Elektroniczny system obiegu dokumentów – jak to działa?

Efektywność, wydajność i sprawne działanie poszczególnych działów to coś, na czym zależy każdej firmie – zarówno dużej, jak i mniejszej. Elektroniczny system obiegu dokumentów może znacząco przyspieszyć pewne procesy i wpłynąć na funkcjonowanie całej organizacji oraz bezpieczeństwo dokumentów. Jak działa ta metoda?

Elektroniczny system obiegu dokumentów – czym jest?

Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na tworzenie, przekazywanie oraz archiwizację dokumentacji w formie elektronicznej. W wyniku cyfryzacji tradycyjne dokumenty papierowe zamienione zostają na te w postaci plików Excel czy PDF. Taka forma przekazywania może być stosowana zarówno w dziale księgowym, jak i w różnych innych działach. Uprawnieni pracownicy mają bieżący dostęp do dokumentacji, dzięki czemu możliwa jest stała kontrola jej obiegu oraz optymalizacja procesów. Dokumenty umieszczone są w tzw. chmurze. Dział obsługi klienta może więc z łatwością przesłać konkretny dokument do działu księgowości, z kolei ten przekazuje go dalej do prezesa – bez konieczności wychodzenia z gabinetów i fizycznego krążenia między poszczególnymi działami firmy.

Zalety elektronicznego systemu obiegu dokumentów

Z przejściem na e-dokumenty wiąże się wiele korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, zapewniają one większą wydajność, prędkość oraz efektywność pracy. Archiwizacja dokumentów – podobnie jak wiele innych procesów – przebiega znacznie sprawniej. W przypadku elektronicznego systemu nie ma również ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentów. Ich wyszukiwanie także jest znacznie prostsze niż w przypadku setek teczek, segregatorów oraz szuflad. Ponadto elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić zarówno pieniądze, jak i czas – wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a ich obsługa odbywa się według konkretnej instrukcji. Pracownicy nie tracą więc wielu godzin na ręczne zatwierdzanie faktur czy poszukiwanie konkretnego papieru, a tym samym – mogą w pełni skupić się na swoich obowiązkach.

Kolejną zaletą elektronicznych dokumentów jest możliwość bieżącego monitorowania ich obiegu. Co więcej, dostęp do tych informacji jest możliwy z każdego miejsca. Dzięki cyfryzacji firmowe procesy znacząco przyspieszają, a samo zarządzanie organizacją staje się dużo łatwiejsze i efektywniejsze.

Kto powinien przejść z dokumentacji papierowej na e-dokumenty?

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów może przynieść wiele dobrego każdej firmie – niezależnie od jej wielkości czy charakteru działalności. Szczególnie przydatny może się on okazać w przypadku organizacji z dużą ilością działów i osób zatrudnionych. To nowoczesne rozwiązanie jest w stanie znacząco wpłynąć na efektywność pracy oraz przepływ informacji i dokumentów. Cyfryzacja ułatwia codzienną pracę każdej zatrudnionej osoby – nie tylko księgowego czy pracownika działu administracji, ale i samego prezesa czy początkujących pracowników działających zdalnie.

Przeczytaj także: Automatyzacja procesu tworzenia i podpisywania umów. Dlaczego warto?