Zalety i wady zewnętrznego biura rachunkowego dla średnich i dużych firm

Wiele średnich i dużych firm w Polsce decyduje się na współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym, rezygnując przy tym z zatrudniania księgowego na etacie. Jakie korzyści przynosi przedsiębiorcom takie rozwiązanie, a co niekoniecznie jest jego zaletą? Na co zwracać uwagę, decydując się na outsourcing usług księgowych? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Czym jest outsourcing usług księgowych?
• Zalety korzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego
• Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym – czy ma wady?
• Oprogramowanie księgowe – alternatywa dla outsourcingu

Czym jest outsourcing usług księgowych?

Prowadzenie firmowej rachunkowości wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy. Sprawy nie ułatwia fakt, że interpretacja przepisów prawa często budzi wiele wątpliwości, a poszczególne regulacje w szybkim tempie ulegają zmianom.  Nic więc dziwnego, że wiele firm, które do tej pory prowadziły rachunkowość samodzielnie, decyduje się na outsourcing usług księgowo-finansowych. Co to takiego?

Pojęcie outsourcing księgowy należy rozumieć jako proces polegający na zlecaniu zewnętrznemu podmiotowi zadań związanych z prowadzeniem firmowej rachunkowości. Taką usługę może świadczyć np. biuro rachunkowe. W podstawowym wariancie współpraca może opierać się na rozliczaniu faktur zakupowych i sprzedażowych wraz z obliczaniem podatków. Niekiedy jednak outsourcing usług finansowo-księgowych  obejmuje także:

• przygotowywanie sprawozdań i raportów finansowych,
• prowadzenie nadzoru księgowego,
• tworzenie analiz finansowych dla zarządu,
• optymalizację procesów rachunkowych w przedsiębiorstwie.

Zakres działań, jakie obejmuje outsourcing usług finansowo-księgowych może być zatem bardzo szeroki. Nic więc dziwnego, że na jego wykorzystanie coraz częściej decydują się także duże i średnie przedsiębiorstwa – szczególnie zaś te, które mają problem z pozyskaniem wykwalifikowanych pracowników.

Zalety korzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego

Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa – nie tylko tego mniejszego, ale również średniego i dużego. Jedną z kluczowych zalet jest spora oszczędność pieniędzy. Koszty outsourcingu usług rachunkowych są znacznie niższe niż te wynikające z zatrudnienia księgowego na etacie. Korzystanie z usług zewnętrznego biura likwiduje wydatki związane nie tylko z wynagrodzeniem czy składkami ZUS, ale i zakupem sprzętu biurowego czy specjalistycznych programów księgowych. Co więcej, firma pozostaje w stałym kontakcie z biurem i w razie ewentualnych pytań lub wątpliwości może zasięgnąć opinii specjalisty.

Outsourcing usług księgowych, jaki oferuje wiele biur rachunkowych, coraz częściej obejmuje także wsparcie ze strony radcy prawnego czy doradcy podatkowego. To z kolei pozwala przedsiębiorcy korzystać z dodatkowych usług. Wydelegowanie księgowości na zewnątrz to również dobry sposób na wzrost efektywności firmy. Zarówno sam właściciel, jak i pracownicy przedsiębiorstwa, mogą skupić się na swoich podstawowych zadaniach i celach. Nie bez znaczenia jest także duża oszczędność czasu, który przedsiębiorca musiałby poświęcić na rekrutację oraz monitorowanie pracy etatowego księgowego. Korzystanie z outsourcingu usług rachunkowych wiąże się także z terminowością i skrupulatnie zarządzaną dokumentacją. Specjaliści pracujący w biurach rachunkowych są ponadto na bieżąco z aktualnymi przepisami – a te często ulegają zmianom, za którymi właściciel firmy z innej branży nie jest w stanie nadążyć.

Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym – czy ma wady?

Tak jak każde rozwiązanie, korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego oprócz wielu korzyści ma jednak pewne minusy. Niezwykle ważny jest dokładny research oraz przemyślany wybór biura – istnieje bowiem ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnym biurem. Ponadto, oddając firmową księgowość w ręce biura rachunkowego, przedsiębiorca nie ma już stałej kontroli nad kwestiami finansowo-podatkowymi swojej firmy. Jedną z wad outsourcingu usług finansowo-księgowych mogą być także pewne problemy komunikacyjne. Większość biur oferuje obecnie możliwość współpracy zdalnej i jest do dyspozycji klientów pod telefonem. Warto jednak mieć na uwadze, że podmioty te zajmują się księgowością wielu firm jednocześnie, a to może powodować pewne opóźnienia w kontaktach. Co więcej, w przypadku dużych przedsiębiorstw koszty współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym mogą się okazać zaskakująco wysokie.

Przeczytaj także: Integracja KSeF z twoim systemem księgowym: jak to zrobić?

Oprogramowanie księgowe – alternatywa dla outsourcingu

Doskonałą alternatywą dla współpracy z zewnętrznym biurem jest wdrożenie w firmie specjalnego oprogramowania do zarządzania kwestiami rachunkowymi – np. Symfonia Finanse i Księgowość czy Symfonia Kadry i Płace. Tego rodzaju system umożliwia samodzielną obsługę finansów, podatków czy umów pracowników nawet w większych firmach przy jednoczesnej redukcji kosztów. To idealny wybór dla przedsiębiorców, którzy nie chcą korzystać z usług zewnętrznego biura rachunkowego.