Nawyki w ofertowaniu i sprzedaży, które może wyeliminować Krajowy System Elektronicznych Faktur

Krajowy System e-Faktur – obecnie jeszcze dobrowolny – wiąże się z wieloma zaletami dla przedsiębiorców. Pomoże on m.in. wyeliminować pewne nawyki związane z handlem oraz ofertowaniem. O jakich czynnościach mowa? Sprawdźmy!

Błędne nawyki w ofertowaniu i sprzedaży

W sprzedaży i samym ofertowaniu zdarzają się pewne nawyki, których utrwalanie w Krajowym Systemie e-Faktur nie jest już możliwe. Elektroniczne zarządzanie procesami ofertowania oraz sprzedaży pozwoli szybko je wyeliminować, zastępując je prawidłowymi, uczciwymi praktykami. W związku ze zmianą wielu przedsiębiorców zmodyfikuje swoje podejście do handlu i składania ofert.

Faktura pro forma a KSeF

Wystawianie faktur pro forma to obecnie powszechna praktyka. Korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur, nie ma już jednak możliwości jej wystawiania. Dlaczego? W rozumieniu ustawy o VAT nie jest ona dokumentem księgowym – to jedynie informacja o cenie towaru lub usługi. Z tego właśnie powodu nie ujęto jej w KSeF – podobnie jak faktury VAT RR.

Usuwanie faktur w KSeF

Anulowanie niewprowadzonych do obiegu prawnego faktur to czynność, którą wciąż wykonuje wielu przedsiębiorców. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur nie ma już jednak możliwości usunięcia ani wycofania faktury, która została do niego przesłana. Możliwe jest wyłącznie sporządzenie dokumentu korygującego.

Przeczytaj także: Symfonia KSeF – generuj e-faktury ze skutkiem prawnym

Edytowanie faktur w KSeF

W większości programów faktury, które nie zostały jeszcze zafiskalizowane, można swobodnie modyfikować. Wdrożenie w firmie Krajowego Systemu e-Faktur odbiera jednak możliwość ich edytowania. Jedynym sposobem jest w tym przypadku wystawienie faktury korygującej z numerem referencyjnym KSeF dokumentu korygowanego.

Blokowanie numerów faktur w KSeF

Numeracja faktur powinna być ciągła – nie mogą znaleźć się w niej żadne luki. Możliwa jest wyłącznie zmiana numeracji dokumentów, o ile zastosowanie nowej numeracji nie uniemożliwiło ich jasnego identyfikowania. Niektórzy właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych blokują numery faktur, a to nieuczciwa praktyka rynkowa. KSeF odbierze przedsiębiorcom tę możliwość, podobnie jak opcję usuwania czy edytowania faktur.

Przeczytaj także: KSeF krok po kroku – jak rozpocząć pracę z fakturami ustrukturyzowanymi

KseF – co z fakturami częściowymi?

Faktury częściowe wystawiane przy umowach realizowanych etapami to dokumenty, które pozwalają zaliczyć należności do kosztów uzyskania przychodu. Określone w niej kwoty dokumentują bowiem koniec wykonywania usługi lub jej poszczególnych etapów. Krajowy Systemie e-Faktur nie udostępnia jednak możliwości ich wystawiania.

Krajowy System e-Faktur uniemożliwia wystawianie faktur niezgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Mowa o dokumentach, które nie zawierają takich informacji jak dane podatnika czy jego numer NIP. Korzystając z KSeF nie wystawimy już także faktury przy użyciu kasy fiskalnej czy faktury ustrukturyzowanej w ramach zamówień publicznych. Co więcej, do dokumentów nie można dołączać załączników.