniem należności za ewidencjonowane faktury VAT – dopiero przepływ pieniężny przesądza o tym, że kwoty VAT podatnik ujmuje w deklaracjach, JPK i rejestrach. Terminy wystawienia faktur czy dostaw towarów i usług nie mają dla rozliczeń podatku znaczenia. W zasadzie ogólnej, w odróżnieniu od metody kasowej, zobowiązanie podatkowe powstaje już w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi (zob. art. 19 ustawy o VAT).

Jak to przekłada się na praktykę? Jeśli podatnik wystawia faktury w danym miesiącu (lub kwartale przy rozliczeniach kwartalnych) i nie uzyskuje w terminie płatności, w metodzie kasowej nie musi wykazywać w deklaracjach należnego podatku VAT i nie musi odprowadzać go do urzędu skarbowego aż do momentu, gdy kontrahent zapłaci. Do czasu rozliczenia również kontrahent podatnika nie może odliczyć po swojej stronie VAT z tytułu nieopłaconej faktury zakupu. Warunkiem odliczenia jest zapłata zobowiązania podatnikowi. W metodzie ogólnej, w sytuacji gdy nabywca nie płaci za fakturę, podatek należny musi zostać rozliczony i zapłacony, co oczywiście negatywnie wpływa na płynność finansową podatnika. Mechanizm metody kasowej działa też w przypadku faktur zakupowych – dopiero po ich zapłacie podatnik może wynikające z niej kwoty VAT odliczyć od podatku należnego za okres, w którym dokonał płatności. Kasowy model rozliczeń VAT jest więc bardziej sprawiedliwy, ponieważ odnosi się do faktycznych przepływów finansowych, a nie do zapisów księgowych. W sytuacji gdy kontrahent zapłaci jedynie część należności, podatnik rozlicza podatek tylko w tej części.

W powszechnej opinii metoda kasowa jest korzystna dla przedsiębiorców, szczególnie w przypadku występowania sytuacji, w których kontrahenci podatnika nie regulują zobowiązań w terminie. Dla takich kontrahentów metoda kasowa stanowi pewien bodziec motywujący do zapłaty ze względu na potrzebę odliczenia VAT. Wadą metody kasowej jest konieczność prowadzenia ewidencji przepływów finansowych pod kątem rozpoznawania momentów powstania zobowiązań podatkowych. Mankamentem jest też kilkukrotne rozliczanie VAT z jednej faktury, gdy zapłata za nią przychodzi w częściach w różnych okresach rozliczeniowych.

Ważny limit 180 dni dla metody kasowej

Warto dodać, że ustawa wyraźnie wskazuje, iż metoda kasowa działa tylko do pewnego momentu – art. 21. ust. 1 pkt. 2 mówi, że po upływie 180 dni od dnia dostawy towaru lub wykonania usługi w przypadku braku zapłaty podatnik rozpoznaje zobowiązanie podatkowe (czyli musi odprowadzić VAT należny od niezapłaconej faktury). Trzeba jednak w tym miejscu dodać, że w takich przypadkach podatnik może uciec się do instytucji ulgi na złe długi, która chroni go przed nadpłaceniem podatku od niezapłaconych faktur sprzedaży. Z ulgi na złe długi można skorzystać już po 90 dniach liczonych od terminu płatności za fakturę (przed 2019 r. okres ten wynosił 150 dni).

Dobrowolność wyboru metody kasowej

Metoda kasowa jest dobrowolna. Aby móc z niej skorzystać, podatnik powinien zawiadomić o tym na piśmie naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym będzie stosował metodę kasową (zob. art. 21, ust. 2). Rezygnacja z metody kasowej jest możliwa po upływie 12 miesięcy jej stosowania – tu także wymagane jest pisemne zawiadomienie urzędu skarbowego. Metodę kasową mogą stosować podatnicy przyjmujący kwartalny model rozliczeń podatków.

Oznaczenia na fakturze VAT podatnika

Podatnik wystawiający fakturę w metodzie kasowej musi umieścić na niej wyraźne oznaczenie informujące odbiorcę: „Faktura metoda kasowa”. Poza tym oznaczeniem wszystkie pozostałe elementy pozostają bez zmian w stosunku do zwykłych faktur VAT.