KSeF krok po kroku – jak rozpocząć pracę z fakturami ustrukturyzowanymi  

Krajowy System e-Faktur zacznie być obowiązkowy dla wszystkich podatników wystawiających faktury najprawdopodobniej od 1 lipca 2024 r.

Wbrew pozorom czasu na przygotowanie nie zostało wiele – można przypuszczać, że audyt firmowych procesów, wybór odpowiedniego oprogramowania, jego wdrożenie i przeszkolenie pracowników, wreszcie przejście na nowego rodzaju procesy może zająć średniej wielkości organizacji nawet kilka miesięcy. Ale nie oznacza to, że na KSeF nie można przejść już teraz. Podpowiadamy, co można zrobić krok po kroku by już teraz móc wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane.  

Jak podaje Ministerstwo Finansów, w pierwszej kolejności podatnik, który zamierza korzystać z KSeF musi otrzymać uprawnienie do korzystania z systemu. W tym celu należy złożyć specjalny wniosek do właściwego urzędy skarbowego bądź bezpośrednio poprzez stronę www.ksef.mf.gov.pl. Wniosek składa się na formularzu ZAW-FA; można go złożyć zarówno w formie papierowej (do urzędu skarbowego) bądź elektronicznie.  

Zgodnie z wyjaśnieniami, które ministerstwo zawarło na swojej stronie internetowej, podatnicy, którzy są osobami fizycznymi nie muszą zgłaszać wniosku ZAW-FA. Taki podatnik może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli Twój kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera numerów NIP bądź PESEL, możesz dokonać zgłoszenia za pomocą tzw. odcisku palca podpisu.   

Także podatnicy niebędący osobami fizycznymi, ale posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP nie muszą nic zgłaszać w urzędzie skarbowym. W innych przypadkach, podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi, muszą już dokonywać zgłoszeń za pomocą formularza ZAW-FA. W zgłoszeniu tym wskazuje się także osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu podatnika. Co ważne, taka osoba będzie mieć możliwość późniejszego nadawania kolejnych uprawnień w ramach systemu.  

Symfonia KSeF – jak szybko zacząć pracę 

Warto przypomnieć, że już teraz przedsiębiorcy mogą korzystać z aplikacji Symfonia KSeF, która daje możliwość pełnego zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi – od momentu wystawienia, poprzez wprowadzenie do systemu aż po możliwość pobierania faktur z KSeF od kontrahentów.  

Rozpoczynanie pracy w programie Symfonia KSeF krok po kroku obrazuje poniższy schemat. Są to czynności poprzedzające wysyłkę i odbiór dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Jak rozpocząć pracę na Symfonia KSeF?

Rozpoczynanie pracy na Symfonia KSeF jest niezwykle proste. W pierwszym kroku należy utworzyć konto użytkownika. Należy wejść na platformę https://app.symfonia.pl/ i zarejestrować się jako nowy użytkownik aplikacji Symfonia KSeF. 

Po rejestracji i zalogowaniu na stronie, należy wprowadzić dane organizacji, w ramach której będziesz obsługiwać faktury ustrukturyzowane. Zgłoszenie organizacji podlega procedurze akceptacji przez Biuro Obsługi Klienta Symfonii. Odpowiedź na zgłoszenie otrzymasz najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych.  

Po otrzymaniu stosownych uprawnień, możesz rozpoczynać pracę. W systemie możesz dodać firmę ręcznie lub automatycznie. Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie pomoc.symfonia.pl.  

Na tym etapie masz także możliwość złożenia formularza ZAW-FA. Po skonfigurowaniu uwierzytelniania użytkownika w KSeF będzie można wykorzystać jego uprawnienia aby dodać kolejnych użytkowników za pośrednictwem Symfonia KSeF. 

Po złożeniu do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i uzyskaniu dostępu do firmy w KSeF, możesz skonfigurować sposób uwierzytelniania pierwszego użytkownika w KSeF. Dostępne metody uwierzytelniania to Podpis kwalifikowany lub Token generowany w systemie KSeF. 

Po skonfigurowaniu uwierzytelniania dla pierwszego użytkownika w Krajowym systemie eFaktur, kolejnych użytkowników można będzie już zgłosić za pomocą serwisu Symfonia KSeF (korzystając z uprawnień „pierwszego” użytkownika). 

Przeczytaj także: KSeF: Ważne terminy i kary za błędy na fakturach