Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

E-book: Wszystko o e-fakturach

Inne tematy:

Szukaj informacji

Definicja

E-faktura (Faktura elektroniczna)

Do czego służy e-faktura?

E-faktura to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej, papierowej faktury. W myśl obecnie obowiązujących przepisów co do formy e-faktura jest w pełni tożsamym i równie ważnym dokumentem jak faktura papierowa, zarówno z punktu widzenia administracji skarbowej, przedsiębiorców, jak i pozostałych podatników. Z tego względu przepisy, które określają, jaką konstrukcję faktury i zakres zawartych na niej informacji, a także na jakich zasadach należy je przechowywać, stosuje się również do jej wersji elektronicznej.

E-faktura to nie tylko obraz!

Na e-fakturę należy patrzeć w dwóch kontekstach. Warto je rozwinąć, aby zrozumieć, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą wygenerować konkretne i niemałe oszczędności. Pierwszy i oczywisty kontekst odnosi się do samej formy e-faktury. Ponieważ jest to plik elektroniczny, można go wygodnie dystrybuować, czy to e-mailem czy poprzez platformy do wymiany plików między podmiotami (takich jak np. serwis miedzyfirmami.pl). To znaczne przyspiesza obieg dokumentacji nie tylko w samych firmach, ale generalnie w obiegu gospodarczym. Ponadto pliki cyfrowe łatwiej archiwizować przy dużo niższym koszcie w porównaniu z kosztami utrzymania archiwum papierowego. Pliki cyfrowe znacznie łatwiej się wyszukuje. E-faktura, dopóki nie zostanie wydrukowana, ma oczywiście wyłącznie postać obrazu wyświetlanego na ekranie komputera lub urządzenia mobilnego.

Drugi kontekst, znacznie mniej oczywisty dla milionów przedsiębiorców, odnosi się do danych zawartych w fakturze. Otóż w przypadku faktur papierowych bodaj największą bolączką księgowych jest przepisywanie danych z dokumentów do systemów informatycznych. Jest to paca niby prosta, ale jakże uciążliwa, czasochłonna i jednocześnie obarczona ryzykiem błędów, których konsekwencje mogą być naprawdę dotkliwe, bo przecież odnoszą się bezpośrednio do finansów i rozliczeń podatkowych. E-faktury dają szansę na wyeliminowanie wszystkich operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych i zastąpienie ich automatycznym przetwarzaniem. Aby tak się stało, system finansowo-księgowy musi umieć odczytać elektroniczną fakturę, czyli bezbłędnie zaimportować zawarte w niej dane niezbędne do tego, by fakturę właściwie zaksięgować i rozliczyć. Zwykły plik PDF, który obecnie jest najpowszechniejszym formatem e-faktury, nie spełnia takich kryteriów. Systemy księgowe nie widzą w zwykłym PDF danych, a sam plik wciąż pozostaje tylko obrazem do wyświetlenia na ekranie lub wydrukowania. Dla księgowego uciążliwość związana z przepisaniem danych w żaden sposób nie zostaje więc zlikwidowana.

Automatyzacja i oszczędności 

Dlatego właśnie wprowadzono standardy e-faktur, które polegają na zapisywaniu danych księgowych w plikach elektronicznych, tak by systemy mogły automatycznie pobrać z e-faktur dane i automatycznie je zaksięgować. Pierwszy w Polsce standard pozytywnie zweryfikowany przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (w odniesieniu do Dyrektywy Parlamentu UE w sprawie elektronicznego fakturowania w administracji publicznej) został opracowany przez Symfonię już w 2014 r., co pozwoliło zastosować go w oprogramowaniu Symfonii. Standard polega na dodaniu do pliku PDF tzw. metadanych, czyli wszystkich danych księgowych, takich jak nazwa kontrahentów, data sprzedaży, przedmiot sprzedaży, wartości netto, brutto, VAT itd. Użytkownik komputera nie widzi żadnej różnicy między tak wzbogaconym plikiem PDF a zwykłym PDF. E-faktura w tym standardzie jest oczywiście generowana przez oprogramowanie (np. sprzedażowe).

Zautomatyzowany obieg e-faktury

Dzięki standaryzacji e-faktur stworzono lepsze warunki do optymalizowania działań operacyjnych w obszarze obiegu faktur i księgowania. Jak może wyglądać zautomatyzowany proces? Sprzedawca wystawia w swoim systemie e-fakturę, którą jest automatycznie wysyłana do internetowej platformy wymiany plików (np. miedzyfirmami.pl). Stąd e-faktura trafia do systemu księgowego kontrahenta. System nabywcy pobiera z platformy dokument i automatycznie odczytuje z niego dane – dokonuje księgowania lub kieruje operację do bufora, aby mógł ją zweryfikować księgowy. Nikt niczego nie przepisuje, nie wysyła maili, nie drukuje, nie popełnia błędów.

Integralność formy i autentyczność pochodzenia

Ustawa o podatku od towarów i usług mówi, że stosowanie faktur w formie elektronicznej wymaga zapewnienia integralności ich treści oraz autentyczności pochodzenia. Zapewnienie integralności treści oznacza wykazanie, że w zaksięgowanym dokumencie nie zmieniono danych pierwotnych. Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć możliwość wykazania, że dokument pochodzi od konkretnego wystawcy faktury, mającego określoną tożsamość.

Korzyści

Popularyzacja elektronicznego fakturowania wspiera postępującą cyfryzację gospodarki i administracji państwowej, przynosząc wszystkim podmiotom wiele korzyści. Oto najważniejsze z nich:

  • niższe koszty związane z wygenerowaniem i przesłaniem faktury – nie potrzeba sprzętu do drukowania, tonerów ani papieru. Wystawca oszczędza na kopertach, znaczkach oraz czynnościach wysłania dokumentów tradycyjną pocztą;
  • odbiorca dużo szybciej otrzymuje fakturę – właściwie w momencie jej wysłania mailem lub przez internetową platformę do wymiany dokumentów;
  • archiwizacja dokumentów cyfrowych jest dużo tańsza w porównaniu z archiwizacją dokumentów papierowych – nie potrzeba przestrzeni na archiwa, a przedawnionych dokumentów nie trzeba utylizować. Dokument w wersji elektronicznej znacznie łatwiej wyszukać. Przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń można mieć do niego dostęp z dowolnego komputera. Poza tym właściciel danych cyfrowych ma możliwość ich przetwarzania np. w systemach analitycznych, dzięki czemu może uzyskiwać interesujące go analizy czy informacje;
  • integracja systemów nadania i odbioru e-faktur z oprogramowaniem finansowo-księgowym pozwala zautomatyzować procesy dekretacji i księgowania, dzięki czemu nabywca (odbiorca faktur) ma możliwość poczynienia znacznych oszczędności. Jest to jednak w pełni możliwe, gdy sprzedawca wystawia „prawdziwą” e-fakturę, czyli plik zawierający metadane księgowe. Tylko wtedy księgowi uwolnieni zostają od konieczności ręcznego przepisywania danych z e-faktury do systemów f-k.