Co by się stało, gdyby ktoś Ci powiedział, że możesz zdobyć super siłę, która sprawi, że Twoja firma wyprzedzi konkurencję? I gdyby nie wymagało od Ciebie specjalnych działań, ponieważ wykorzystywałaby obecny potencjał Twojej firmy?

Super siła, o której mowa, to wgląd w dane generowane przez Twoją firmę z minuty na minutę. Umożliwia on podejmowanie mądrzejszych decyzji w celu osiągania wzrostu i maksymalizacji przychodów. Zapewnia natychmiastową wiedzę, która pozwala dostrzec problemy, zanim realnie wystąpią. Możesz np. utrzymać ściślejszą kontrolę nad wierzycielami, co pozwoli skrócić czas oczekiwania na płatności, a tym samym poprawi przepływ środków pieniężnych.

Tymczasem wciąż wielu managerów zarządza procesami biznesowymi z poziomu arkusza kalkulacyjnego Excel. Nie zdają sobie nawet sprawy, jakie ułatwienia może przynieść technologia – zamiast co tydzień wypełniać arkusz, żeby sprawdzić, co się dzieje np. w firmowych finansach, niekiedy wystarczy nacisnąć przycisk w oprogramowaniu i uzyskać wszystkie niezbędne informacje.

Przejęcie kontroli nad danymi oznacza również, że zadania administracyjne zajmują mniej czasu, a to sprawia, że możesz skupić się na tym, co stanowi Twoją siłę napędową w firmie.

Jak małe przedsiębiorstwa podejmują decyzje

Jak Ty i Twoi współpracownicy podejmujecie obecnie decyzje? Może kontynuujesz procesy decyzyjne, które wprowadził ktoś przed Tobą? Twój poprzednik w pewnym momencie uznał, że stanowią one najlepsze rozwiązanie, a Ty nie widzisz powodu, aby je zmieniać? A może decyzje, które podejmujesz, opierają się na wrodzonym instynkcie i to Twoje doświadczenie podpowiada Ci konkretne rozwiązanie? Albo po prostu takie decyzje najłatwiej wdrożyć i ocenić?

Bez dostępu do wiarygodnych danych pracujemy jedynie na podstawie wrażeń, odczuć i intuicji. Bardzo łatwo prowadzą one do wypaczeń. Dużo łatwiej zauważyć różnego rodzaju zależności, gdy opieramy decyzje na danych. Możemy np. odkryć, że większość zysków pochodzi z konkretnej działalności, np. z marketingu, z linii produkcyjnej czy z innych źródeł, chociaż intuicja podpowiadała nam coś innego. Mając konkretne dane pod ręką, można podejmować znacznie lepsze decyzje dotyczące tego, na czym skupić uwagę i czym się zająć.

W jaki sposób wykorzystanie danych i wiedzy może zwiększyć efektywność firm?

Raporty i dashboardy zawierające bieżące dane mogą posłużyć każdej firmie do zmiany sposobu pracy. Z badań przeprowadzonych przez firmę analityczną MicroStrategy wynika, że 56% przedsiębiorstw wykorzystujących w swoich procesach dane i analizy czerpie korzyści z szybszego i skuteczniejszego podejmowania decyzji.

Inne korzyści płynące z wykorzystania danych i analizy obejmują wzrost efektywności i wydajności oraz lepsze wyniki finansowe.

Wiele działów finansowych pracuje na podstawie raportów generowanych okresowo (być może co tydzień lub co miesiąc), które następnie są rozprowadzane w całej firmie. Mogą one wskazywać problem lub szanse biznesowe, ale robią to zbyt późno, aby można było podjąć działania.

Raporty i pulpity są natomiast budowane na podstawie automatycznego raportowania danych w czasie rzeczywistym i zwykle stanowią kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które koniecznie trzeba monitorować. Zawarte w nich informacje są cenniejsze niż wszelkie zgłaszane dane i są dostępne od ręki, na żądanie dla każdego z uprawnionych pracowników firmy.

