Symfonia KSeF – generuj e-faktury ze skutkiem prawnym 

Krajowy System e-Faktur jest coraz częściej nazywany rewolucją, które dotknie działalność polskich firm nie tylko w obszarze podatków i fakturowania. Niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa, już za kilkanaście miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjnie.

Wejście w życie tego obowiązku planowane jest na 1 lipca 2024 r., co nie oznacza, że z przygotowaniami warto zwlekać. Tym bardziej, że na rynku jest już dostępne intuicyjne narzędzie, za pomocą którego można nie tylko przygotować się do używania faktur ustrukturyzowanych, ale wręcz korzystać z nich ze skutkiem prawnym. Podpowiadamy, jak się za to zabrać.  

Krajowy System e-Faktur jest systemem informatycznym przygotowanym do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w postaci elektronicznej. System działa już teraz i każda firma wystawiająca faktury może z niego korzystać. Ale docelowo do korzystania z KSeF będzie zobligowana każda firma zarejestrowana w Polsce. Najprawdopodobniej obowiązek ten wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r.  

Czasu do przygotowania swojej organizacji wbrew pozorom nie pozostało zbyt wiele, ponieważ przejście na faktury ustrukturyzowane niesie ze sobą znacznie głębsze i poważniejsze zmiany prawne i organizacyjne.  

Obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie oznaczało konieczność przedefiniowania wielu procesów biznesowych wewnątrzfirmowych, nie tylko kwestii wystawiania faktur. Firmy będą musiały inaczej zorganizować cały obieg faktur wewnątrz organizacji oraz komunikację  w tym obszarze ze swoimi kontrahentami. Trzeba będzie inaczej podejść do kwestii przekazywania faktur do i z systemu finansowo-księgowego. Warto zaznaczyć, że ministerialny KSeF w żaden sposób nie będzie informował podatnika o tym, że w systemie czeka na niego faktura. A faktura obecna już w systemie będzie uznawana za ważną, wystawioną i zaakceptowaną, co niesie ze sobą określone skutki prawne i finansowe. Ważne zatem, aby już teraz przygotować swoje systemy obiegu dokumentów do tego, by były w stanie automatycznie sprawdzać KSeF i w razie pojawienia się nowej faktury pobierać ją bezpośrednio do systemu księgowego.   

Właśnie m.in. taką funkcjonalność posiada Symfonia KSeF, czyli aplikacja przygotowana specjalnie po to, by przedsiębiorcy nie musieli martwić się nowymi obowiązkami związanymi z Krajowym Systemem e-Faktur. 

Symfonia KSeF umożliwia przesyłanie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur pomiędzy kontrahentami i za pośrednictwem KSeF w pełni automatycznie. Ponadto udostępnia innym systemom i aplikacjom niezbędne dane o wszystkich fakturach, które powinny być przetwarzane w przedsiębiorstwie. Co niezwykle ważne, program automatycznie sprawdza przygotowane wcześniej faktury, przed wysłaniem do KSeF, co znacznie zwiększa pewność tego, że dokument jest przygotowany poprawnie (w razie wykrycia błędów, aplikacja wskazuje na konkretnie miejsca w fakturze, które należy poprawić).   

Co istotne, Symfonia KSeF działając w tle umożliwia użytkownikowi normalną pracę, bez konieczności ciągłego logowania się czy zaglądania do aplikacji. Po zintegrowaniu z ministerialnym KSeF, aplikacja pobiera potrzebne e-faktury z systemu i przekazuje do systemu księgowego oraz handlowego. Warto także zwrócić uwagę, że z Symfonii KSeF mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od obecnie posiadanych systemów finansowo-księgowych czy handlowych.  

KSeF ze skutkiem prawnym już teraz 

Obowiązkowy KSeF stanie się faktem za kilkanaście miesięcy. Teoretycznie wydaje się, że to dużo czasu na przygotowanie. Tak, ale pod warunkiem, że do tego procesu zabierzemy się już teraz. Przekładając przygotowania na ostatnią chwilę ryzykujemy nie tylko tym, że dostawca oprogramowania może nie mieć wolnych terminów np. by optymalnie zintegrować aplikację z posiadanymi już w firmach systemami. Ponadto obsługa faktur ustrukturyzowanych niesie ze sobą także konieczność przeszkolenia personelu, nie tylko pracowników działów księgowych. Gdy ten proces rozpocznie się zbyt późno, pojawia się kolejne ryzyko. W trakcie wdrażania firmy do KSeF mogą także wyjść na jaw kolejne procesy biznesowe, które należy przystosować, ale zabraknie na to już czasu.   

Dlatego warto proces przygotowywania organizacji do KSeF systematycznie rozpoczynać już teraz, aby nie zostać niemile zaskoczonym za kilkanaście miesięcy. Symfonia KSeF umożliwia przetestowanie procesu obsługi e-faktur w wersji demo. Wystarczy zalogować się w aplikacji, a podczas dodawania firmy pojawi się wybór między połączeniem z serwerem demo oraz produkcyjnym. Korzystając z wersji demonstracyjnej, możemy wciąż „uczyć się” nowego systemu bez pranych konsekwencji. Natomiast połączenie z serwerem produkcyjnym KSeF oznacza, że wystawiane faktury będą już automatycznie wprowadzone do obiegu prawnego.  

Uwaga – należy pamiętać, że po dodaniu firmy, ustawienia tego nie będzie można już zmienić.