Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?

Od lipca 2024 roku integracja z Krajowym Systemem e-Faktur stanie się konieczna dla większości przedsiębiorców. O jakie obowiązki w zakresie KSeF rozszerzą się wówczas działania biur rachunkowych?

KSeF – podstawowe informacje na temat zmian

W związku w wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania i odbierania faktur przy jego użyciu. Od 1 lipca 2024 będą korzystać z niego wszyscy czynni podatnicy VAT. Pół roku później, czyli od stycznia 2025 roku, korzystanie z KSeF stanie się także obowiązkiem podatników zwolnionych z VAT w zakresie wystawiania faktur – zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. Wprowadzenie obligatoryjnego systemu w polskich przedsiębiorstwach niesie za sobą pewne korzyści, m.in.:

• wysoki poziom ochrony przed dostępem osób trzecich, zagubieniem lub zniszczeniem faktur;
• redukcję błędów w fakturach;
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku;
• optymalizację i usprawnienie pracy firmowych działów;
• oszczędność czasu;
• oszczędność kosztów związaną z brakiem konieczności wynajmowania przestrzeni pod archiwa.

Ministerstwo Finansów przygotowało specjalną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację e-mikrofirma do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Służą do tego również liczne programy komercyjne – a większość dostępnych aplikacji pozwala już na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Po wprowadzeniu zmian przedsiębiorca będzie sporządzał fakturę w programie do fakturowania i wysyłał ją do KSeF. Po przetworzeniu dokument będzie uznawany za wystawiony, a wówczas nabywca będzie mógł pobrać ją z konta w systemie.

Kompleksowe zapoznanie się z zasadami KSeF

Zanim Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, biura rachunkowe powinny zapoznać się ze szczegółowymi informacjami na jego temat i zrozumieć konkretne procedury oraz zasady korzystania z systemu. Niezbędny może się okazać udział w szkoleniach z zakresu KSeF dla wszystkich pracowników biura. Odpowiedni poziom wiedzy i aktualizacja informacji dotyczących nowego rozwiązania pozwoli specjalistom skutecznie wdrożyć system w odpowiednim czasie i w pełni wykorzystać jego możliwości.

Obligatoryjny KSeF a obowiązki biur rachunkowych

Zgodnie z przepisami z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać nie tylko podatnik, ale
i wskazane przez niego podmioty – np. biuro rachunkowe zajmujące się jego księgowością. Jeżeli zatem przedsiębiorca nada swojemu księgowemu uprawienia, będzie on pobierał faktury ustrukturyzowane z rządowej platformy prosto do oprogramowania do księgowości. Po nadaniu uprawnień i dodaniu odpowiednich zapisów do umowy biuro rachunkowe będzie zobowiązane również do samego wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wśród jego obowiązków znajdzie się wówczas także nadawanie, zmiana czy odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF innym użytkownikom.

Przeczytaj także: O czym musisz pamiętać przygotowując fakturę w ramach KSeF   – Symfonia

Biura rachunkowe będą ponadto odpowiedzialne za właściwe wdrażanie procedur KSeF w działalności. Specjaliści muszą mieć więc pewność, że nowe faktury są wystawiane zgodnie z wytycznymi KSeF, zawierają wszystkie obowiązkowe elementy i występują w prawidłowym formacie. Co więcej, klienci będą oczekiwać od biur rachunkowych doradztwa w kwestiach korzystania z systemu – odpowiedni poziom wiedzy na temat fakturowania, wymagań nowego rozwiązania czy korzyści z integracji to zatem podstawa.