Przykład: widzisz swoje przepływy pieniężne w danym momencie. Jeśli bilans między dochodami i wydatkami nie wygląda dobrze, możesz reagować. Być może sprawdzisz listę swoich wierzycieli i zobaczysz, komu należy przypomnieć o płatnościach.

Warto też zastanowić się, skąd czerpiesz swoje informacje. Twoja firma prawdopodobnie podejmuje już decyzje na podstawie danych, ale jeśli do ich pozyskiwania używasz wielu systemów, tracisz czas i uzyskujesz niepełną wiedzę. Pozyskiwanie danych z różnych źródeł, kompilowanie ich w arkuszu kalkulacyjnym, przetwarzanie danych, tworzenie wykresów i budowanie prezentacji może zająć dużo czasu. Zanim Twoje dane będą gotowe do przedstawienia, mogą się zdezaktualizować.

Dzięki zastosowaniu jednego systemu, który automatyzuje ten proces, Twój zespół będzie miał dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Zaoszczędzony w ten sposób czas wykorzystasz na działania na podstawie własnych obserwacji (np. zakup większej ilości najlepiej sprzedającego się produktu, wydanie mniejszej ilości pieniędzy u konkretnego dostawcy itp.) oraz na zwiększenie wydajności pracy swojej firmy.

Dlaczego zachowanie zgodności z prawem może pomóc w mądrych decyzjach?

W związku z tym, że ustawodawstwo zmienia się regularnie i nakłada na firmy nowe wymagania, przedsiębiorcy, którzy starają się zachować zgodność z przepisami, są pierwsi w podejmowaniu inteligentnych decyzji.

Wymogi dotyczące zachowania zgodności z przepisami prawa mają zwykle na celu zagwarantowanie poprawności danych oraz ich bezpiecznego przechowywania – z korzyścią zarówno dla firmy, jak i dla władz.

Przykład: system podatkowy oparty o Jednolity Plik Kontrolny ma na celu zapewnienie, że firmy płacą właściwy podatek VAT i prawidłowo prowadzą swoją dokumentację podatkową oraz rozliczenia.

Tego rodzaju przepisy zmuszają firmy do staranniejszego myślenia o swoich danych oraz do położenia większego nacisku na ich użyteczność. Oznacza to, że dane są lepiej zorganizowane i przygotowane do dostarczania wiedzy i podejmowania decyzji, które mogą prowadzić do wzrostu firmy i sprawić, że wyprzedzi ona swoją konkurencję. Zgodność z przepisami i zdobywanie wiedzy, która umożliwia lepsze podejmowanie decyzji, są ze sobą nierozerwalnie związane.

Korzystanie z oprogramowania do podejmowania mądrych decyzji

Nowoczesnym priorytetem dla oprogramowania biznesowego jest monitorowanie i wykorzystanie ogromnych zbiorów danych, które generuje każda firma.

Eksperci biznesowi mówią o „widoczności”, przez którą rozumieją umiejętność wglądu we wszystkie obszary firmy. Nowoczesne oprogramowanie biznesowe ma na celu jej osiągnięcie. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) pobiera dane ze sprzedaży i dystrybucji, a następnie przekształca je w codzienną użyteczną wiedzę, która może zmaksymalizować zyski pochodzące od każdego klienta indywidualnego lub usługobiorcy.

Systemy zarządzania zapasami pozwalają firmom unikać transportu zbyt małych lub zbyt dużych zapasów i zapewniają klientom realizację zamówienia w oczekiwanym przez nich terminie. Jednak prawdziwa siła wiedzy i lepsze podejmowanie decyzji na podstawie danych stają się oczywiste dla większości firm dzięki oprogramowaniu finansowemu i księgowemu. Błyskawicznie dostępna wiedza o tym, w jakim stopniu firma radzi sobie z generowaniem sprzedaży, zarządzaniem kosztami i generowaniem zysków, może okazać się rewolucyjna.

