Rejestr umów w firmie – dobre praktyki na przykładzie

Wprowadzenie obowiązku rejestrowania umów, planowane wcześniej na lipiec 2022, przesunięto na styczeń 2024 roku. To właśnie od pierwszego dnia tego roku zacznie obowiązywać centralny rejestr umów. Kogo będzie dotyczył obowiązek i co znajdzie się
w rejestrze?

Kogo obejmie rejestr umów?

Obowiązek prowadzenia rejestru umów ma obowiązywać jednostki sektora finansów publicznych. Chodzi o umowy w kwotach 500 zł i więcej, zawarte zarówno w formie elektronicznej, jak również pisemnej, dokumentowe i w postaci szczególnej. Mają być one wpisywane do specjalnego centralnego rejestru najpóźniej w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy. W art. 15 ustawy z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw przewidziane zostało przeniesienie obowiązku z lipca 2022 na styczeń 2024. Wciąż jednak nie wiadomo, czy do rejestru będą wpisywane umowy o pracę. Umieszczane w rejestrze dane mają być powszechnie dostępne. Wprowadzenie rejestru umów ma umożliwić sprawdzanie, na co i jakie kwoty wydatkowały konkretne podmioty. Mowa głównie o pieniądzach wydatkowanych w ramach publicznych zamówień.

Rejestr umów w firmie – co ma się w nim znaleźć?

W rejestrze umów wprowadzonym od stycznia 2024 mają widnieć m.in. strony umów wraz z przedstawicielami, numery umów, daty i miejsce ich zawarcia oraz czas ich obowiązywania. Ponadto rejestr ma obejmować przedmioty umów i ich wartości, a także informacje o źródłach oraz wysokości współfinansowania przedmiotu umów. W rejestrze mają być umieszczane także wzmianki dotyczące zmian lub uzupełnienia umów, ich odstąpienia, wygaśnięcia lub wypowiedzenia oraz informacje związane z rozwiązywaniem umów za porozumieniem stron.

Przeczytaj także: Jak zarządzać korespondencją w firmie?

Dobre praktyki związane z nowym obowiązkiem

Do wprowadzenia centralnego rejestru umów można odpowiednio się przygotować. Podstawą jest samo określenie tego, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wprowadzanie danych.
W związku z nowym obowiązkiem konieczne może być utworzenie dodatkowego stanowiska. Jeśli chodzi o rejestr umów w przedsiębiorstwie, można poradzić sobie z tym na dwa sposoby – zatrudniając nowego pracownika lub rozdzielając zadania pomiędzy już zatrudnione osoby. Ustawa informuje, że wprowadzaniem umów do rejestru mają zająć się kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Może się jednak okazać, że w praktyce będą wykonywać to zupełnie inni pracownicy – np. z działu księgowości. Kolejną ważną praktyką przed wejściem w życie rejestru będzie określenie formy, w jakiej będzie on prowadzony, oraz samych danych, które będą w nim gromadzone. Rok, który pozostał do wprowadzania zmian to dobry czas, aby zaopatrzyć się we wszelkie niezbędne narzędzia.

Przeczytaj także: Papier i arkusze kalkulacyjne spowalniają Twój biznes? Oto co możesz zrobić