Obowiązkowy KSeF: ważne terminy i kary za błędy w fakturach 

W grudniu został opublikowany projekt ustawy zmieniającej obecnie obowiązujące przepisy dotyczące podatku VAT. W projekcie pojawiła się już konkretna data wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF przez przedsiębiorców oraz wiele innych nowości. Czytaj więcej by dowiedzieć się, co czeka polski biznes już za kilkanaście miesięcy.

Zgodnie z projektem, obowiązkowe korzystanie z KSeF ma się rozpocząć już w drugiej połowie 2024 r. Ustawodawca przewidział tylko jedną datę wejścia w życie tego obowiązku, w odróżnieniu np. od JPK, kiedy to poszczególne grupy podmiotów gospodarczych wchodziły w nowy obowiązek w ramach kilkumiesięcznych cykli.

Ustawodawca szacuje, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, system ten będzie obsługiwał nawet 2,5 mld faktur miesięcznie. Będzie to więc ogromne wyzwanie nie tylko dla podmiotów gospodarczych, ale także dla systemu informatycznego administracji podatkowej.

Zapowiedziano, że faktury wystawione w ramach systemu, będą w nim przechowywane przez okres 10 lat, co ma mieć korzystny wpływ na podmioty gospodarcze, którym zostanie odjęty obowiązek archiwizowania tych dokumentów na własną rękę. Inną zapowiadaną korzyścią dla przedsiębiorców ma być skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Obowiązek KSeF ma dotyczyć nie tylko polskich podatników, ale także zagraniczne podmioty posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Zgodnie z zapowiedziami ustawodawcy, pozostali zagraniczni podatnicy oraz podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT będą mogli korzystać z KSeF fakultatywnie. Dodatkowo z KSeF nie będą musieli korzystać podatnicy wystawiający faktury w ramach szczególnych procedur (zgodnie z przepisami ustawy o VAT), np. prowadzący międzynarodowy okazjonalny przewóz osób czy sprzedaż towarów importowanych na odległość.

Projekt zmian w ustawie o VAT zakłada, że wystawianie e-faktur poprzez KSeF ma dotyczyć po 1 lipca 2024 r. wszystkich transakcji już obecnie dokumentowanych fakturami. Będzie to dotyczyło także faktur w obrocie z osobami fizycznymi. Podobnie będzie w przypadku transakcji na rynku zamówień publicznych. Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) ma zostać zintegrowana z KSeF, a faktury wystawiane w ramach PEF będą oznaczane numerami KSeF. Wciąż jednak będą udostępniane w ramach PEF.

W przypadku produktów rolnych i usług rolniczych, transakcje będą mogły być dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną fakultatywnie. W przypadku tych transakcji przewidziana jest odrębna schema XML. Warto też zauważyć, że dokonano pewnej rozbudowy schemy XML w nowej wersji. Zmiana dotyczy dodania nowych pól przewidzianych w przypadku wystawiania faktur korygujących.

Koniec z paragonami z NIP

Ustawodawca zapowiada, że od 2025 r. wycofana zostanie możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących, a także przestanie być uznawany za fakturę paragon z NIP do wartości 450 zł. Oczywiście, w okresie przejściowym, przed końcem 2024 r. także w tym przypadku będzie można już w pełni korzystać z KSeF.

Uwaga na terminy wystawienia faktury – grożą srogie kary

Ustawodawca przewidział szereg kar finansowych za niedopełnienie obowiązków związanych z e-fakturowaniem. Decyzją naczelnika urzędu skarbowego podatnik może otrzymać karę pieniężną do wysokości 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może sięgnąć 18,7% należności z faktury. Dodatkowo, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury w KSeF lub zrobił to, ale niezgodnie z odpowiednim wzorem, wówczas sankcja wyniesie co najmniej 1000 zł za jedną taką błędnie wystawioną lub nie wystawioną fakturę. W przypadku nie przesłania faktury w obligatoryjnym terminie kara wyniesie co najmniej 500 zł od faktury.

To szczególnie istotne, ponieważ nawet awaria systemu nie zwalnia podatnika od poniesienia konsekwencji nieterminowego dostarczenia faktury. Na wypadek awarii systemu przewidziano bowiem specjalną procedurę, do której podatnicy będą musieli się dokładnie stosować. Po otrzymaniu informacji o awarii KSeF, fakturę należy wystawić zgodnie ze schemą, ale bez wysyłania jej do systemu, tylko bezpośrednio do odbiorcy. Dopiero po ustaniu awarii, podatnik w ciągu siedmiu dni będzie miał obowiązek wysłania faktury do KSeF.