Problemy z przepływem gotówki występujące na pewnym etapie istnienia Twojej firmy mogą stać się poważną przeszkodą w jej dalszym rozwoju. Dysponując dobrym oprogramowaniem księgowym, możesz oglądać raporty i dashboardy, które pokazują przegląd transakcji gotówkowych i stan Twojego konta bankowego przy założeniu, że wszystkie zaległe środki pieniężne zostały wypłacone i otrzymane. Właśnie w tym oprogramowaniu znajdziesz dane obrazujące stan Twojej firmy.

Czy komuś należy przypomnieć o zaległym terminie płatności? A może termin się zbliża i warto byłoby wysłać e-maila z przypomnieniem? Oprogramowanie może Cię w tym zastąpić, ale tylko wtedy, kiedy mu na to pozwolisz.

Pięć kroków do podejmowania mądrzejszych decyzji biznesowych

Prowadzisz firmę i masz dane, ale nie wiesz, jak je wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji?

Poniżej znajdziesz pięć kroków. Postępuj zgodnie z nimi.

1. Zacznij od kluczowych wskaźników efektywności (KPI)

Poznaj swoje KPI, określ, które narzędzia analityczne i dane pomogą Ci je osiągnąć i trzymaj się ich w swojej firmie. W ten sposób Twój zespół będzie działał zgodnie. Nie powstaną w nim rywalizujące ze sobą drużyny. Wszyscy będą pracowali zespołowo, mierząc dane w ten sam sposób i wykorzystując wyniki do dalszego rozwoju firmy.

2. Pozbądź się arkuszy kalkulacyjnych

Odłóż na bok arkusze kalkulacyjne. Korzystaj z oprogramowania pracującego w chmurze, które prezentuje ujednolicony zestaw danych zintegrowanych ze wszystkimi funkcjami organizacyjnymi. Dzięki temu Ty i Twój zespół zyskacie szybki dostęp do informacji niezbędnych do podejmowania ważnych decyzji. Twój CRM może współpracować z narzędziem finansowym np. w celu zapewnienia najlepszej widoczności. Osoby podejmujące decyzje uzyskają wiedzę, której mogą zaufać, a to z kolei da im pewność, że podejmą właściwe decyzje.

3. Korzystaj z oprogramowania

Narzędzia finansowe lub księgowe przeznaczone do wykorzystania danych Twojej firmy w celu uzyskania kompleksowej wiedzy prawdopodobnie będą wyposażone w gotowe raporty, dashboardy i inne narzędzia analityczne. Możesz jednak zdecydować się na opracowanie wersji dostosowanej do Twoich potrzeb. Możesz zbudować spersonalizowany dashboard zawierający konkretne wskaźniki dotyczące kondycji Twojej firmy, do których możesz zajrzeć w dowolnym momencie.

4. Szukaj niedociągnięć

Przyjrzyj się procesom, które zachodzą w Twojej firmie. Tak jak zdrowy duch potrzebuje zdrowego ciała, tak i decyzje wykonawcze są skuteczne tylko wtedy, gdy struktury organizacyjne, które stanowią ich podstawę, są do tego odpowiednio przygotowane. W tym przypadku chodzi o finanse.

Przestarzałe zachowania stosowane przez księgowych i firmy – arkusze kalkulacyjne i odręczne prowadzenie ksiąg rachunkowych – spełniają swoje zadanie, ale nie w sposób, który może konkurować z bardziej przyszłościowymi rozwiązaniami.

5. Rozpocznij z otwartym umysłem – nie zamykaj się

Udostępnij swoje dane wszystkim, którzy ich potrzebują i kiedy tylko ich potrzebują. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ale staraj się zachować otwartość. Jeszcze lepsza jest centralizacja wokół jednej połączonej platformy. Silosy w firmie ulegają wówczas stopniowemu zmniejszeniu, ponieważ pracownicy pracują płynnie na jednej platformie. Niepotrzebna staje się wtedy synchronizacja i wyszukiwanie dokumentów ukrytych w różnych aplikacjach. Właściwe informacje są zawsze dostępne i gotowe do przekazania.