Nota korygująca a KSeF

Już od lipca 2024 roku większość polskich przedsiębiorców będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dopóki integracja z systemem jest dobrowolna, warto zapoznać się z konkretnymi zasadami jego obsługi. Nie wszyscy podatnicy wiedzą bowiem, jakie faktury można wystawiać przy jego użyciu, a których KSeF nie obejmuje. Czy chcąc wystawić notę korygującą, możemy skorzystać z systemu?

Krajowy System e-Faktur – kilka podstawowych informacji

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system występujący w obrocie gospodarczym już od 2022 roku – póki co jest on jednak całkiem dobrowolny. Platforma pozwala na wystawianie, gromadzenie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym. Gwarantuje on także bieżący wgląd w obieg dokumentów i znacząco usprawnia działanie wielu firmowych działów. Ministerstwo Finansów przygotowało dla podatników dwie aplikacje służące do wystawiania faktur – Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację e-mikrofirma. Wiele programów do księgowości dostępnych na rynku również integruje się z systemem, zapewniając wygodną codzienną pracę.

Nota korygująca – czym właściwie jest?

O nocie korygującej mówi się często w odniesieniu do faktur, czyli dokumentów księgowych – ta jednak wcale do nich nie należy. Prawo do jej wystawienia ma nabywca, który otrzymał fakturę z niewielkim błędem, a wystawca faktury musi ją zaakceptować. W przepisach nie widnieje żadna informacja na temat sposobu akceptacji – często uznaje się więc nawet korespondencję mailową. Co więcej, sporządzenie noty korygującej jest dobrowolne, a nie obowiązkowe. Wystawia się ją również wtedy, gdy sprzedawca towaru lub usługi nie umieścił w treści faktury zwrotu „mechanizm podzielonej płatności”.

Przeczytaj także: O czym musisz pamiętać przygotowując fakturę w ramach KSeF   – Symfonia

Noty korygującej nie można wystawiać wyłącznie w przypadku pomyłek w danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT. Nabywcy wystawiają je zazwyczaj w przypadku nieprawidłowości w danych, rodzaju usługi czy dacie wystawienia faktury. Dokument musi posiadać wyraźne oznaczenie „nota korygująca” oraz takie elementy jak numer kolejny i data wystawienia noty, dane wystawcy noty oraz sprzedawcy czy dane z poprawianego dokumentu. Co więcej, nota musi wskazywać na treść korygowanej informacji i przedstawiać nową, prawidłową treść, która ma zastąpić tę błędną.

Noty korygujące a KSeF

Każda faktura wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych ma wiązać się także ze znacznym zmniejszeniem liczby błędów w fakturach. W związku z tym system nie obejmuje możliwości wystawiania not korygujących. Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF korekty nieprawidłowości w fakturze pierwotnej będzie można dokonywać jedynie za pomocą faktur korygujących – zarówno w formie obowiązującej do tej pory, jak i w postaci ustrukturyzowanej. Noty korygujące będzie można natomiast wystawiać w dalszym ciągu poza systemem, zgodnie z art. 106k ust.1-4 ustawy o VAT.