W jaki sposób archiwizować dokumenty w firmie?

Dokumenty firmowe mogą być obecnie archiwizowane w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Niezależnie od wybranej metody, obowiązują konkretne zasady ich przechowywania. Jak zatem archiwizować dokumentację księgową i pracowniczą, aby zapewnić jej bezpieczeństwo?

Archiwum tradycyjne

Dokumentacja księgowa – m.in. roczne sprawozdania finansowe, dokumenty podatkowe czy księgi rachunkowe – muszą być przechowywane w oryginalnej formie. Archiwum powinno znajdować się w miejscu wykonywania działalności, siedzibie lub oddziale firmy bądź innym związanym z nią budynku. Ustawa o rachunkowości jasno określa konkretne reguły archiwizowania dokumentów księgowych. Możesz archiwizować:

• segregatory bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego;
• poszczególne dokumenty do teczki bądź segregatora.

Archiwizacja elektroniczna

Dokumentacja księgowa może być obecnie archiwizowana również w postaci elektronicznej. Do dokumentów, które można przechowywać w ten sposób, należą m.in. księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe, dowody księgowe czy wyciągi bankowe.

W przypadku elektronicznej archiwizacji ogromne znacznie ma bezpieczeństwo wszelkich danych. Dostęp do dokumentacji w dowolnym momencie mają wyłącznie osoby uprawnione. Archiwizacja elektroniczna zapobiega zagubieniu lub zniszczeniu dokumentów, co często ma miejsce w przypadku tradycyjnych archiwów.

Archiwizowanie dokumentów a skorzystanie z usług zewnętrznej firmy

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na usługę zewnętrznego przechowywania dokumentów firmowych. Współpraca z doświadczoną firmą pozwala zaoszczędzić przestrzeń biurową, a przy tym – gwarantuje maksymalne bezpieczeństwo danych. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na archiwum zewnętrzne, wciąż ma łatwy dostęp do dokumentów – najczęściej za pośrednictwem Internetu. Oddanie obowiązku archiwizacji w ręce organizacji zewnętrznej likwiduje też obowiązek zatrudniania osoby, która miałaby sprawować opiekę nad archiwum.

Przeczytaj także: Jak zarządzać korespondencją w firmie?

Kategoryzacja archiwizowanych dokumentów

Zanim dojdzie do archiwizacji dokumentów, należy podzielić je według konkretnych kategorii. Kategoria A obejmuje wszystkie dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście – m.in. akty notarialne czy dokumentację techniczną. Kategoria B dotyczy z kolei dokumentacji niearchiwalnej, czyli tej, która powinna być przechowywana wyłącznie przez określony przepisami czas. To m.in. właśnie dokumentacja pracownicza lub księgowa.

Zasady przechowywania dokumentów firmowych

Niezależnie od formy dokumentacji, należy przechowywać ją w prawidłowy sposób. Powinna być ona zabezpieczona przed uszkodzeniem, niedozwolonymi zmianami czy rozpowszechnianiem przez osoby nieupoważnione. Co do okresu, dokumentację księgową należy przechowywać przez co najmniej pięć lat od zakończenia roku. A co z archiwizacją dokumentów pracowniczych? Muszą być one przechowywane w taki sposób, aby została zachowana ich poufność, dostępność, kompletność oraz integralność. Dokumentacja personalna, czyli umowy o pracę, karty wynagrodzeń, karty ewidencyjne czy listy płac, przechowywana jest w zależności od okresu zatrudnienia. W przypadku osób zatrudnionych po 2019 roku jest to 10 lat. Dotyczy to również pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, o ile złożyli oni raport ZUS RIA i oświadczenie ZUS OSW. Dokumentacja pracownicza osób zatrudnionych przed 1999 rokiem musi być natomiast przechowywana przez 50 lat. Co ważne, e-dokumenty personalne traktowane są w taki sam sposób jak dokumenty pracownicze w wersji papierowej.

Zobacz także: Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur – Symfonia KSeF