Zgubienie dokumentów firmowych – sytuacje, w których musisz uważać

Zdarza się, że dokumenty firmowe w wersji papierowej ulegają zagubieniu. Istnieje kilka konkretnych sytuacji, w których firmy są wyjątkowo narażone na utratę ważnej dokumentacji. Kiedy zatem należy szczególnie jej pilnować?

Zmiana siedziby lub przekazywanie dokumentów innym

Jedną z najczęstszych sytuacji, w których ma miejsce zagubienie firmowych dokumentów, jest zmiana siedziby biura. Przeprowadzka do innego budynku to moment, w którym wiele się dzieje – nietrudno więc o zawieruszenie luźnych kartek papieru. O ile tylko uda się znaleźć je przy okazji urządzania nowego biura, nie ma większego problemu. Zdarza się jednak, że dokumentacja przepada na dobre. Dokumenty giną również podczas przekazywania ich innym firmom, a nawet działom funkcjonującym w tym samym przedsiębiorstwie. Znacznie lepsze rozwiązanie stanowi więc cyfrowy obieg dokumentów, który minimalizuje do zera ryzyko ich zagubienia.

Nieprawidłowe procedury i zbyt długie procesy

Do zgubienia firmowych dokumentów dochodzi także w sytuacji, gdy w organizacji panują nieprawidłowe procedury obiegowe lub ich całkowity brak. To właśnie dlatego sformułowanie i przestrzeganie konkretnych reguł obiegu dokumentów w firmie jest tak ważne. Procedury te nie tylko zapobiegają gubieniu ważnej dokumentacji, ale i przyspieszają samo jej procesowanie. Gubieniu dokumentów sprzyja również za długi proces ich akceptacji. Jeżeli ulegnie on zbyt dużemu wydłużeniu, szansa, że dokumentacja gdzieś się zapodzieje, jest znacznie większa. Często ma to miejsce w przypadku, gdy za jej procesowanie odpowiada duża ilość osób. Niekiedy przedsiębiorstwa nie określają też konkretnego czasu na wykonanie całej akcji – a to błąd.

Przeczytaj także: Jak zarządzać korespondencją w firmie?

Papierowe archiwa dokumentów i nieprawidłowe nazwy

Dokumenty firmowe giną znacznie częściej w przedsiębiorstwach, w których nie wprowadzono elektronicznego obiegu dokumentów. Korzystanie z papierowego archiwum znacząco zwiększa ryzyko zagubienia dokumentacji. Często zdarza się również, że dany dokument wciąż się w nim znajduje, jednak leży w zupełnie innym segregatorze czy szufladzie, niż powinien. Nawet w elektronicznym systemie zdarzają się pomyłki – wówczas najczęściej dokumenty widnieją pod złą nazwą. W przypadku tradycyjnego archiwum nie ma możliwości śledzenia tego, w czyim posiadaniu znajduje się dokumentacja. Systemy elektroniczne pozwalają z kolei na bieżącą kontrolę tego, co dzieje się dokumentem – zaczynając od tego, kto ma do niego dostęp, a kończąc na tym, czy został on edytowany. Jeśli w Twojej firmie wciąż nie korzystacie z e-dokumentów, zadbajcie o odpowiednią identyfikację wypożyczania oraz zwrotu tych papierowych. Niestety, czasami wystarczy, że ktoś odłoży je w inne miejsce, niż to, w którym leżały wcześniej, a już mamy do czynienia z zagubieniem. Odnalezienie dokumentacji zajmuje w takiej sytuacji  znacznie za dużo czasu.

Warto więc skupić się na wdrożeniu rozwiązań, które wpłyną na ilość zagubionych papierów – np. karty do otwierania szafek czy wprowadzenie odpowiedzialności zatrudnionych za dokumenty. Najwygodniejszy okaże się jednak wspomniany system elektroniczny, który znacząco ułatwi zarządzanie dokumentacją.

Przeczytaj także: KSeF a błędy w fakturach – co mogą powodować i jak ich unikać?