Kolejne zmiany legislacyjne w KSeF

9 maja Rada Ministrów podjęła decyzję o przyjęciu projektu ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Według tego projektu, obowiązkowe wystawianie e-faktur będzie miało miejsce od 1 lipca 2024 roku. Planowane jest również przejście na wyłącznie elektroniczną obsługę związanej z wiążącymi informacjami dotyczącymi PIT.

W ramach przyjętej ustawy, wprowadzono drobne zmiany odnoszące się do wystawiania faktur zaliczeniowych oraz korygujących, które mają obowiązywać od 1 września 2023 roku. Od tego czasu, podatnicy nie będą zobowiązani do wystawiania faktury zaliczki, jeśli całość lub część zapłaty otrzymają w tym samym miesiącu, w którym dokonali czynności, na poczet których otrzymali płatność. Niektóre terminy wyszczególnione w art.106 i ustęp od 3 do 8 ustawy o VAT są wyjątkami od tej zasady.

W przypadku nie wystawienia faktury zaliczki, ale jedynie faktury końcowej, dokument ten musi zawierać datę otrzymania zapłaty. Faktura korygująca musi natomiast zawierać numer faktury, której dotyczy korekta. Wymóg ten nie obowiązuje, jeżeli faktura korygowana nie posiada numeru. Te przepisy stają się obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku.

Zmiany przewidziane są również na rok 2026, kiedy to pierwsza grupa podatników będzie zobligowana do składania JPK w zakresie podatku dochodowego. Dane o fakturach z plików JPK_VAT są obecnie wysyłane na koniec każdego miesiąca, co prowadzi do opóźnień w ich otrzymaniu. Wprowadzenie KSeF pozwoli administracji skarbowej na dostęp do faktur w czasie rzeczywistym, co znacząco uprości i przede wszystkim przyspieszy proces weryfikacji rozliczeń podatników. Przyniesie to także wiele korzyści, takich jak poprawa efektywności organów skarbowych oraz skrócenie procesu weryfikacji rozliczeń. Dodatkowo, podatnicy nie będą musieli dostarczać plików JPK Faktura na żądanie.

Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur za pośrednictwem KSeF. Wprowadzenie tego systemu umożliwi optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów oraz systemów fakturowych używanych przez przedsiębiorców. Ujednolicenie standardu e-faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Szybsze przetwarzanie dokumentów oznacza mniejsze koszty. Dzięki dostępowi do informacji z faktur w czasie rzeczywistym, podatnicy będą mogli skutecznie zarządzać swoimi działaniami, nie tylko w zakresie analityki, ale również w innych obszarach prowadzonych przez nich działań.

Kluczowe zmiany wynikające z projektu KSeF obejmują:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Uznawanie paragonu fiskalnego z NIP jako faktury uproszczonej do 31 grudnia 2024 r.
• Wykluczenie faktur konsumenckich (B2C) z KSeF.
• Wyłączenie z KSeF biletów spełniających funkcję faktury (w tym paragonów na autostradach płatnych).
• Wykluczenie z KSeF faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS.
• Utrzymanie kursu waluty obcej stosowanego do przeliczenia na PLN z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• Możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline w przypadku awarii po stronie podatnika.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• Możliwość wystawiania faktur korygujących w okresie awarii i w trybie offline.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur może wymusić na przedsiębiorstwach aktualizację wersji systemu ERP lub finansowo księgowego, by spełniały najnowsze wymogi ministerstwa. Możliwe jest również optymalizowanie procesów biznesowych, obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem, a także przyspieszenie procesu wysyłania dokumentów do kontrahentów i rozliczeń z urzędem skarbowym.

Pracownicy korzystający z tego systemu mogą również odczuć korzyści, takie jak zmniejszenie wysiłku administracyjnego związanego z zarządzaniem fakturami oraz pilnowaniem terminów płatności. Dzięki temu firmy będą miały lepszy wgląd w bieżący stan wszystkich rozliczeń i będą mogły sprawniej monitorować zaległe rachunki czy otrzymane płatności.

Krajowy System e-Faktur stanowi znaczący krok ku cyfryzacji procesów fakturowych w Polsce, wprowadzając szereg korzyści dla podatników, a jednocześnie ułatwiając pracę organom skarbowym. Czas pokaże, jak te zmiany wpłyną na rzeczywistość polskich przedsiębiorców.