Jak zarządzać korespondencją w firmie?

Prawidłowe zarządzanie korespondencją w przedsiębiorstwie to podstawa. Ewidencja przychodzących i wychodzących wiadomości może się odbywać na dwa sposoby. Sprawdźmy więc, jak to robić i których narzędzi w tym celu używać!

Czym właściwie jest korespondencja firmowa?

Korespondencja stanowi jedną z podstawowych metod kształtowania wizerunku przedsiębiorstwa w wewnętrznym lub zewnętrznym otoczeniu. Zaliczamy do niej m.in. korespondencję z kontrahentami i pracownikami, oferty dla klientów oraz korespondencję z dostawcami usług i towarów – np. zamówienia. To także zaproszenia na różnego rodzaju eventy, dokumenty księgowe czy świadectwa pracy osób zatrudnionych. Zarządzanie korespondencją należy zazwyczaj do obowiązków pracowników sekretariatów.

Dziennik korespondencji przedsiębiorstwa– tradycyjny czy elektroniczny?

W celu zarządzania korespondencją przychodzącą i wychodzącą firmy korzystają najczęściej z książki korespondencji, nazywanej również dziennikiem korespondencyjnym. Mogą być one prowadzone zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Coraz więcej polskich firm decyduje się na drugi wariant książki. Wersja elektroniczna umożliwia bowiem nie tylko ewidencję przychodzących i wychodzących wiadomości, ale również dodawanie zdjęć oraz skanów, sprawne tworzenie raportów czy kategoryzowanie i archiwizowanie e-maili oraz faksów.

Zarządzanie korespondencją przychodzącą…

Rejestracja korespondencji przychodzącej obejmuje kilka kroków, które należy wykonywać za każdym razem. Kluczowym elementem jest w tym przypadku nadanie dokumentowi kolejnego numeru w bazie danych. Należy również odnotować indywidualny numer dokumentu nadanego mu przez nadawcę, oraz odnotować datę dokumentu. Niezbędne jest ponadto wprowadzenie daty wpływu dokumentu do firmy.

… a zarządzanie korespondencją wychodzącą

W przypadku korespondencji wychodzącej oprócz nadania dokumentowi kolejnego numeru
w rejestrze i odnotowania indywidualnego numeru od nadawcy należy również wprowadzić do bazy odbiorcę i odnotować, w którym miejscu przechowywany jest oryginał pisma. Podobnie jak przy korespondencji wychodzącej, konieczne jest także wprowadzenie daty wpływu dokumentu.

Porządek w korespondencji firmowej to podstawa

Aby ułatwić sobie sprawne zarządzanie korespondencją – zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą – warto porządkować całość w jednym narzędziu, np. Symfonia Obieg Dokumentów. To platforma chmurowa, która rejestruje dokumenty prosto z poczty e-mail, zapewniając przy tym ich bezpieczeństwo oraz łatwą konfigurację obiegu. Łączy ona w sobie system pracy grupowej, system ECM i elementy ERP. Wykorzystując tego rodzaju narzędzia, bez trudu usystematyzujesz procedury obiegu informacji w organizacji. Pozwoli Ci to również zadbać o porządek w korespondencji, ułatwiając tym samym jej wyszukiwanie.

Przeczytaj także: Digitalizacja dokumentów – na czym polega i jak się ją robi?