Cyfryzacja procesów biznesowych. 5 zmian, które możesz wprowadzić „od ręki”

Automatyzacja procesów biznesowych polega na oddelegowaniu niektórych z nich specjalnym systemom informatycznym. Te realizują procesy w sposób automatyczny, dzięki czemu firma może skupić się na innych ważnych aspektach. Jakie zmiany związane z automatyzacją procesów biznesowych możesz wprowadzić w swojej firmie od zaraz?

Czym jest cyfryzacja procesów biznesowych?

Cyfryzacja procesów biznesowych polega na zastąpieniu ręcznego wykonywania czynności nowoczesnymi technologiami. Znacząco zwiększa ona wydajność firmy i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. W czasach, kiedy większość współprac z klientami odbywa się na odległość, automatyzacja procesów biznesowych oraz wykorzystywanie odpowiednich systemów i narzędzi online są niemal niezbędne.

Automatyzacja tworzenia i podpisywania umów

Jedną ze zmian, które warto wprowadzić w firmie, jest automatyzacja procesu tworzenia oraz podpisywania umów z klientami. Dzięki niej jest możliwe zdalne zawieranie kontraktów – nawet jeśli klient znajduje się kilkaset kilometrów dalej. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na użycie kwalifikowanego lub niekwalifikowanego podpisu elektronicznego. Firmy, które wdrożyły automatyzację pracy z umowami, są uznawane przez klientów za profesjonalne. Co więcej, automatyzacja wpływa również na bezpieczeństwo współpracy.

Zarządzanie fakturami online

Kluczową zmianą, którą firma może wprowadzić „od ręki”, są również faktury elektroniczne. Znacząco ułatwiają one rozliczanie obrotu pomiędzy firmami – każda ze stron ma dostęp do dokumentu z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Elektroniczny obieg faktur ułatwia również współpracę pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Możliwość wystawiania i wysyłania faktur online to wyjątkowa wygoda oraz oszczędność czasu.

 Korzystanie z chmury

Cyfryzacja procesów biznesowych wiąże się również z korzystaniem z chmury. Przechowywane w niej dokumenty są odpowiednio chronione i dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób. Chmura znacząco ułatwia zarządzanie dokumentami, ich edytowanie oraz udostępnianie.

Wygodne, bezpieczne płatności

Chcąc zapewnić klientom biznesowym jeszcze większą wygodę, można udostępnić im ciekawe metody płatności – inne niż przelew tradycyjny. Szybkie płatności to coś, na czym zależy wielu klientom – pozwalają one zaoszczędzić sporo czasu. Warto pomyśleć m.in. o wtyczce payU – obecnie korzysta z niej większość polskich przedsiębiorstw.

Usprawnienie komunikacji

Automatyzacja procesów biznesowych może polegać również na poprawie komunikacji pomiędzy konkretnymi działami czy między firmą a klientami. Komunikacja online jest wyjątkowo wygodnym i skutecznym rozwiązaniem – zwłaszcza jeśli współpraca odbywa się na odległość. Dziesiątki dostępnych narzędzi pozwalają na sprawne komunikowanie się za pomocą sieci.

Przeczytaj także: Digitalizacja dokumentów – na czym polega i po co się ją robi?