Kierunek outsourcing: jak znaleźć zaufane biuro rachunkowe dla Twojego biznesu?

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. Już na etapie planowania działalności gospodarczej, trzeba uwzględnić m.in. kwestie związane z rachunkowością i realizacją zagadnień podatkowych. Nie potrzebujesz do tego księgowego na etacie czy działu księgowości. Wystarczy outsourcing, czyli zlecenie tych zadań firmie zewnętrznej. Prowadzenie ksiąg rachunkowych warto powierzyć pracownikom zaufanego biura. Co wziąć pod uwagę, planując outsourcing w rachunkowości? Jak znaleźć odpowiednie biuro rachunkowe dla swojej firmy? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
• Kto może otworzyć biuro rachunkowe?
• Księgowość w zewnętrznym biurze – czy to bezpieczne?
• Biuro rachunkowe – jakie wymagania?
• Zaufane biuro rachunkowe – na co zwrócić uwagę?

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Rachunkowość w tradycyjnym rozumieniu dotyczy prowadzenia ewidencji dla celów podatkowych. W firmie może zajmować się tym dział księgowości lub księgowy zatrudniony na etacie. To jednak wiąże się m.in. z dodatkowymi kosztami, których wielu przedsiębiorców stara się uniknąć. Odpowiedzią na tę potrzebę okazuje się outsourcing w rachunkowości. Prowadzenie księgowości można bowiem zlecić zewnętrznej firmie.

Czym zajmuje się biuro rachunkowe? Trudno w jednym zdaniu udzielić odpowiedź na to pytanie, bo rynek tego typu podmiotów jest bardzo szeroki, a konkurencja wymaga od każdego z nich wyjścia poza obszar tradycyjnie rozumianej rachunkowości. Dziś bowiem samo prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz archiwizacja dokumentów finansowych to oferta słabo kusząca.

Pod presją konkurencji rynkowej, biura rachunkowe coraz częściej wprowadzają do swoich ofert m.in. szeroki zakres doradztwa związanego z procesem zakładania firmy czy optymalizacją kosztów, a także wyborem formy opodatkowania. Pojawia się również możliwość reprezentowania przedsiębiorcy w toczących się postępowaniach podatkowych, o ile wcześniej udzieli on pełnomocnictwa procesowego. Na rynku rachunkowości nie brakuje też biur, które podejmują się korekty błędów popełnionych przez inne biuro lub podatnika, który próbował rozliczać się samodzielnie, a także weryfikacji i sporządzania umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia dokumentacji kadrowej i audytów dokumentacji firmowej.

Kto może otworzyć biuro rachunkowe?

By dobrze zrozumieć specyfikę outsourcingu w rachunkowości, trzeba wiedzieć nie tylko, czym zajmuje się biuro rachunkowe, ale także, kto może je otworzyć. Warto pamiętać, że w 2014 r. zawód księgowego został zderegulowany, co oznacza, że jego wykonywanie nie wymaga dziś posiadania  konkretnego wykształcenia kierunkowego czy też państwowego certyfikatu. Ustawa o księgowości wprowadza jednak pewne ograniczenia. W myśl jej zapisów usługi z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą oferować jedynie przedsiębiorcy, którzy nie zostali ubezwłasnowolnieni ani skazani prawomocnym wyrokiem sądu za popełnienie przestępstwa związanego z rachunkowością.

Wyniki prowadzonych na przełomie ostatnich lat przez Ministerstwo Finansów konsultacji nie wskazują na to, by zawód księgowego w najbliższym czasie doczekał się bardziej rygorystycznych regulacji. Resort nie planuje bowiem podejmowania prac legislacyjnych dotyczących tego, kto może założyć biuro rachunkowe. Zobowiązał się jedynie do promowania wśród księgowych dobrych praktyk z zakresu  rachunkowości.

Księgowość w zewnętrznym biurze – czy to bezpieczne?

