Jak zachować kontrolę nad dokumentami, gdy zespoły pracują zdalnie

W ciągu kilku ostatnich lat znaczna ilość przedsiębiorstw przeszła z pracy stacjonarnej na tę w trybie zdalnym. Mogłoby się wydawać, że taki krok wiąże się z trudnościami w zarządzaniu dokumentami – okazuje się jednak, że w przypadku pracy zdalnej ich obieg również da się łatwo monitorować! Jak zachować kontrolę nad firmową dokumentacją, jeśli zatrudnieni pracują na home office?

Zamiana papieru na e-rozwiązania

Chcąc móc stale kontrolować obieg dokumentów w firmie, gdy większość pracowników działa na home office, zdecydowanie warto przejść z dokumentacji papierowej na e-dokumenty. Nawet najprostsze wnioski urlopowe można przecież złożyć przez Internet – niestety, wciąż wiele firm wymaga w tym przypadku przemierzania miasta i osobistej wizyty w biurze. Jeżeli zadbamy o prawidłowy elektroniczny obieg dokumentów, kwestia dokumentacji kadrowej czy wielu innych dokumentów, będzie zdecydowanie prostsza. Przejście na e-dokumentację to rozwiązanie wygodniejsze zarówno dla pracowników niższego, jak i wyższego szczebla. Pozwala ono zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz miejsca w biurze, usprawnia wiele procesów i sprawia, że firma idzie z duchem czasu. Za pośrednictwem Internetu – np. przy wykorzystaniu platformy Symfonia – możliwa jest kontrola zarówno nad fakturami, rozliczeniami i umowami, jak również nad wnioskami urlopowymi czy ewidencją czasu pracy.

Dokumentacja firmowa w chmurze w trakcie pracy zdalnej

Chcąc ułatwić bieżącą kontrolę nad dokumentami, warto również zacząć korzystać z tzw. chmury. Gromadzone w niej dokumenty mogą być dostępne dla wielu osób jednocześnie – o ile są one uprawnione – z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. W przypadku zespołów pracujących w trybie zdalnym jest to wyjątkowo wygodne i skuteczne rozwiązanie. Chmura pozwala na łatwe i szybkie edytowanie czy udostępnianie plików – aby przekazać drugiemu pracownikowi konkretny dokument, nie ma potrzeby składania osobistej wizyty w biurze. Dokumentacja może być bez trudu przesyłana nawet z działu do działu – niezbędny jest jedynie sprzęt z dostępem do Internetu. Dzięki chmurze możliwa jest optymalizacja procesów oraz stałe monitorowanie obiegu dokumentów. Przykładowo, Symfonia Obieg Dokumentów zapewnia bezpieczeństwo danych, integrację z systemami księgowymi i dostęp do danych oraz dokumentów z każdego miejsca.

Komunikacja online a praca zdalna

Kontrolę nad dokumentami w przypadku pracy zdalnej pomaga zapewnić również prawidłowa komunikacja między członkami zespołów. Obecnie mamy dostęp do dużej ilości narzędzi online, umożliwiających sprawne i wygodne komunikowanie się na odległość. Ich największym atutem jest dostępność – przy użyciu narzędzi online można porozumiewać się z niemal każdego miejsca. To idealny wybór niezależnie od tego, czy zdalnie pracuje cały zespół, czy tylko kilka osób. Komunikatory umożliwiają udostępnianie i wzajemne przekazywanie wszelkiego rodzaju plików – trzeba jednak przyznać, że nie jest to aż tak wygodne rozwiązanie, jak wspomniana wyżej chmura.

Przeczytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?