Czynny podatnik VAT

Przedsiębiorca, który rozlicza podatek od towarów i usług (VAT), ma status podatnika czynnego w odróżnieniu od pozostałych przedsiębiorców mających status „podatników zwolnionych”, czyli tych, którzy nie rozliczają VAT. Być podatnikiem czynnym oznacza, że w zakresie obowiązków podatkowych przedsiębiorca oblicza już nie tylko podatek dochodowy (PIT lub CIT), ale także daninę od sprzedanych towarów i usług (VAT).

Z perspektywy firmy bycie podatnikiem czynnym wywiera wpływ na kilka obszarów działalności, takich jak sprzedaż, zakupy, finanse i księgowość. W jakim sensie?

• Każda sprzedaż podatnika czynnego jest opodatkowana VAT według obowiązującej tabeli stawek dla poszczególnych produktów i usług. Dokumentowanie sprzedaży odbywa się poprzez faktury VAT (lub paragony), gdzie przy pozycji sprzedaży widnieje kwota netto, kwota VAT oraz suma tych kwot, czyli wartość brutto. Sprzedaż powoduje powstanie u sprzedającego podatku VAT należnego, który podatnik winien jest odprowadzić do urzędu skarbowego po okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale, zależnie od przyjętego trybu rozliczeń VAT).
• W kontekście zakupów – podatnik czynny ma możliwość pomniejszania podatku VAT należnego, jaki winien jest odprowadzić do urzędu skarbowego, o wartość podatku naliczonego VAT wynikającą z faktur zakupu. Należy jednak pamiętać, że odliczeń w VAT można dokonać jedynie w zakresie, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania przez podatnika czynności opodatkowanych (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
• Rozliczanie VAT pociąga za sobą szereg obowiązków i zadań realizowanych przez księgowość lub biuro rachunkowe oraz dział finansowy. Do obowiązków tych należy: prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów, a także rejestrów VAT sprzedaży i zakupów w celu prawidłowego wykazania i obliczenia podatku VAT do zapłaty (lub zwrotu), wysyłanie po każdym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) do fiskusa obligatoryjnych zeznań podatkowych w postaci deklaracji VAT (VAT-7, a przy rozliczeniach kwartalnych VAT-7K), a także comiesięcznego wysyłania Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK). Konieczne jest także rozliczanie się z fiskusem z podatku VAT w ustalonych terminach. Każdy VAT-owiec doskonale wie, co ma się wydarzyć 25. dnia miesiąca – to termin, do którego trzeba zapłacić fiskusowi VAT należny oraz wysłać deklaracje VAT i JPK.

Kiedy podatnik staje się podatnikiem czynnym?

To, czy osoba fizyczna rejestrująca działalność musi od razu stać się czynnym podatnikiem VAT, zależy od charakteru prowadzonej działalności. W większości przypadków, dopóki przedsiębiorca nie osiągnie w ciągu roku odpowiednio wysokich obrotów (w 2019 r. limit ten określono na poziomie 200 000 złotych), przepisy pozostawiają wybór co do tego, czy rozliczać się z podatku VAT. Wyboru takiego nie mają natomiast przedsiębiorcy, których działalność została określona w art. 113 ust 13 ustawy. Jest to m.in. sprzedaż: towarów wymienionych w Załączniku nr 12 do ustawy o VAT, towarów objętych podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem m.in. energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych), budynków lub ich części, terenów budowlanych, nowych środków transportu oraz działalność polegająca na świadczeniu usług prawniczych, doradczych i jubilerskich. Wyboru nie mają też firmy, które nie mają siedziby działalności gospodarczej na terenie Polski. W przypadku ww. firm ich działalność musi być zgłoszona do urzędu skarbowego w celu dokonania rejestracji VAT (skutkującej wpisaniem firmy do rejestru podatników czynnych).

W przypadku pozostałych firm obligatoryjnej rejestracji dokonuje się dopiero po przekroczeniu wspomnianego limitu obrotów. Uwaga: w pierwszym roku działania firmy limit ten określa się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności.

Zgłoszenia rejestracyjnego VAT dokonuje się poprzez złożenie formularza VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku firm objętych obowiązkiem rejestracji zgłoszenia dokonuje się przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej (sprzedaży).

Urząd samodzielnie może wykreślić podatnika z rejestru

Warto podkreślić, że urząd skarbowy ma prawo wykreślać firmy z rejestru podatników czynnych i to bez informowania ich o tym. Ustawa precyzyjnie określa, w jakich sytuacjach jest to możliwe (zob. art. 96 ust. 9 i 9a ustawy o VAT). Najczęściej powodem wykreślenia z rejestru jest niewysyłanie do urzędu deklaracji podatkowych przez okres co najmniej pół roku, niemożność skontaktowania się urzędu z podatnikiem lub niestawianie się na wezwania urzędu. Urząd może też dokonać wykreślenia, gdy wykryje, że podatnik wystawił tzw. puste faktury, czyli dokumenty potwierdzające transakcję, których nie dokonał, a także w wyniku wykrycia sytuacji, w których podatnik wiedział lub miał podstawy do tego, by przypuszczać, iż jego kontrahenci (nabywcy lub odbiorcy tego samego towaru lub usługi) uczestniczą w procederze nierzetelnego rozliczania podatku w celu uzyskania korzyści majątkowej.

Decyzja urzędu o wykreśleniu podatnika z rejestru jest nieodwołalna. Jednym sposobem na to, by powrócić do rejestru, jest powtórne złożenie wniosku rejestracyjnego.

Rejestr podatników czynnych i weryfikacja kontrahentów

Ministerstwo Finansów prowadzi ogólnopolski rejestr czynnych podatników VAT (Wykaz podatników VAT), który jest dostępny w Internecie. Obecnie przepisy dotyczące podatku VAT są tak skonstruowane, że w trosce o własne bezpieczeństwo podatkowe i finansowe przed transakcją dokonywaną z kontrahentem (szczególnie nieznanym, nowym, bądź takim, z którym czynności opodatkowane są dokonywane sporadycznie), powinno się weryfikować, czy figuruje on w rejestrze czynnych podatników. Przyjęcie faktury VAT od podmiotu niezarejestrowanego (czyli np. wykreślonego) skutkuje przykrymi konsekwencjami dla nabywcy. Potencjalnie takie sytuacje w praktyce gospodarczej mogą się zdarzać, dlatego warto wdrożyć w firmie środki, które pozwolą ich uniknąć (zobacz więcej pod hasłem weryfikacja kontrahentów).

Czy warto być czynnym podatnikiem VAT?

Wiele osób planujących założenie działalności gospodarczej zadaje sobie pytania, czy już od uruchomienia biznesu warto być podatnikiem VAT, jakie się z tym mogą wiązać korzyści, ryzyka oraz czy decyzja o rozliczaniu podatku pociąga za sobą jakieś obowiązki. Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na te pytania, ponieważ ewentualne korzyści wynikające z faktu rozliczania się z VAT zależą od co najmniej kilku czynników – przede wszystkim od profilu klientów (czy będą to płatnicy VAT czy konsumenci), przedmiotu dokonywanych sprzedaży, modelu kosztów niezbędnych do prowadzenia działalności oraz tego, czy i do których krajów towary lub usługi mają być eksportowane. W tej kwestii warto zasięgnąć opinii księgowych lub doradców podatkowych. Rozsądna decyzja o tym, czy być podatnikiem VAT, na pewno będzie miała bezpośrednie przełożenie na finanse przedsiębiorstwa.