Digitalizacja dokumentów – na czym polega, po co się ją robi?

Digitalizacja firmowych dokumentów to rozwiązanie o wielu zaletach – nie bez powodu decyduje się na nią coraz więcej polskich przedsiębiorstw. Na czym właściwie polega cały proces, jaki ma cel i co dobrego może dać firmie? Sprawdźmy! 

Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to szereg procesów mających na celu przejście z dokumentacji tradycyjnej na elektroniczny obieg dokumentów. Papierowy dokument zostaje w tym przypadku przekształcony w formę cyfrową. Jeden z kluczowych elementów digitalizacji stanowi zamiana skanów na dokumenty, które da się bez trudu edytować. Co więcej, digitalizacji można poddawać również mikrofilmy bądź nagrania dźwiękowe. Zamiana dokumentów tradycyjnych na te w postaci elektronicznej to proces wieloetapowy. Jest ona możliwa do wykonania samodzielnie, choć wiele przedsiębiorstw zleca ją firmom zewnętrznym. Digitalizacja firmowych dokumentów niesie za sobą wiele zalet dla całego przedsiębiorstwa. To przede wszystkim znacznie większa wydajność oraz efektywność pracy.

Digitalizacja dokumentów – w jakim celu?

Wiele firm decyduje się na digitalizację dokumentów, aby zautomatyzować kluczowe procesy firmowe. Ma ona na celu przede wszystkim ułatwienie oraz usprawnienie pracy całej organizacji. Digitalizacja może znacząco wpłynąć na efektywność pracy oraz oszczędność kosztów. Pozwala ona również na uporządkowanie dokumentów – wszystkie znajdują się bowiem w jednym miejscu w postaci cyfrowej – oraz łatwiejsze zarządzanie każdym z nich. Ponadto digitalizacja dokumentów firmowych daje możliwość przechowywania dużej ilości informacji i ich łatwego udostępniania – nie tylko wewnątrz organizacji, ale również na zewnątrz. Odpowiednio wdrożona digitalizacja firmowych dokumentów może stanowić skuteczną zachętę do automatyzacji kolejnych procesów w organizacji. Bardzo często jest to właśnie pierwszy etap do kolejnych, większych zmian.

Korzyści związane z digitalizacją dokumentów

Z digitalizacją dokumentów firmowych wiąże się wiele korzyści. Jedną z nich jest idealne uporządkowanie dokumentacji oraz jej zwiększone bezpieczeństwo. Jest ona zabezpieczona zarówno przed zagubieniem, jak i zniszczeniem, co w przypadku dokumentów papierowych nie jest już takie proste. Co więcej, dokumenty nie mają prawa dostać się w niepowołane ręce – dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby. Digitalizacja zapewnia również lepszą dostępność oraz organizację – wystarczy, że wyszukasz dokument po nazwie, zamiast przeglądać setki teczek, segregatorów i szuflad. Tym samym firma może zaoszczędzić przestrzeń biurową – w przeciwieństwie do tradycyjnych, papierowych dokumentów, te w wersji elektronicznej nie zajmują… żadnego miejsca.

Dzięki digitalizacji organizacja może również zaoszczędzić zarówno czas i pieniądze. Tworzenie dokumentacji papierowej, jej przechowywanie i archiwizacja generują często wysokie koszty, związane zarówno z zakupem materiałów eksploatacyjnych, jak i z wynajmem przestrzeni biurowej. Ponadto digitalizacja dokumentów firmowych to też wyjątkowo ekologiczne rozwiązanie.

Przeczytaj także: Automatyzacja procesu tworzenia i podpisywania umów. Dlaczego warto?