Polityka bezpieczeństwa w firmie – dlaczego warto ją mieć?

Polityka bezpieczeństwa to dokument, który powinna posiadać każda firma – niezależnie od rozmiaru. Znacząco zwiększa ona ochronę danych przedsiębiorstwa i zapobiega ewentualnym naruszeniom. Dlaczego jeszcze warto sformułować w swojej organizacji konkretne zasady bezpieczeństwa?

Polityka bezpieczeństwa w firmie – czym właściwie jest?

Polityka bezpieczeństwa to nic innego, jak zbiór procedur oraz reguł obowiązujących wszystkich, którzy posiadają dostęp do firmowych zasobów – w tym zasobów IT – i regularnie z nich korzystają. Zasady dotyczą m.in. korzystania z dokumentów czy oprogramowania danego przedsiębiorstwa. Co ważne, polityka bezpieczeństwa jest poufnym, wewnętrznym dokumentem – mają do niej dostęp wyłącznie osoby związane z daną organizacją. W przeciwnym razie wiedza o firmowych zabezpieczeniach mogłaby skutkować naruszeniem bezpieczeństwa danych.

Polityka bezpieczeństwa – ochrona firmowych danych i zasobów

Zasady bezpieczeństwa znacząco wpływają na bezpieczeństwo danych oraz zasobów przedsiębiorstwa. To właśnie dlatego tak ważne jest, aby każda organizacja posiadała taki zbiór w formie dokumentu. Zadaniem polityki bezpieczeństwa jest zapobieganie wszelkim zagrożeniom bezpieczeństwa. To także jasna informacja dla kontrahentów i partnerów, że dana firma dba o bezpieczeństwo swoich aktywów – wielu klientów docenia ten fakt, a organizacja zwiększa w ten sposób zaufanie do swoich działań. Politykę bezpieczeństwa musi posiadać każda firma – zarówno duża, jak i mniejsza – która jest zobowiązana do przestrzegania m.in. zasad RODO.

Zasady bezpieczeństwa – wskazówki dla pracowników

Polityka bezpieczeństwa w firmie pozwala określić sposoby reagowania na ewentualne zagrożenia oraz incydenty. Zasady mówią m.in. o tym, kto może mieć dostęp do konkretnych dokumentów czy danych. Są one cennymi wskazówkami dla osób zatrudnionych – informują je również o tym, co należy i czego nie należy robić. W polityce bezpieczeństwa powinny zostać ujęte także konsekwencje związane z nieprzestrzeganiem ustalonych zasad.

Jak stworzyć politykę bezpieczeństwa w firmie?

Stworzenie własnej polityki bezpieczeństwa nie jest skomplikowane. Zbiór obowiązujących
w przedsiębiorstwie reguł powinien być przede wszystkim zrozumiały dla każdego pracownika. Zasady bezpieczeństwa powinny obejmować:

• przetwarzanie danych osobowych;
• archiwizację i przechowywanie dokumentów;
• udostępnianie dokumentów pracownikom;
• zasady przechowywania i przekazywania haseł;
• zabezpieczenia firmowego sprzętu;
• dostęp do firmowej sieci;
• bezpieczeństwo korzystania z e-poczty.

Reguły te powinny dotyczyć zarówno osoby, które wykonują swoje obowiązki w biurze, jak i pracowników zdalnych. Samo stworzenie listy zasad nie wystarczy – najważniejsze jest ich prawidłowe wdrożenie. Warto pamiętać także o tym, że polityka bezpieczeństwa powinna być regularnie aktualizowana – m.in. ze względu na zmieniające się przepisy czy nowe próby oszustów. Co ważne, zasady bezpieczeństwa powinny być poruszane już podczas onboardingu nowych pracowników.

Przeczytaj także: Czy przechowywanie danych w chmurze jest bezpieczne?