Inwentaryzacja w biurze rachunkowym

Przeprowadzenie inwentaryzacji to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego księgi rachunkowe. Na czym właściwie ona polega, jakie wyróżniamy jej metody i w jaki sposób należy ją wykonać? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest inwentaryzacja i jak się do niej przygotować!

Spis treści:

• Inwentaryzacja – co to jest i kogo dotyczy?
• Metody inwentaryzacji
• Podstawowe cele inwentaryzacji
• Inwentaryzacja w biurach rachunkowych krok po kroku

 

Inwentaryzacja – co to jest i kogo dotyczy

Osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny pamiętać o konieczności ewidencjonowania firmowego majątku w księgach rachunkowych. Jednym z procesów, które się z tym wiążą, jest inwentaryzacja. Co to takiego? Najogólniej mówiąc, to zespół czynności rachunkowych mających na celu sporządzenie spisu z natury składników majątku – pieniężnych i rzeczowych – oraz źródeł ich pochodzenia na dany dzień.

Można się również spotkać z określeniem, że inwentaryzacja to jedna z form wewnętrznej kontroli, która umożliwia stwierdzenie różnic między stanem rzeczywistym a stanem zaksięgowanym. Przeprowadza się ją na ostatni dzień roku obrotowego, a dotyczące jej zasady wyszczególnione są w Ustawie o rachunkowości. Możemy wyróżnić kilka rodzajów inwentaryzacji – roczną, ciągłą, doraźną, cykliczną, nadzwyczajną, częściową oraz kontrolną.

Metody inwentaryzacji

Wiedząc już, co to jest inwentaryzacja, warto zapoznać się z metodami, za pomocą których się ją przeprowadza. Te powinny być dostosowane do rodzaju, wielkości i specyfiki zasobów przedsiębiorstwa. Najpopularniejsze z nich to:

• spis z natury;
• metoda pośrednia uproszczona;
• potwierdzenie sald;
• metoda weryfikacji.

 

Spis z natury

Spis z natury to najczęstsza metoda inwentaryzacji w firmach prowadzących księgi rachunkowe. Umożliwia on określenie faktycznie posiadanej liczby składników majątku. Metodą spisu z natury inwentaryzuje się jedynie składniki, które można zmierzyć i policzyć, np. gotowe wyroby z magazynu, produkty przeznaczone do sprzedaży; materiały pomocnicze, półwyroby czy odpady produkcyjne.

Przeczytaj także: Zamknięcie roku finansowego w biurze rachunkowym – Symfonia

Metoda pośrednia uproszczona

Metodę pośrednią uproszczoną stosuje się w przypadku, gdy wykonanie spisu z natury nie jest możliwe. Wówczas składniki majątkowe spisywane są w przybliżeniu w oparciu o oszacowania i pomiary. Oprócz tzw. prób reprezentatywnych można porównać daną jednostkę do podobnych składników majątkowych lub skorzystać z pomocy ekspertów.

 

Potwierdzenie sald z kontrahentami

Kolejną metodą inwentaryzacji jest potwierdzenie sald, czyli dwustronne potwierdzenie stanów księgowych. Umożliwia ono sprawdzenie zgodności zapisów z firmowej dokumentacji z rzeczywistym stanem aktywów.

 

Metoda weryfikacji stanu ewidencyjnego

Metoda weryfikacji polega na porównywaniu danych z ksiąg rachunkowych z innymi zapisami – np. rejestrami, dokumentami źródłowymi czy kartotekami operacji.

Podstawowe cele inwentaryzacji

Rzetelna inwentaryzacja umożliwia dokładne ustalenie braków bądź nadwyżek i zrozumienie wszelkich rozbieżności w stanie rzeczywistym a tym ujętym w ewidencji. Oprócz ustalenia stanu składników majątkowych przedsiębiorstwa ma ona na celu także:

• kontrolę wiarygodności sprawozdań finansowych danej firmy;
• sprawdzenie rzetelności ksiąg rachunkowych;
• ocenę przydatności gospodarczej składników majątku;
• stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za konkretne składniki majątkowe.

Cele inwentaryzacji mają charakter także czysto praktyczny. Pozwala ona bowiem zapobiegać kradzieżom, oszustwom i innym nieprawidłowościom w zarządzaniu firmowym majątkiem.
 

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację dla takich składników majątku, jak aktywa pieniężne, papiery wartościowe czy towary przeznaczone na sprzedaż,  przeprowadza się ostatniego dnia roku obrotowego.  Co dwa lata należy przygotować spis z natury dla zapasów materiałów, towarów i produktów gotowych, które są przechowywane w strzeżonych składowiskach oraz zostały objęte ewidencją ilościowo-wartościową. Z kolei co 4 lata inwentaryzacji metodą spisu z natury podlegają nieruchomości oraz inne środki trwałe (jak np. maszyny i urządzenia) znajdujące się na terenie sprzężonym.
 

Inwentaryzacja w biurach rachunkowych krok po kroku

Podobnie jak w innych przedsiębiorstwach, inwentaryzacja musi zostać wykonana w każdym biurze rachunkowym. Do jej przeprowadzenia zobowiązany jest główny księgowy, jednak powinna być ona wykonywana w co najmniej dwuosobowym zespole i w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie za dane mienie. Bezpośrednia odpowiedzialność za dokładne wykonanie technicznych zadań inwentaryzacyjnych spoczywa na członkach tzw. komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych, z kolei nad całością inwentaryzacji czuwa kierownik. Spis z natury – najczęściej wykonywany rodzaj inwentaryzacji – obejmuje:

• organizacyjne i formalne przygotowania do remanentu – powołanie komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego, ustalenie harmonogramu działań, zapewnienie dostępu do istotnych dokumentów;
• przeprowadzenie spisu – ewidencja każdego składnika majątku biura rachunkowego przy użyciu specjalnego oprogramowania do inwentaryzacji lub arkuszy kalkulacyjnych.

Podstawą do rozliczenia inwentaryzacji są tzw. arkusze spisowe. W przypadku, gdy wystąpi konieczność zniszczenia jednego lub więcej składników majątku, spisuje się natomiast protokoły.

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej mają obowiązek przeprowadzenia analizy nadwyżek oraz niedoborów wraz z przyczynami, a wszelkie ujawnione różnice – należy szczegółowo rozliczyć. Przed zakończeniem inwentaryzacji trzeba również zaktualizować wszelkie informacje w ewidencji księgowej. Co ważne, arkusze spisowe, protokoły i inne dokumenty związane z inwentaryzacją muszą być przechowywane przez pięć lat od chwili jej przeprowadzenia.