Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Papier i arkusze kalkulacyjne spowalniają Twój biznes? Oto co możesz zrobić

Piotr Kowalski

Piotr Kowalski

Content Specialist w Symfonii

Długość czytania:

23 stycznia 2023

Papier i arkusze kalkulacyjne spowalniają Twój biznes? Oto co możesz zrobić

Arkusze kalkulacyjne i papierowe dokumenty wiążą się z koniecznością żmudnego, ręcznego wprowadzania danych czy ich manualnego wyszukiwania. To z kolei skutkuje wieloma opóźnieniami i zajmuje pracownikom zbyt dużo cennego czasu. W jaki sposób można więc przyspieszyć firmowe procesy?

Wady arkuszy kalkulacyjnych i klasycznej dokumentacji papierowej

Większość firm do licznych procesów biznesowych wykorzystuje arkusze kalkulacyjne. Niestety, często zawierają one błędy, które mogą skutkować poważniejszymi problemami w organizacji. Co więcej, konieczność wprowadzania działań jako poszczególne formuły, wymaga odpowiedniego szkolenia – a to z kolei wiąże się z kosztami. Już nawet jedna źle wpisana formuła skutkuje błędami w całych obliczeniach. Przejście z klasycznych arkuszy kalkulacyjnych na specjalne programy – księgowe, kadrowe czy płacowe – może znacząco ułatwić i usprawnić pracę. A co z tradycyjnym papierem, wykorzystywanym wciąż w dużej ilości firm? To mało ekologiczne rozwiązanie, generujące stałe koszty. Wiąże się ono także z dużo większym ryzykiem zniszczenia lub zagubienia dokumentów oraz znacznie mniej wygodnym przechowywaniem i wyszukiwaniem. Elektroniczny obieg dokumentów wpływa pozytywnie na szybkość, wydajność i efektywność pracy – ma on zdecydowanie więcej zalet niż dokumentacja papierowa.

Symfonia Hsys

Wszystkie procesy HR w jednym systemie

Elektroniczna dokumentacja

Dokumentacja papierowa to coś, z czego rezygnuje coraz większa ilość przedsiębiorstw. Nic w tym dziwnego – jej prowadzenie i wyszukiwanie zajmuje znacząco za dużo czasu i generuje zbyt duże koszty. Konieczność zakupu materiałów eksploatacyjnych do drukarek czy potrzeba comiesięcznego opłacania przestrzeni biurowej na tysiące dokumentów to kluczowy argument przemawiający za przejściem na e-dokumenty. Elektroniczny obieg dokumentów, wirtualne archiwa i komunikacja online pozwalają zaoszczędzić wiele cennego czasu, który pracownicy mogą poświęcić na inne ważne zadania. Co więcej, w przypadku dokumentów elektronicznych ryzyko zniszczenia czy zgubienia spada do minimum – w przeciwieństwie do tradycyjnej, papierowej dokumentacji, której uszkodzenia lub zaginięcia są normą w wielu firmach.

Programy do zarządzania finansami

Zdecydowanie skuteczniejsze i bezpieczniejsze narzędzie niż arkusze kalkulacyjne stanowią specjalne programy do zarządzania – zarówno finansami, jak i wszelkimi innymi liczbami. Znacząco redukują one ilość występujących błędów i pozwalają usprawnić wiele procesów w firmie. Oprogramowania płacowe, kadrowe czy księgowe zmniejszają także ilość obowiązków pracowników tych działów, oszczędzając przy tym ich czas. Ich obsługa jest intuicyjna i znacznie mniej żmudna niż w przypadku klasycznych arkuszy kalkulacyjnych. Specjalistyczne oprogramowania zapewniają ponadto dużo większe możliwości, wpływając tym samym na rozwój firmy i usprawniając wykonywanie wielu obliczeń oraz czynności.

Przeczytaj także: Jak zarządzać korespondencją w firmie?

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat: