Biała lista podatników VAT

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników to elektroniczna, scentralizowana i dostępna publicznie baza danych zawierająca informacje o podatnikach VAT (w tym także wykreślonych z listy, przywróconych i tych, którym odmówiono wpisu do rejestru). Baza działa od początku września 2019 r. i jest administrowana przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Dla uszczelnienia systemu podatkowego

W zamyśle biała lista podatników VAT ma pomóc przedsiębiorcom w procesie weryfikacji kontrahentów przy realizowaniu transakcji, natomiast z perspektywy fiskusa jest ona ważnym narzędziem w realizacji polityki uszczelniania systemu podatkowego i niwelowania luki VAT. W ramach tej polityki ustawodawca wdrożył szereg przepisów dla uzyskania większej transparentności przepływów finansowych między podmiotami działającymi w Polsce. W konsekwencji przeciwdziałania zorganizowanej przestępczości podatkowej pojawiły się różnego rodzaju sankcje za dokonywanie transakcji między podmiotami, które nie figurują w rejestrach państwowych. To z kolei wymusza na wszystkich podatnikach weryfikowanie swoich kontrahentów pod tym właśnie kątem.

Sprawdzanie statusu podatnika, czyli czy jest on czynnym podatnikiem VAT, jest ważne dla kupującego. W przypadku gdy nabywca dokona płatności za fakturę VAT wystawioną w sposób niewłaściwy, np. przez podatnika wykreślonego z listy lub w ogóle na niej niefigurującego, nabywcy takiemu grożą bardzo poważne sankcje, poczynając od niemożności dokonania odliczenia VAT, przez domiar sankcji w wysokości 100% kwoty VAT naliczonego w opłaconej fakturze, po możliwość postawienia zarzutu popełnienia przestępstwa skarbowego. Dodajmy do tego fakt, że urząd skarbowy na podstawie przesłanek z ustawy (zob. art. 9 i 9a ustawy o VAT) ma prawo wykreślić firmę z rejestru czynnych podatników VAT bez informowania jej o tym. Takie uwarunkowania prawne oznaczają dla nabywców wzrost ryzyka przyjęcia faktury od kontrahenta, który w dniu transakcji nie widniał na liście czynnych podatników. Dlatego też dla uniknięcia sankcji weryfikacja statusu współpracującego podmiotu jest kluczowa w dniu dokonywania przelewu za fakturę.

Biała lista ma służyć nie tylko weryfikacji statusu podatnika. Od stycznia 2020 r. obowiązują przepisy, w myśl których transakcje o wartości powyżej 15 tys. zł muszą być dokonywanie przelewem wyłącznie na firmowe rachunki rozliczeniowe opublikowane na białej liście. Zapłata na rachunek, który nie figuruje w tym wykazie, uniemożliwi nabywcy zaliczenie wydatku (powyżej limitu 15 tys. zł) do kosztu uzyskania przychodu, a ponadto narazi go na odpowiedzialność solidarną w VAT, jeśli kontrahent, który otrzymał płatność, nie rozliczy się z podatku.

Jakie informacje o firmach znajdują się na białej liście?

Biała lista jako centralne repozytorium skupiła w sobie dotychczas działające rejestry informacji o podatnikach – zarejestrowanych czynnych, niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych. Są w niej zarówno informacje o spółkach, jak i o jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Obok nazw firm, imion i nazwisk przedsiębiorców, adresów, nr REGON, NIP czy KRS, a także danych wspólników, są w niej informacje o:

• statusie podatnika,
• datach rejestracji lub wykreśleń wraz z podaniem podstawy prawnej (może być to przydatna i ważna informacja przy weryfikowaniu kontrahentów, z którymi dopiero rozpoczyna się współpracę),
• numery rachunków bankowych lub w SKOK prowadzonych w związku z działalnością gospodarczą, pochodzących ze zgłoszeń identyfikacyjnych i zatwierdzonych przez STIR.

Należy pamiętać, że informacje o firmowych rachunkach rozliczeniowych publikowane są wyłącznie przy czynnych podatnikach VAT. Uwaga: na liście nie ma prywatnych rachunków osobistych należących do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Wszyscy podatnicy VAT czynni, którzy dotąd nie mają firmowego rachunku rozliczeniowego, powinni zatem taki rachunek założyć. W przeciwnym wypadku mogą uniemożliwić swoim kontrahentom uregulowanie zobowiązań, gdy wartość brutto faktury przekroczy 15 tys. zł.

Dane do białej listy gromadzone są przez administrację skarbową i agregowane z wielu źródeł, takich jak CEIDG czy STIR. Informacje o numerach bankowych firm dostarczane są przez banki. Przedsiębiorcy nie mają możliwości zasilania białej listy informacjami na temat prowadzonej przez siebie działalności. Dane na białej liście podatników są aktualizowane raz na dobę.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w danych opublikowanych na białej liście podatników najlepiej kontaktować się bezpośrednio z konsultantami Krajowej Informacji Skarbowej.

Więcej operacji po stronie firm

Uszczelnianie systemu podatkowego i wdrażanie narzędzi takich jak biała lista podatników, choć bez wątpienia jest pożyteczne dla budżetu państwa, to jednak powoduje przyrost działań operacyjnych po stronie przedsiębiorców. Dlatego wiele operacji związanych z weryfikowaniem statusu oraz obecności danego rachunku bankowego w cyfrowym wykazie może być zautomatyzowanych i realizowanych za pomocą oprogramowania finansowo-księgowego lub zintegrowanych z nim aplikacji, jak np. Sage e-Audytor.