Planując prowadzenie księgowości za pośrednictwem zewnętrznych podmiotów, może pojawić się refleksja, czy outsourcing w rachunkowości jest bezpiecznym rozwiązaniem. Tak, o ile upewnisz się wcześniej, że wybrane biuro rachunkowe posiada odpowiednie kompetencje do realizowania zadań umieszczonych w swojej ofercie. Musisz mieć na uwadze, że podpisanie umowy z biurem rachunkowym w żadnym stopniu nie ograniczy Twojej odpowiedzialności za ewentualne błędy i niedopatrzenia. Jeśli wykryje je fiskus, poniesiesz ich konsekwencje. Biuro rachunkowe odpowiada natomiast za wyrządzone przez siebie szkody. Klientowi gwarantuje to obowiązkowa polisa OC. Co to oznacza? Oznacza to, że klient który ucierpi w wyniku błędu popełnionego przez biuro rachunkowe, może domagać się należnego odszkodowania.

Biuro rachunkowe – jakie wymagania?

Obowiązkowa polisa OC to nie jedyny warunek, jaki musi zostać spełniony przez biuro rachunkowe. Wymagania stawiane tej działalności są restrykcyjne i określone przez polskie prawo. Możesz więc mieć pewność, że:

• Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe lub zatrudniona w tym biurze osoba posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe potwierdzone wydanym przez ministra finansów imiennym certyfikatem. Przed jego uzyskaniem konieczne jest ukończenie studiów wyższych lub podyplomowych w zakresie rachunkowości i zdobycie trzyletniego stażu zawodowego w księgowości lub uzyskanie pozytywnego wyniku z egzaminu państwowego z co najmniej średnim wykształceniem oraz dwuletnim doświadczeniem zawodowym w księgowości.
• Biuro oferujące usługę prowadzenia ksiąg podatkowych swoich klientów ma wykupioną wspomnianą wcześniej polisę OC z minimalną sumą gwarancyjną dla biur oferujących rozliczenia w ramach KPiR oraz ryczałtu ewidencjonowanego wynoszącą 5000 Euro.

Przeczytaj także: Przewaga konkurencyjna biura rachunkowego dzięki KSeF

Zaufane biuro rachunkowe – na co zwrócić uwagę?

Szukając zaufanego biura rachunkowego, weź pod uwagę:

• Wsparcie merytoryczne, a dokładnie jego zakres. Zanim zdecydujesz się podpisać umowę sprawdź, w jakich godzinach pracownik biura będzie do Twojej dyspozycji, w jakiej tematyce udzieli Ci wsparcia i jakie kanały komunikacji możesz wykorzystać w kontakcie z nim.
• Dostępność dokumentacji, bo w każdej chwili może zdarzyć się sytuacja, gdy potrzebna będzie faktura lub inny dokument, który wcześniej przekażesz do biura rachunkowego. Upewnij się, że odzyskasz go szybko i bez problemów np. w formie skanu przesłanego drogą elektroniczną.
• Dodatkowe usługi i formy komunikacji, które ułatwią Waszą współpracę. Dowiedz się, czy biuro rachunkowe oferuje wysyłkę niezbędnych dokumentów za pośrednictwem kuriera lub w formie elektronicznej, czy udostępnia narzędzia wykorzystywane do fakturowania, czy umożliwia wgląd do operacji księgowych oraz czy korzysta z nowoczesnych metod komunikacji, bez straty czasu i kosztów na dojazdy na spotkanie z pracownikiem biura.
• Przewidziany w umowie zakres odpowiedzialności za sprawy księgowe. Zwłaszcza, gdy biuro kusi niską ceną usług. Pozwoli Ci to uniknąć sytuacji, w której okaże się np. że nie będzie ono reprezentować przedsiębiorcy przed urzędem.
• Przynależność biura rachunkowego do np. Centrum Informacji Księgowej lub Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. To organizacje branżowe, których zadaniem jest m.in. dbałość o kompetencje swoich członków i jakość świadczonych przez nich usług.
• Wysokość sumy gwarancyjnej w polisie OC, która wyznacza limit odpowiedzialności ubezpieczyciela. Im jest ona wyższa, tym większą masz szansę na całkowitą rekompensatę ewentualnych szkód będących skutkiem błędu pracownika biura rachunkowego.
• Pisemne referencje dotychczasowych klientów biura rachunkowego, informacje uzyskane bezpośrednio od nich oraz opinie dostępne w Internecie mogą zarówno świadczyć o rzetelności i kompetencjach biura, jak i obnażać jego słabe strony. Zapoznaj się więc z nimi szukając outsourcingu w rachunkowości dla swojej firmy.