Ciekawostki z życia faktur  

Faktury to obowiązkowy element działalności każdej firmy. Generalne zasady fakturowania określone przepisami ustawy o VAT nie uległy zmianie w związku z wprowadzeniem przepisów o KSeF. Jednakże tworząc faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), należy przestrzegać konkretnych wytycznych i uwzględnić szczegóły, które mogą być zaskakujące dla osób, które są przyzwyczajone do obecnych metod wystawiania i przesyłania tych dokumentów. Na co więc warto zwrócić uwagę przy tworzeniu faktur w KSeF? 

 

Dane obowiązkowe na fakturze

Pierwszą kwestią, którą musisz mieć na uwadze, jest to, że faktura nie musi mieć nazwy „faktura”. To, czy jest fakturą, rozstrzyga się na podstawie danych obowiązkowych zawartych w treści faktury, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Te dane to: 

• Data wystawienia faktury. 
• Numer faktury, który jednoznacznie identyfikuje kolejny wystawiany dokument. 
• Numery identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy.  
• Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy. 
• Datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeśli jest różna od daty wystawienia faktury. 
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. 
• Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług. 
• Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto). 
• Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, jeśli nie są uwzględnione w cenie jednostkowej netto. 
• Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto). 
• Sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą różnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku. 
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące różnych stawek podatku. 
• Kwotę należności ogółem. 

 

O czym musisz pamiętać wystawiając fakturę

Brak oznaczeń oryginał/kopia na fakturze w KSeF

Warto zaznaczyć, że faktura wystawiana w ramach KSeF nie wymaga oznaczeń „oryginał” lub „kopia”, co dla niektórych może być zaskoczeniem. W KSeF istnieje tylko jedna wersja faktury elektronicznej, a można ją skopiować bez żadnej zmiany dowolną ilość razy. 

Brak podpisu wystawcy

Faktura w ramach KSeF nie wymaga podpisu wystawcy, podobnie jak od kliku lat nie ma wymogu podpisywania faktury papierowej czy elektronicznej przez wystawcę. Autentyczność pochodzenia faktury realizowana jest na drodze obowiązkowego uwierzytelnienia wystawcy w systemie KSeF. W konsekwencji KSeF doskonale wie, kto konkretnie z imienia i nazwiska wystawił każdą fakturę. 

Dodatkowe oznaczenia w szczególnych przypadkach

W niektórych przypadkach, gdy stosujesz szczególne procedury podatkowe, takie jak, procedura VAT marża, metoda podzielonej płatności czy odwrotne obciążenie, faktura musi zawierać dodatkowe dane związane z tymi procedurami. Specyfika faktury ustrukturyzowanej KSeF wymaga dodatkowego oznaczenia np. czy ta konkretna faktura została wystawiona przez podatnika zwolnionego, czy przez podatnika stosującego metodę kasową. Brak takich oznaczeń spowoduje odrzucenie projektu faktury wystawionej w systemie sprzedaży i przesłanej do KSeF. 

Numeracja własna faktur

Nadal jest stosowana w KSeF, wystawca oznacza po kolei przygotowywane przez siebie projekty faktur w sposób ciągły w ramach punktu fakturującego, czy rodzaju sprzedaży, dokładnie tak samo jak dotychczas. Organy podatkowe przywiązują dużą wagę do prawidłowej numeracji faktur i mogą reagować na ewentualne braki w numeracji. Natomiast w kolejnym kroku po przekazaniu do KSeF jest tam nadawany drugi numer (“numer KSeF”). Tym samym każda faktura będzie miała dwa numery – własny i systemowy KSeF; oba są ważne i muszą być dostępne zarówno w programie obsługi sprzedaży jak i w programie księgowym. 

Data sprzedaży

Data sprzedaży, czyli data wykonania usługi lub dostarczenia towarów nabywcy, ma istotne znaczenie z perspektywy prawidłowego rozpoznania okresu rozliczenia podatku VAT. To właśnie od tej daty nabywca może rozporządzać zakupem i ponosi odpowiedzialność za dostarczone dobra. Wprowadzenie KSeF niczego tutaj nie zmienia. 

Podawanie miesiąca zamiast konkretnej daty 

W niektórych przypadkach zamiast konkretnej daty sprzedaży można podać miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dostawy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku sprzedaży okresowej lub innych sytuacji, w których data dokładnego wykonania usługi jest trudna do określenia. 

Przeczytaj także: KSeF – Jak korzystać z nowej wersji e-faktur

Charakter daty wystawienia faktury

Data wystawienia faktury ma charakter techniczny i oznacza dzień przygotowania dokumentu. W większości przypadków (zasady ogólne) data wystawienia nie ma wpływu na powstanie obowiązku podatkowego. Jednak podstawową zasadą jest wystawianie faktur do 15. dnia następnego miesiąca. Nieprzestrzeganie tego terminu może skutkować konsekwencjami karno-skarbowymi. 

Specyfika daty wystawienia faktury w KSeF

Przepisy wskazują, że to KSeF “wystawia” fakturę wówczas, gdy jest ona zgodna z wymaganiami dla faktury ustrukturyzowanej. Fakturę można wypełnić w KSeF, będzie to czynność podobna do wypełnienia faktury z bloczka, realizowana jednak na komputerze podłączonym do internetu, za pomocą przeglądarki internetowej.  

