Finanse i księgowość (FK)

Czym są finanse i księgowość (FK)?

Przepływy finansowe w organizacji i wywierane przez nie skutek, właściwa ewidencja zdarzeń gospodarczych, prawidłowe rozliczanie podatków, zobowiązań i majątku przedsiębiorstwa – wszystko to określamy terminem finanse i księgowość (F-K). Dla jednych F-K nasuwa natychmiastowe skojarzenie z kierunkiem studiów, dla innych z zawodem księgowego czy dyrektora finansowego. Dla nas w Symfonii, F-K to przede wszystkim profesjonalne oprogramowanie, które wspiera użytkowników, firmy i biura rachunkowe w prawidłowej i rzetelnej księgowości oraz w obsłudze pionów finansowych – w małych, średnich i dużych, polskich i zagranicznych przedsiębiorstwach.

W zasadzie wszystkie organizacje istnieją dzięki przepływom finansowym – tak wewnątrz nich samych, jak i między nimi a ich środowiskiem zewnętrznym. A wszędzie gdzie przepływa pieniądz, tam musi być także ewidencja i właściwe rozliczanie finansów, z zachowaniem rzetelności. Rzetelność to z jednej strony konieczność działania zgodnego z obowiązującymi przepisami, a z drugiej strony – z wytycznymi właściciela biznesu. Wymóg rzetelności odnosi się nie tylko do prawidłowego obliczania i odprowadzania podatków. Dotyczy on również rozliczania wynagrodzeń pracowników, prowadzenia rozrachunków z kontrahentami – zarówno należności, jak i zobowiązań – amortyzacji środków trwałych, rozliczania wewnętrznych procesów, które choć generują koszty, to jednak pozwalają pozyskiwać przychody i ostatecznie wypracowywać zysk. Rzetelność odnosi się też do obliczania majątku oraz do wszystkich funkcji sprawozdawczych – nie tylko na potrzeby organów administracji (przede wszystkim skarbowej), ale też na użytek osób zarządzających organizacją, które podejmując decyzje chcą wiarygodnych, aktualnych i spójnych danych.

To, w jaki sposób finanse i księgowość powinny być zorganizowane w firmie, warunkują obowiązujące przepisy, do których zalicza się przede wszystkim liczne grono ustaw. Wśród ważniejszych trzeba wymienić: ustawę o rachunkowości, Ordynację podatkową, ustawę o VAT, o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), o podatku od osób fizycznych (PIT), Kodeks pracy, Kodeks cywilny i szereg innych. Ponadto na organizację obszaru F-K w dużej mierze wpływa forma i przedmiot działalności gospodarczej. Przedsiębiorstwa małe i mikrofirmy, spółki cywilne i jawne mogą prowadzić tzw. uproszczoną księgowość; mają też możliwość wyboru różnych form opodatkowania. Spółki kapitałowe, komandytowe, partnerskie, a także stowarzyszenia, fundacje i jednostki sektora finansów publicznych muszą prowadzić księgi rachunkowe (tzw. pełną księgowość).

Oprogramowanie finansowo-księgowe – korzyści

Aby zapewnić rzetelność w rozliczaniu finansów i umożliwić firmie efektywne prowadzenie księgowości, w zasadzie niezbędne jest posiadanie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami. Biorąc pod uwagę fakt, ze kluczowe dla księgowości ustawy każdego roku są nowelizowane, oprogramowanie powinno na bieżąco być aktualizowane, tak aby prowadzone w nim rozliczenia odzwierciedlała bieżący stan prawny.

Niemniej ważne jest, by program finansowo-księgowy był prosty w obsłudze, zapewniał odpowiednią funkcjonalność i był zintegrowany (lub dawał się w łatwy sposób integrować) z rozwiązaniami informatycznymi wspierającymi inne obszary firmy (sprzedaż, zakupy, logistykę, produkcję, zarządzanie zasobami ludzkimi, obieg dokumentów itd.). Niewątpliwe korzyści z posiadania dobrego oprogramowania F-K to:

• zapewnienie firmie i księgowym działania zgodnego z przepisami,
• zapewnienie tzw. wiarygodnych ścieżek audytu na wypadek kontroli skarbowych, w tym ograniczenie do minimum ryzyka, jakie niesie niedochowanie przez księgowość należytej staranności,
• ograniczenie ilości błędów operacyjnych w rozliczeniach finansowych i w księgowości, w tym wychwytywanie błędów popełnianych przez użytkowników oprogramowania,
• oszczędność pieniędzy dzięki automatyzacji działań i procesów oraz skróceniu operacji,
• cyfryzacja procesów biznesowych, przyspieszenie obiegu dokumentów i informacji,
• podniesienie poziomu sprawozdawczości zarządczej – dzięki pełniejszym i dokładniejszym informacjom managerowie są w stanie podejmować lepsze decyzje,
• wsparcie obligatoryjnej sprawozdawczości (generowanie i przesyłanie do organów skarbowych deklaracji podatkowych, JPK, sprawozdań finansowych).

 Zawód głównego księgowego nie dla każdego

Główny księgowy pełni w organizacji jedną z najważniejszych funkcji, pozostając najczęściej w ścisłym, najwyższym kierownictwie jednostki. Wymóg zaufania właściciela i zarządu w stosunku do głównego księgowego znajduje odzwierciedlenie m.in. przepisach odnoszących się do osób mianowanych na to stanowisko w jednostkach sektora finansów publicznych (zob. art. 54 ust. 2 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Osoba, która ma zostać głównym księgowym w takiej jednostce, nie może być w przeszłości skazana (m.in. za przestępstwa karno-skarbowe, przeciwko mieniu, obrotowi gospodarczemu), musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych i korzystać z pełni praw publicznych, powinna mieć udokumentowane wykształcenie i doświadczenie zawodowe.