Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

E-book: Wszystko o e-fakturach

Inne tematy:

Szukaj informacji

Definicja

Deklaracje podatkowe

Deklaracje to ściśle określone formaty dokumentów, które służą podatnikom do przekazania organom skarbowym określonych informacji. O tym, jaki rodzaj deklaracji należy wykorzystać do przekazania konkretnej informacji, mówią poszczególne ustawy, np. ustawa o VAT czy o podatku dochodowym, natomiast już na początku Ordynacji podatkowej, gdzie przytaczane są definicje podstawowych pojęć prawa podatkowego, za deklaracje uważa się „zeznania, wykazy, zestawienia oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci” (zob. art. 3 pkt 5). Deklaracje składają zatem nie tylko przedsiębiorcy, lecz wszyscy podatnicy, w tym osoby fizyczne nieprowadzące żadnej działalności gospodarczej (np. roczne zeznania podatkowe lub wykaz dochodów z najmu).

Za złożenie deklaracji i obliczenie podatku odpowiedzialny jest podatnik

Warto zwrócić uwagę na fakt, że mechanizm komunikowania się z administracją skarbową przez deklaracje podatkowe w zdecydowanej większości przypadków polega na tym, że to podatnik samodzielnie oblicza daniny, które ma odprowadzić do urzędu (ewentualnie wnioskuje o zwrot nadpłaconego podatku), a administracja skarbowa weryfikuje prawidłowość obliczeń i przesłanych informacji. Według zapowiedzi rządu w najbliższej przyszłości w Polsce zostaną wdrożone mechanizmy, które pozwolą obliczyć podatek dochodowy dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (chodzi o zeznania roczne ludności). Jeśli to się uda, będzie to oznaczać odwrócenie obowiązku w zakresie przygotowania zeznania. To podatnik będzie jedynie sprawdzał, czy urząd dobrze rozliczył jego podatek dochodowy.

Oprócz deklaracji podatkowych istnieją także deklaracje o charakterze informacyjnym. Wypełniając je, podatnicy nie obliczają podatków, a jedynie przekazują swoje dane (np. w postaci zgłoszeń rejestracyjnych).

Forma elektroniczna zamiast papieru

Deklaracje to chleb powszedni księgowych. W polskim prawie podatkowym mnogość typów deklaracji jest tak duża, że z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe staje się to, jak szybko i jak efektywnie księgowość lub kadry są w stanie przygotować właściwie wypełniony dokument. Każdy wzrost efektywności na tym polu to dla przedsiębiorcy znaczne oszczędności (a dla biura rachunkowego większe marże). Z tego względu możliwość zachowania formy elektronicznej dokumentów bardzo sprzyja redukcji kosztów operacyjnych. Po pierwsze dlatego, że e-deklaracje można wygenerować automatycznie z pomocą odpowiedniego oprogramowania, a po drugie dlatego, że dokumenty cyfrowe niemal automatycznie można przesłać do urzędu – bez drukowania, opłacania przesyłki pocztowej, bez wychodzenia z biura. Po trzecie: dokumenty w wersji elektronicznej dużo łatwiej i taniej archiwizować.

Zastąpienie papieru postacią elektroniczną w komunikacji z fiskusem ma oczywiste znaczenie dla środowiska naturalnego. W skali kraju to ogromna oszczędność papieru, która przekłada się na zachowanie znacznych połaci lasów. Cyfryzacja ma też pozytywne przełożenie na samą administrację skarbową, która systematycznie wdraża systemy informatyczne dla szybszej i skuteczniejszej kontroli podatników na podstawie analizy danych. Znaczną część pracy, jaką w przeszłości trzeba było wykonać na analizowanie wydrukowanych deklaracji, obecnie udaje się przenieść na typowanie do kontroli firm, które wykazują nieprawidłowości w swoich rozliczeniach. A zatem e-deklaracje odgrywają ważną rolę w uszczelnianiu systemu podatkowego.

W styczniu 2008 r. w Polsce ministerstwo finansów uruchomiło system e-Deklaracje, który umożliwił podatnikom składanie zeznań przed Internet. W miarę postępującej cyfryzacji administracji podatkowej elektroniczna komunikacja w zakresie przesyłania raportów do fiskusa również nabierała tempa. Od początku 2019 r. większość z najczęściej wypełnianych przez przedsiębiorców deklaracji można złożyć już wyłącznie drogą elektroniczną – przesłanie wydruku nie zostanie przez urząd uznane za doręczenie. Wdrożenie obowiązkowej formy elektronicznej dotyczy wszystkich deklaracji VAT oraz deklaracji PIT wystawianych przez pracodawcę za pracowników.

Co ciekawe, cyfryzacja administracji poszła już na tyle daleko, że obecnie dla fiskusa głównym punktem odniesienia w analizach prawidłowości rozliczeń podatkowych nie są już deklaracje, lecz dane zawarte w Jednolitych Plikach Kontrolnych (JPK). Skarbowy system analiz rozliczeń podatkowych w oparciu o JPK jest już na tyle dobry, że rząd zapowiedział zlikwidowanie deklaracji w podatku VAT jako raportów obligatoryjnych. Wdrożenie takiej decyzji byłoby dużym ułatwieniem w prowadzeniu działalności, a administracji ubyłoby sporo dokumentów do przetwarzania i archiwizacji.

Najczęściej generowane deklaracje

VAT-7 (VAT-7K) – składane przez podatników VAT czynnych do 25. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym. Podatnicy rozliczający się z VAT w okresach kwartalnych składają deklaracje VAT-7K po każdym kwartale. Pozostali podatnicy – VAT-7 co miesiąc.

VAT-UE – składane przez podatników dokonujących operacji wewnątrzwspólnotowych do 25. dnia miesiąca następującego po okresie, w którym dokonano czynności wewnątrzwspólnotowych.

PIT-4 – wysyłane do 20. dnia miesiąca po naliczeniu wynagrodzenia i składane przez pracodawców (płatników składek ZUS) za zatrudnionych pracowników. W PIT-4 znajdują się informacje o zapłaconych zaliczkach na podatek dochodowy pracowników.

PIT-5 – wysyłane do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale w zależności od trybu rozliczania podatku w prowadzonej działalności gospodarczej). W deklaracji znajdują się informacje o obliczonych zaliczkach na podatek dochodowy osób fizycznych osiągających dochody z działalności gospodarczej lub najmu.

PIT-28 – jest deklaracją składaną raz na rok do 31 stycznia roku kolejnego. Składają ją podatnicy płacący podatek w formie ryczałtu od przychodów, w tym także osoby osiągające przychody z tytułu najmu i opłacające od nich podatek ryczałtowy.

PIT-11 i PIT-8B – to deklaracje roczne składane przez pracodawców (również zleceniodawców), informujące o zapłaconych zaliczkach na podatek dochodowy pracowników oraz osób realizujących zlecenia. Deklaracja jest wysyłana zarówno do pracowników (i zleceniobiorców), jak i urzędów skarbowych właściwych dla miejsca zamieszkania pracowników i zleceniobiorców.

CIT-8 – jest to roczne zeznanie podatkowe firm posiadających osobowość prawną. Spółki prawa handlowego mają obowiązek złożyć CIT-8 do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (uwaga: niekoniecznie musi być to rok kalendarzowy).

PIT-36, PIT-37, PIT-38 – są to zeznania roczne składane odpowiednio przez: osoby fizyczne, w tym te, które prowadzą działalność gospodarczą rozliczaną według skali podatkowej lub uzyskują przychody z najmu rozliczane według skali podatkowej/osoby fizyczne, które w roku kalendarzowym uzyskały wyłącznie określone rodzaje przychodów (np. w formie wynagrodzenia na etacie lub umów zlecenia)/osoby fizyczne wykazujące przychody, koszty i zyski związane ze zbyciem papierów wartościowych lub udziałów w spółkach. Wszystkie powyższe deklaracje podatnicy mają obowiązek złożyć do 30 kwietnia – za poprzedni rok kalendarzowy.