Taka metoda fakturowania sprawdzi się tylko przy bardzo prostej, okazjonalnej sprzedaży. Znacznie częściej sprzedawcy wystawią projekt faktury w swoich systemach realizacji sprzedaży, a następnie prześlą ten projekt do KSeF, gdzie faktura zostanie ostatecznie wystawiona zgodnie z przesłanym projektem.  Wskazana przez sporządzającego fakturę data przygotowania projektu faktury, może ulec zmianie np. wówczas, gdy jej projekt zostanie wysłany do KSeF po kilku dniach. Zgodnie z przepisami w standardowych warunkach, fakturę przekazaną przez KSeF uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF. Chyba, że wystawiamy fakturę w czasie, gdy KSeF doznał awarii, wówczas to data przygotowania projektu uznana zostanie za datę wystawienia. 

Termin płatności

Termin płatności na fakturze jest najczęściej liczony od daty jej wystawienia. Jednakże w erze faktur ustrukturyzowanych KSeF, warto rozważyć inne określenie terminu płatności w umowie z nabywcą. Bo skoro z perspektywy przygotowującego projekt faktury, data wystawienia nie jest pewna, to będzie on miał problem ze wskazaniem konkretnej daty oczekiwanej płatności.  

Możliwość wystawienia faktury przed wykonaniem usługi

Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę również tę przekazywaną w KSeF można wystawić przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towarów, aż do 60 dni przed datą ich wykonania lub dostarczenia. 

Używanie języka polskiego na fakturze

Pozycje na fakturze powinny być podawane w języku polskim, w zrozumiały sposób określając co jest przedmiotem sprzedaży. Jest to niezwykle ważne w erze KSeF, odbiorca faktury musi łatwo rozpoznać czego ona dotyczy i wybrać dla niej właściwą ścieżkę kontroli i jej merytorycznej zawartości.  

Precyzyjny opis pozycji na fakturze

Opis pozycji na fakturze powinien być precyzyjny i opisywać dokładnie przedmiot sprzedaży towaru lub usługi. Organy podatkowe nieprzychylnie patrzą na ogólnikowe opisy, takie jak „zgodnie z umową z dnia…” czy „CR 1261” warto unikać sytuacji, gdy opis jest redukowany do kodu produktu. Należy pamiętać, że w erze KSeF takie zakodowane informacje mogą bardzo utrudnić przyjmowanie faktur przez nabywcę, bowiem aby zweryfikować zgodność faktury z otrzymaną dostawą towarów czy usług musi on odkodować znaczenie. Nabywca inaczej będzie procedował fakturę za usługi ogólne utrzymania biura, inaczej fakturę za towar, a inaczej fakturę za obsługę marketingową. Mało precyzyjny opis może wydłużyć procedury akceptacji wewnątrz organizacji nabywcy, a w konsekwencji opóźnić realizację płatności. 

Adekwatna jednostka miary

Jednostka miary na fakturze powinna być adekwatna do przedmiotu sprzedaży i odpowiadać konkretnemu zamówieniu lub umowie zawartej z nabywcą. 

Wykorzystywanie kodów PKWiU lub CN 

W przypadku faktur, zwłaszcza tych związanych z różnymi stawkami podatku VAT, często stosuje się kody PKWiU lub CN, co pomaga uniknąć nieporozumień wynikających z mało precyzyjnego opisu przedmiotu sprzedaży. 

Przeczytaj także: KSeF – zmiany w fakturyzacji elektronicznej, które każdy przedsiębiorca powinien znać

Podawanie podstawy prawnej zwolnienia z VAT

Jeśli na fakturze występuje stawka „zwolnione z VAT,” konieczne jest podanie podstawy prawnej tego zwolnienia. Może to być podstawowe zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe, zależnie od sytuacji. W przypadku faktury ustrukturyzowanej KSeF niezbędne jest wskazanie czy wystawca faktury korzysta ze zwolnienia (struktura pliku faktury wymaga takiego oznaczenia). 

Waluta na fakturze

Pozycje na fakturze mogą być wykazane w walucie innej niż PLN. W takim przypadku VAT musi być wykazywany obowiązkowo w PLN. 

Prezentacja VAT w PLN

Niezależnie od waluty pozycji na fakturze, VAT zawsze jest prezentowany w PLN. Do celów wyliczenia VAT należnego stosuje się kurs z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (zasady ogólne), a nie dzień poprzedzający wystawienie faktury. Ma to istotne znaczenie praktyczne przy fakturach KSeF, których data wystawienia nie jest pewna z perspektywy wystawcy faktury. 

Przeczytaj także: Jak zacząć korzystać z KSeF

Dzięki powyższym wskazówkom będziesz lepiej przygotowana/-y do tworzenia faktur w ramach KSeF oraz unikniesz potencjalnych błędów podatkowych. Pamiętaj, że precyzyjne i zgodne z przepisami faktury są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania Twojej firmy oraz uniknięcia nieporozumień z organami podatkowymi.