Coraz więcej polskich przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Nic w tym dziwnego – wiąże się on z wieloma zaletami dla całej firmy. Dlaczego zatem warto przejść z dokumentów papierowych na te w wersji elektronicznej?

E-dokumenty w firmie –  znacznie większa wygoda

Elektroniczny system obiegu dokumentów wiąże się ze znacznie większą wygodą. Dlaczego? Papierowe archiwa nie tylko generują comiesięczne koszty – przynajmniej w wysokości kilkudziesięciu złotych – ale i utrudniają odnajdywanie konkretnych dokumentów. Istnieje również większe ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia. Prowadzenie dokumentacji papierowej związane jest także z koniecznością częstego zakupu artykułów biurowych, np. segregatorów, oraz druku dokumentów. Przejście z wersji papierowej na elektroniczną może więc zredukować koszty wynajmu przestrzeni biurowej i znacząco ułatwić zarządzanie dokumentacją – wszystko bowiem odbywa się z poziomu komputera, a dokumenty znajdują się w jednym miejscu.

Elektroniczny obieg dokumentów – znaczna oszczędność kosztów i czasu

Wprowadzenie do firmy dokumentów elektronicznych na rzecz tych w wersji papierowej, pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy. Mowa m.in. o środkach – oraz czasie – które wcześniej przeznaczane były na odzyskiwanie utraconych dokumentów. Oszczędność dotyczy również pieniędzy wydawanych na rekrutację i onboarding nowo zatrudnionych osób, które następnie… nie wracały już do firmy. Organizacja, w której wszystko działa sprawnie, a wszelkie działania są przejrzyste i zrozumiałe, kojarzy się potencjalnym kandydatom znacznie lepiej. Sam proces wdrożenia pracownika jest za to dużo przyjemniejszy i łatwiejszy – wszelkie niezbędne dane oraz dokumenty są bowiem pod ręką, w zasięgu kilku kliknięć myszką. E-dokumenty przyspieszają ponadto rozliczanie faktur, likwidując tym samym opóźnienia w płatnościach.

Przeczytaj także: Cyfryzacja biznesu i tryb zdalny

E-dokumenty – oszczędność godzin pracy pracowników

Wdrożenie w firmie elektronicznego systemu obiegu dokumentów wiąże się ze sporą oszczędnością godzin pracy zatrudnionych osób. Korzystając z dokumentacji papierowej, są one bowiem zmuszone do ręcznego poszukiwania dokumentów czy ręcznego wpisywania danych, co zajmuje znacznie więcej czasu niż w przypadku e-systemów. W związku z tym pracownicy są też zmuszeni odkładać w czasie swoje faktyczne obowiązki, a to nierzadko generuje nadgodziny. Oszczędność roboczogodzin wiąże się z kolei z oszczędnością kosztów, jakie ponosi pracodawca – dlatego właśnie warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu elektronicznego.

Przeczytaj także: System poleceń w firmie – zorganizuj i wypromuj taką formę rekrutacji “na piątkę”