KSeF a bezpieczeństwo danych – jak chronić informacje swojej firmy?

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur będzie już niebawem obowiązkiem niemal wszystkich polskich przedsiębiorców. Zanim wdrożysz system w swojej firmie, sprawdź, w jaki sposób skutecznie chronić firmowe dane i przechowywane w KSeF informacje.

 

Krajowy System e-Faktur a bezpieczeństwo danych

Krajowy System e-Faktur to platforma służąca do przechowywania, wystawiania oraz udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Gromadzone w nim dokumenty są skutecznie chronione przed zagubieniem – w przeciwieństwie do dokumentacji papierowej, która często gubi się podczas przekazywania do kolejnych firmowych działów czy w trakcie wysyłki do kontrahentów.

Przeczytaj także: Integracja KSeF z twoim systemem księgowym: jak to zrobić? – (symfonia.pl)

Co więcej, wszystkie faktury znajdują się w jednym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy – sam przedsiębiorca oraz upoważnione przez niego podmioty, np. biuro księgowe. Nie ma więc możliwości, aby trafiły one w niepowołane ręce. Dane przechowywane w KSeF są także odpowiednio szyfrowane.

 

Nie przekazuj danych do dostępu osobom trzecim

Chcąc lepiej zabezpieczyć dane przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur, wprowadź tzw. uwierzytelnianie wieloskładnikowe i stosuj silne hasła. KSeF wprowadził tzw. token, czyli losowe hasło generowane jednorazowo przez przedsiębiorcę. Niestety system nie jest w stanie odróżnić, czy hasło wpisuje w danym momencie osoba, do której konta je przypisano, czy zupełnie inny podmiot, który nie powinien mieć do niego dostępu. Pamiętaj więc, aby nie przekazywać nikomu kodu dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Odpowiednie systemy do integracji

Decydując się na integrację KSeF ze stosowanym już systemem – np. księgowym – należy zawsze zwracać uwagę na bezpieczeństwo narzędzi służących do tej integracji. Wybór niesprawdzonego, przypadkowego oprogramowania może spowodować utratę pewnych danych. To niezwykle ważne, aby korzystać z rozwiązań, które zintegrują się z Krajowym System e-Faktur w 100% bezpieczny sposób.

 

Kontrola dostępu do danych

Wdrażając w firmie Krajowy System e-Faktur, należy stale kontrolować dostęp do przechowywanych w nim danych. To niezwykle ważne, aby posiadały go wyłącznie uprawnione osoby – nikt poza nimi nie powinien mieć możliwości logowania do systemu. Pomocne mogą się w tym okazać specjalne zapory sieciowe i oprogramowania do wykrywania intruzów.

 

Tworzenie backupu

Warto pamiętać również o systematycznym tworzeniu backupu, czyli tzw. kopii zapasowej przechowywanych w systemie danych. Dzięki niej możesz mieć pewność, że w razie ewentualnego ataku hakerskiego lub awarii systemu nie utracisz żadnych cennych, poufnych informacji związanych z Twoją firmą.

Systematyczne audyty

Aby skutecznie chronić dane swojej firmy w Krajowym Systemie e-Faktur, nie należy zapominać również o przeprowadzaniu audytów. Dobrą praktykę stanowi ponadto bieżące kontrolowanie aktywności systemu, umożliwiające natychmiastowe wychwycenie ewentualnej podejrzanej aktywności.

 

Szkolenia pracowników w kwestii bezpieczeństwa

Przed wdrożeniem w swojej firmie KSeF, przygotuj pracowników do zmian i zorganizuj szkolenie z zakresu bezpieczeństwa informacji. Dzięki temu będą oni świadomi ewentualnych zagrożeń i zyskają wiedzę na temat ochrony ważnych firmowych danych.