Cyfrowa transformacja biura rachunkowego – jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Cyfryzacja księgowości to zjawisko, które niesie za sobą wiele korzyści dla biura rachunkowego. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala znacząco usprawnić pracę księgowych i wpłynąć pozytywnie na ich współpracę z klientami. Dlaczego cyfrowa transformacja biur rachunkowych ma sens i w jaki sposób wprowadzić do nich e-dokumenty?

Cyfrowa transformacja biura rachunkowego – dlaczego ma sens?

Na cyfryzację swoich działań decyduje się coraz więcej biur rachunkowych w Polsce. Nic w tym dziwnego – wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z wieloma korzyściami. Wystawianie, podpisywanie, odszukiwanie i przekazywanie e-dokumentów pozwala na znaczną oszczędność czasu. To z kolei umożliwia księgowym skupienie się na innych obowiązkach, których nie da się dopełnić przy użyciu urządzeń elektronicznych. Co więcej, dzięki digitalizacji dokumentów nie ma potrzeby wynajmowania dużych przestrzeni w biurze – pliki są przechowywane i archiwizowane w chmurze. Elektroniczny obieg dokumentów w biurach rachunkowych dodatkowo zmniejsza ryzyko wystąpienia ewentualnych pomyłek, zniszczenia czy zagubienia dokumentów, a ponadto – umożliwia księgowym wykonywanie swoich obowiązków z dowolnej lokalizacji.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów w biurach rachunkowych pozwala znacząco usprawnić pracę księgowych. Na e-dokumentację decyduje się coraz więcej z nich, chcąc wpłynąć zarówno na jakość świadczonych usług i zadowolenie klientów, jak również na oszczędność cennego czasu. Do przejścia z tradycyjnej, papierowej dokumentacji na tę w formie elektronicznej konieczny jest odpowiedni program do księgowości online – jak np. Symfonia Finanse i Księgowość. Tego rodzaju narzędzia umożliwiają nie tylko wystawianie faktur czy prowadzenie ewidencji sprzedaży, ale i przygotowywanie pism dla klientów, tworzenie archiwów dokumentów czy wygodne wprowadzanie dokumentacji kosztowej.

Koncepcja wdrożenia

Przed przystąpieniem do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w biurze rachunkowym warto stworzyć koncepcję wdrożenia obejmującą wszystkiego jego etapy. Niezbędny okaże się także dokładny research w temacie programów do księgowości online. Obecnie na rynku dostępnych jest ich całe mnóstwo – nie każde oprogramowanie można jednak integrować z innymi aplikacjami pomocnymi w codziennej pracy. Warto więc wybrać takie rozwiązanie, które jak najbardziej usprawni wykonywanie obowiązków.

Przeczytaj także: Dlaczego warto przejść na cyfrowy obieg dokumentów? [CASE STUDY]

Stworzenie zespołu biorącego udział we wdrożeniu

Chcąc przejść z dokumentacji tradycyjnej na tę w formie elektronicznej, warto zorganizować spotkanie wszystkich osób, które będą brały udział we wdrożeniu nowego rozwiązania. Najlepiej, aby byli to pracownicy, którzy mają już doświadczenie we wprowadzaniu elektronicznego obiegu dokumentów i związanego z nim oprogramowania. Podczas spotkania należy poruszyć kwestie funkcji poszczególnych uczestników projektu – tak, aby każdy wiedział, za co jest odpowiedzialny i mógł jeszcze raz podkreślić swoje kwalifikacje.

Przeczytaj także: Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów